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Guia Completo para emitir CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)

Guia Completo para emitir CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)

(atualizado em 17 de agosto de 2020, às 2:45 pm)

Índice

Você sabe como emitir o CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) ? Se ainda tem dúvidas sobre alguma etapa para gerar o CTe em sua transportadora, leia o nosso guia completo para aprender agora!

O que é o CTe?

Só para lembrar você e explicar a quem ainda não sabe, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal que existe na esfera digital. Ele registra de forma simples todos os itens das mercadorias que serão transportadas por uma empresa de transporte.

O CTe serve para qualquer modal em território nacional: rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário e dutoviário. Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura do emitente e ele substitui a versão impressa.

Até 2012, o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era o documento oficial que acompanhava o transporte de cargas no Brasil, mas foi substituído pelo CTe que utilizamos atualmente.

E como este é utilizado apenas no meio digital, existe a versão impressa do CTe que é o DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico). Esse documento impresso deve acompanhar a carga, obrigatoriamente, durante todo o seu trajeto.

Conhecimento de Transporte eletrônico gratuito

Desde janeiro de 2017 a Sefaz (Secretaria da Fazenda) encerrou seu programa de emissão gratuita de CTe. A justificativa foi de que 96,3% das empresas já emitiram seu Conhecimento de Transporte eletrônico através de emissores próprios.

Sendo assim, todas as empresas de transportes de cargas passaram a utilizar plataformas digitais para emitir o CTe. Mas apesar de existirem diversas opções de ferramentas no mercado, é preciso que o gestor de transportadora avalie muito bem na hora de decidir qual ferramenta adquirir.

A escolha do melhor sistema para emitir Nota de Conhecimento de Transporte eletrônico poderá determinar a eficácia e a velocidade da sua operação de transportes.

Escolhendo o sistema para emitir CTe

Antes de mostrarmos como você pode emitir o CTe, precisamos falar sobre a escolha do sistema emissor. Isso porque entre as diversas opções no mercado, escolher a plataforma ideal para atender à sua empresa pode ser uma tarefa descomplicada quando você leva alguns pontos em consideração.

1. Conheça a sua empresa

Qual é o tamanho do seu negócio? Você sabe o seu “fator” de crescimento? Qual é o seu orçamento? Saber exatamente a quantidade de emissões de CTe realizadas por mês é fundamental para não desperdiçar recursos.

Na hora de escolher o sistema para emitir a Nota de Conhecimento de Transporte, fique atento à quantidade de emissões permitidas mensalmente.

Ter essa atenção é importante por dois motivos: você não passa por dificuldades ao precisar emitir uma quantidade de CTe além do que é permitido pelo fornecedor do sistema; e nem perde dinheiro com emissões sobrando, quando poderia escolher um plano menor.

2. Conheça as funcionalidades disponíveis

As ferramentas podem até ter a mesma função, mas não possuem os mesmos recursos. Isto é, do que adianta ter um sistema disponível, mas que não é rápido na hora da emissão do documento?

É no dia a dia que percebemos como é importante e que faz a diferença contar com um software que emita a Nota de Conhecimento de Transporte de forma rápida, oferecendo recursos que dão mais agilidade a essa tarefa, como importação de arquivos XML e preenchimento automático de alguns campos.

3. Priorize o suporte 24 horas

A equipe de suporte ao sistema é aquela que vai (e deve) atender às dúvidas e problemas que vão surgir no meio de caminho. Por isso, um suporte 24 horas é totalmente necessário.

Mas, quando falamos em atendimento 24 horas, não estamos nos referindo apenas a equipe que vai responder ao chamado em qualquer horário. Estamos falando de um suporte que vai atender no mesmo momento em que a transportadora solicitar ajuda.

Essa disponibilidade não é nada fora do comum. Pelo contrário. É algo básico se você pensar que o setor de transporte de cargas é uma atividade que não para, inclusive de madrugada.

4. Realize um teste gratuito no sistema

Mesmo que você escolha um sistema emissor de CTe adequado à realidade operacional da sua transportadora e que ofereça boas funcionalidades, existem pontos negativos que você e sua equipe saberão apenas utilizando o software.

Por isso, aqui vai outra dica super importe: sempre experimente o sistema gratuitamente. Fazer um teste é essencial, porque só assim você conhece de perto a plataforma que será implantada na sua empresa e conclui se ela atende ou não às suas expectativas.

Então experimente todas as funcionalidades disponíveis no sistema e utilize o canal de suporte ao cliente da empresa. Esse segundo ponto é importante não apenas para tirar dúvidas durante o teste, mas também para saber a qualidade da equipe que atenderá sua transportadora daqui para a frente.

5. Invista em capacitação profissional

Ter uma boa ferramenta à disposição não trará os resultados esperados se os seus funcionários não estiverem capacitados para usufruir dela. E por mais que a sua equipe já tenha experiência com outros sistemas, um treinamento com o novo emissor de CTe é sempre válido para não deixar dúvidas durante a utilização.

Logo, confira se a empresa responsável pela ferramenta de emissão de CTe oferece treinamentos e até cursos gratuitos. Esse cuidado a mais com o cliente faz toda diferença para os funcionários que irão trabalhar com o sistema.

Guia completo para emitir CTe

Chegamos ao tópico principal desse artigo. Agora vamos te mostrar o passo a passo para você emitir a Nota de Conhecimento de Transporte sem dificuldades.

1. Solicitar credenciamento na Sefaz

Antes de tudo, você precisa cadastrar a sua transportadora na Secretaria da Fazenda. É o credenciamento na Sefaz que permite a emissão do CTe e outros documentos fiscais do transporte de cargas.

2. Obter certificado digital

Com a sua transportadora credenciada, você precisa obter um certificado digital credenciado pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa é uma ferramenta obrigatória que vai garantir segurança, confidencialidade e autenticidade às informações presentes no Conhecimento de Transporte eletrônico.

Para escolher uma autoridade certificada que disponibiliza o certificado digital e conhecer os procedimentos para obter o recurso, clique aqui.

3. Ter um sistema emissor

Todo o processo que envolve escolher o sistema ideal para emitir o CTe já foi explicado mais acima. Se você avaliou os pontos levantados e outros que você acha relevantes e já adquiriu um sistema, vamos para o próximo passo.

4. Ter acesso à internet

Sem uma conexão de internet, não é possível emitir o CTe. Isso porque durante a emissão, o sistema emissor envia dados para a Sefaz, que por sua vez, autoriza a validação do documento. Logo, certifique-se de ter uma boa conexão a cada emissão da Conhecimento de Transporte.

5. Configurar a transportadora no sistema

Para emitir o CTe, o sistema emissor precisa estar configurado com os dados da sua transportadora, além de informações referentes ao frete. Para essa operação, você pode buscar ajuda no suporte da empresa que você contratou para emissão do documento.

6. Importar XML de NFe para emitir CTe

Para quem ainda não sabe, XML é o arquivo da Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é a versão digital de uma Nota Fiscal. E para gerar o CTe, você também precisa das informações contidas no XML de NFe.

Em muitos casos, a transportadora recebe esse arquivo da empresa emitente da Nota Fiscal. Quando isso não ocorre, é necessário solicitar ao cliente a chave de acesso e baixar o XML em uma plataforma.

Ah! Em sistemas mais modernos, você também pode importar um documento CTe para emitir outro CTe. Isso acontece quando uma transportadora contrata outra empresa de transporte para realizar a entrega.

Ou seja, a transportadora A emite o CTe para ter uma cobrança do valor de frete da mercadoria e a transportadora B gera um CTe para obter o mesmo.

7. Preencher os dados no documento

Com as etapas anteriores concluídas, você agora precisa preencher as informações necessárias contidas em uma Nota de Conhecimento de Transporte. Acompanhe abaixo a relação de dados.

7.1. Remetente

As informações referentes a quem emitiu a Nota Fiscal são inseridas nos campos de Dados do Remetente.

Para os casos em que a transportada coleta a mercadoria na empresa que apenas está despachando, mas que não emitiu a Nota Fiscal, é preciso inserir as suas informações em Dados do Expedidor.

7.2. Destinatário

Já em Dados do Destinatário, é preciso inserir o CPF ou CNPJ de quem vai receber a mercadoria. Porém, fique atento: se a sua transportadora não vai entregar a carga ao destinatário final, essas informações devem ser inseridas em Dados do Recebedor.

7.3. Informações da Nota Fiscal

As principais informações da Nota Fiscal da mercadoria que será transportada também devem conter no CTe, como:

  • Chave de acesso NFe;
  • Número e série da NFe;
  • Data de emissão da NFe;
  • Modelo do documento;
  • Carga transportada;
  • Peso/volume/cubagem;
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações); e
  • Valor total da nota.

7.4. Dados do motorista e veículo

Em 2016, a Sefaz anunciou uma nova versão do CTe. Essa atualização exclui a necessidade de informar na Nota de Conhecimento de Transporte os dados do motorista e do veículo em casos de carga fracionada, quando a transportadora opera com vários remetentes e destinatários em um só transporte.

Logo, preencher as informações nos campos do motorista e do veículo torna-se obrigatório apenas para cargas do tipo lotação. Se você tem um sistema que armazena os dados da sua frota e da equipe de motoristas, o preenchimento desse campo torna-se muito mais rápido.

7.5. Valor da prestação do serviço

No que diz respeito a esse campo, basta preencher o valor do frete e outros possíveis valores, como pedágio.

8. Imprimir DACTe

Pronto! Agora que preencheu todos os campos necessários, o CTe da sua operação de transporte está pronto para ser gerado. Como falamos, o sistema irá se conectar à Sefaz para validar o documento fiscal.

Lembrando que você também deve imprimir o DACTe, versão impressa que irá acompanhar a mercadoria desde a sua coleta até a entrega. Veja na imagem abaixo o modelo de um Documento Auxiliar após emitir CTe.

dacte versão impressa do cte
O DACTe é versão impressa do CTe que deve acompanhar o responsável pela carga durante todo o transporte.

Experimente agora emitir o CTe sem erros

Aparentemente, são muitas informações para captar e colocar em prática, não é mesmo? Mas não se preocupe, com uma boa ferramenta para emitir Nota de Conhecimento de Transporte, esse passo a passo fica muito mais simples.

É o caso do Hivecloud CTe, um software moderno que não apenas emite seus documentos, mas também ajuda você a ter mais agilidade em suas operações de transporte. Além de emitir o CTe em segundos, o emissor da Hivecloud preenche automaticamente campos como ICMS e CFOP, o que torna esse processo muito mais rápido e evita erros de digitação.

Após o treinamento recebido pelo nosso time de implantação, sua equipe tem acesso ilimitado ao nosso sistema, já que no Hivecloud CTe é possível criar vários usuários, sendo também ideal para transportadoras com filiais.

Que tal experimentar gratuitamente tudo isso e muito mais de um sistema completo e prático para sua transportadora? Comece agora a usar o Hivecloud CTe com o auxílio da nossa equipe de suporte, disponível 24 horas para tirar suas dúvidas.

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