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Cobranças Indevidas nos Transportes? Saiba como a Auditoria de Frete pode ajudar!

Cobranças Indevidas nos Transportes? Saiba como a Auditoria de Frete pode ajudar!

Em 2017, os gastos com transporte representaram 63,5% do custo logístico total incorrido pelas empresas que movimentam cargas no Brasil, segundo a FDC.

Como tentativa para a redução de custos, a terceirização da frota e dos serviços logísticos tem sido a principal iniciativa tomada pelas empresas embarcadoras de cargas.

Porém, um fantasma assusta a maioria dos gestores que contratam transportadoras: as cobranças indevidas.

 

Cobranças Indevidas nos Transportes

Os gestores da área logística apontam as cobranças indevidas como um dos principais problemas a serem enfrentados na gestão dos transportes.

Elas acontecem porque a composição do preço do frete pode ser um pouco complexa, o que gera muitas oportunidades para os erros. São exemplos comuns:

  • Cálculos do valor do frete: muitos transportadores têm sua tabela de fretes na cabeça, o que dá margem a erros na hora de fechar a fatura;
  • Averbações incorreta da carga: na hora de repassar a informação sobre a averbação da carga, podem acontecer erros de digitação ou mesmo se passar a informação incorreta;
  • Aplicações de descontos: por conta da janela de tempo entre a negociação e o fechamento da fatura, os descontos negociados podem não corresponder à fatura;
  • Atrasos na entrega: a depender do contrato, os atrasos podem gerar descontos no valor total do transporte;
  • Classes de produto: errar nessa classificação pode interferir no frete-valor e assim afetar o valor do serviço;
  • Faturas duplicadas: receber a fatura duas vezes e pagá-la acontece com mais frequência do que gostaríamos;
  • Cobranças de impostos: o cálculo de impostos confunde muita gente, mas erros na tributação podem gerar multas e invalidar documentos.

 

Por essas e outras razões, sua empresa precisa ficar atenta para evitar os pagamentos indevidos e não deixar que eles aumentem seus custos com transporte desnecessariamente. É aí que entra a auditoria de frete.

 

O que é uma Auditoria de Frete?

Como conceito, a auditoria de frete é simples de entender.

A ideia é realizar uma conferência minuciosa e sistemática para garantir que o que foi acordado previamente tenha sido devidamente cumprido, desde indicadores de níveis de serviço até prazos e, principalmente, custos.

Realizar uma auditoria nos documentos de transportes é útil para avaliar se os documentos fiscais enviados pelas transportadoras estão de acordo com o exigido na ordem de serviço, e assim evitar os pagamentos indevidos.

Leia também: Como Realizar Auditoria de Frete em uma Empresa Embarcadora de Cargas?

 

Benefícios das Auditorias de Frete

A auditoria de frete pode garantir uma grande economia nos custos do transporte de carga terceirizado, uma vez que é capaz de apontar divergências entre os valores negociados e os efetivamente cobrados. Mas não é só isso.

A auditoria oferece a inteligência de negócios que permite que as empresas embarcadoras de cargas vejam e analisem sua gestão de transporte, proporcionando benefícios como:

  • Ter a capacidade de analisar os custos de envio por operação e no total;
  • Compreender a origem dos custos com o transporte para a empresa;
  • Ter acesso a relatórios assertivos sobre os custos com remessa e logística;
  • Conhecer as transportadoras que mais erram nas faturas de transporte; e
  • Conhecer as oportunidades de reduzir custos.

 

Por essas razões, a auditoria de frete ainda proporciona melhores opções de envio e clientes cada vez mais satisfeitos.

 

A Dificuldade de Auditar

Se o processo de autoria é tão vantajoso, porque as empresas que contratam transportadoras não estão auditando todos os seus documentos de transporte?

Em alguns casos, acontece de a empresa não possuir recursos suficientes para investir na auditoria. Pode ser preciso dedicar algum ou alguns funcionários para a tarefa de auditoria, o que nem sempre é viável para a empresa (ao menos é o que a gerência pensa).

Em outros casos, é preciso pagar para que outra empresa realize a auditoria, o que também pode parecer caro à primeira vista.

Além disso, existe o fator confiança do gestor nas empresas de transporte contratadas.

Em todos esses casos, existe certa ignorância sobre o quanto o processo de auditoria poderia recuperar, para compensar seu investimento. Mas estima-se que o processo de auditoria sobre as faturas de frete seja capaz de gerar uma economia média de 9% sobre os custos totais com transporte.

 

Como Iniciar uma Auditoria de Frete

Para te ajudar a iniciar o processo de auditoria de frete em sua empresa de um jeito simples, nós elaboramos uma Planilha para Conferência de Frete.

Através dela, você pode comparar os dados das tabelas de frete, notas fiscais e CTes e assim saber se existem divergências em suas cobrança, conhecendo exatamente o valor divergente.

Baixe gratuitamente sua Planilha para Conferência de Frete clicando aqui!

Dessa forma, você inicia um processo de auditoria de um jeito simples e sem gastar nada. 😉

 

Sua empresa já realizou auditoria de frete? Compartilhe conosco sua experiência deixando seu comentário mais abaixo!

 

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