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Como a auditoria de fretes automática otimiza a logística e as finanças das empresas

3 minutos de leitura
Como a auditoria de fretes automática otimiza a logística e as finanças das empresas
Daniel Brasil
Escrito por:
Atualizado em 26 de fevereiro de 2021

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    A auditoria de fretes é um procedimento que verifica, minuciosamente, os valores presentes nos documentos do serviço de transporte de cargas, a fim de garantir o que foi acordado entre o contratante (embarcador) e o contratado (transportador) para que tudo seja cumprido.

    Apesar de não ser nova na logística, a auditoria de fretes ainda é desconhecida por muitas empresas ou não é aplicada de uma forma mais prática e sistemática pelas organizações. 

    Veja neste artigo como é possível utilizar a auditoria de fretes automática para otimizar o tempo do seu time e reduzir os custos com transporte de cargas.

    Conhecendo a auditoria de fretes automática

    Então, como fazer uma auditoria de fretes mais rápida, com grande volume de documentos e sem prejudicar os prazos de entrega? Essas necessidades podem ser supridas por meio de tecnologias voltadas para a logística, que a cada ano vêm sendo otimizadas para agilizar a rotina de quem contrata transportadora e dos próprios fornecedores logísticos.

    É o caso do sistema de gestão de frete 3PL, a plataforma especializada no controle de entregas terceirizadas que oferece tecnologia para fazer auditoria de fretes de forma automática em segundos, comparando as cobranças de transporte assim que elas são enviadas pelo transportador.

    Esse procedimento acontece em três momentos da prestação do serviço de transporte para garantir que nenhuma cobrança indevida passe em branco. Entenda a seguir.

    Sistema 3PL com funcionalidade de auditoria de fretes automática

    Etapa 1: CTe x Tabela de Frete

    Ao receber o CTe gerado pela transportadora, o sistema compara o valor descrito neste documento com a tabela de frete que o gestor da empresa tem da transportadora cadastrada.

    Se o sistema detectar que foi cobrado no Conhecimento de Transporte um valor maior do que consta na tabela de frete, o gestor tem a opção de validar essa auditoria com o 3PL, salvando essa informação no sistema para a auditoria seguinte.

    Em paralelo, o gestor pode enviar um e-mail ao transportador solicitando que na fatura venha o desconto com base no valor divergente.

    Etapa 2: CTe x fatura

    Após realizar o serviço de transporte, uma segunda auditoria acontece quando a transportadora envia a fatura para a empresa contratante fazer o pagamento.

    Aqui, o sistema 3PL compara o valor da fatura com o valor do mesmo CTe da primeira etapa, e a informação de valor divergente, notificado na primeira auditoria, é considerada, de modo que o embarcador faça o pagamento com o desconto aplicado.

    Etapa 3: painel de controle x registro de ocorrências

    Na última etapa, a plataforma sinaliza por meio do painel de controle de fretes as entregas que não foram realizadas, tendo como base a falta de registro de ocorrências que a transportadora deve fazer.

    Essa última auditoria, apesar de ser mais focada na execução do serviço de transporte, impacta diretamente nas análises de desempenho que o gestor logístico fará sobre seus fornecedores.

    Dessa forma, qualquer erro de cobrança pode ser evitado, e assim a empresa consegue economizar cerca de 11% ao mês em seus custos com o transporte de cargas.

    auditoria de fretes automática plataforma 3pl
    Painel de auditoria de fretes automática que o sistema 3PL oferece.

    Vantagens da auditoria de fretes automática

    Ter em suas mãos a funcionalidade automática de auditoria de fretes a partir de um sistema de controle logístico traz vantagens que vão além de evitar pagamentos indevidos.

    O investimento na plataforma 3PL proporciona ao gestor controle máximo sobre a logística da sua empresa, desde a etapa de cotação online para contratar uma transportadora até o processo de relatório de dados com base nos fretes realizados. São funções como:

    1. Cotação automática com transportadoras cadastradas e demais empresas disponíveis na plataforma digital Fretelink;
    2. Programação online para expedição de mercadoria onde a transportadora recebe o pedido de coleta eletronicamente;
    3. Monitoramento em tempo real de cada mercadoria que está sendo transportadora por terceiros;
    4. A própria auditoria de fretes que ocorre automaticamente no sistema;
    5. Relatórios de desempenho a partir de todas as informações e ocorrências das transportadoras contratadas.

    Com tantas informações centralizadas em apenas um sistema, fica muito mais prático e profissional controlar todas as operações logísticas da empresa. Mas esses benefícios também alcançam o setor financeiro, uma vez que sua rotina torna-se mais ágil com a confirmação das cobranças aptas para o pagamento. 

    A auditoria de fretes automática presente no sistema 3PL também otimiza os setores de controladoria, compras e suprimentos, que recebem os documentos fiscais corretos das mercadorias transportadas, aumentando seu controle sobre custos, estoque e distribuição.

    3pl para auditoria de fretes automática

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