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CTe: o que é, para que serve e como emitir em sua transportadora

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CTe: o que é, para que serve e como emitir em sua transportadora
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Atualizado em 31 de maio de 2024

O transporte de cargas no Brasil exige uma série de documentações fiscais obrigatórias na intenção de regularizar as operações logísticas, e um dos principais é o CTe: Conhecimento de Transporte eletrônico.

Ao deixar de gerar esse documento obrigatório, a transportadora pode receber multas e até mesmo ter a mercadoria apreendida em postos fiscais, é por isso que a circulação em território nacional sem ele é proibida. 

Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o CTe para fazer a emissão do documento e transportar sua carga sem dificuldades.

    O que é CTe?

    CTe significa Conhecimento de Transporte eletrônico. Trata-se de um documento que existe com o objetivo de registrar, para fins fiscais, as prestações de serviço do transporte de cargas realizadas no Brasil.

    Por ser um documento eletrônico, isso significa que toda a sua existência é digital, ou seja, ele é emitido e armazenado apenas por meios eletrônicos.

    O CTe é obrigatório sempre que acontecer uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada entre municípios ou entre estados da federação.

    Sua emissão é necessária e obrigatória para serviços de transporte em qualquer um dos modais: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

    Desde quando existe o CTe?

    O Conhecimento de Transporte eletrônico foi criado no ano de 2007 pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e pelo Secretario da Receita Federal do Brasil.

    Logo depois, seu uso se tornou obrigatório nos dez anos seguintes, de acordo com o calendário abaixo:

    • 1º de dezembro de 2012, para alguns contribuintes selecionados do modal rodoviário e todos dos modais dutoviário ou ferroviário;
    • 1º de março de 2013, para os contribuintes do modal aquaviário;
    • 1º de agosto de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário não optantes pelo regime do Simples Nacional;
    • 1º de dezembro de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário optantes pelo regime do Simples Nacional;
    • 1º de fevereiro de 2013, para os contribuintes do modal aéreo.
    • 3 de novembro de 2014, para os contribuintes do Transporte Multimodal de Carga; e
    • 2 de outubro de 2017, para o CTe OS, modelo 67.

    Quais documentos o CTe substitui?

    Em resumo, o Conhecimento de Transporte eletrônico substitui uma série de documentos que antes eram utilizados com a mesma função e que existiam na forma de papéis impressos. Eram eles:

    • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
    • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
    • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
    • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

    Quem precisa emitir o CTe?

    O Conhecimento de Transporte eletrônico deve ser emitido sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas em âmbito nacional, seja entre municípios ou entre estados da federação. Sendo assim, independentemente da modalidade, o CTe é obrigatório para cada operação de transporte.

    Os responsáveis pela emissão do documento são a transportadora ou o contratante do serviço de transporte. Além disso, por se tratar de um documento fiscal obrigatório, quem deixar de gerá-lo também estará sujeito a multas com custos altos, a partir de 550 reais, além de outras penalidades.

    A seguir, confira uma lista simplificada com emitentes do CTe:

    1. Empresa transportadora de carga (ETC);

    2. Cooperativa de transporte de carga (CTC);

    3. Transportador autônomo de carga (TAC) ou equiparado;

    4. Embarcador de carga (contratante do serviço de transporte);

    5. Escritório de contabilidade.

    Independentemente da modalidade, o CTe é obrigatório para cada operação de transporte.

    >> Confira quem pode emitir o CTe na operação de transporte.

    MEI precisa emitir?

    Para o MEI (Microempreendedor Individual), a emissão do Conhecimento de Transporte não é obrigatória. Porém, em alguns estados, já é permitido ao motorista autônomo ou pequeno empresário realizar a emissão.

    Para isso, ele precisa conferir se o seu estado permite a emissão do documento. Se for permitido, o credenciamento é realizado na Secretaria da Fazenda,  onde o transportador MEI deve solicitar sua inscrição estadual para, a partir daí, ficar regularizado e passar a gerar o Conhecimento de Transportes eletrônico – CTe.

    Quem é responsável pela emissão do documento?

    De acordo com o AJUSTE SINIEF Nº 09 do Confaz, o tomador do serviço de transporte é o responsável por controlar a emissão do CTe, vedando a aceitação de qualquer outro documento em sua substituição.

    Dessa maneira, o tomador de serviço pode tanto emitir o documento quanto exigir que o prestador de serviço de transporte o emita.

    Vantagens do Conhecimento de Transporte

    Podemos dizer que uma das principais vantagens relacionadas ao CTe está relacionada ao dia a dia das transportadoras, uma vez que ficou mais fácil na hora de controlar esse documento. Com ele, a transportadora pode armazenar todos os documentos na nuvem, ou seja, online e acessá-los quando e de onde quiser.

    Isso traz economia nos custos com impressão de documentos (como ocorria com o CTRC) e mais espaço para a transportadora que precisava lidar com pastas em armários.

    Também são menos documentos que precisarão ser guardados para casos de apresentação aos órgãos de fiscalização, quando solicitados. Além, é claro, dos benefícios para o meio ambiente, com menos uso de papel.

    Logo, o CTe otimiza a padronização do compartilhamento de dados, já que o documento, quando eletrônico, traz mais agilidade para as empresas que precisam lidar com ele.

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    Como fazer a emissão do CTe?

    Antes de falarmos sobre como você pode emitir o CTe, vale ressaltar que a Sefaz encerrou a emissão gratuita do documento desde 2017. Logo, para realizar esse procedimento, a transportadora precisa contratar plataformas digitais que emitam o Conhecimento de Transporte.

    Resumidamente, para emitir o documento em sua transportadora, você precisa realizar os seguintes passos:

    1. Solicitar credenciamento na Sefaz;
    2. Obter certificado digital;
    3. Ter um sistema emissor de CTe;
    4. Ter acesso à internet;
    5. Configurar a transportadora no sistema;
    6. Importar XML de NFe para emitir CTe;
    7. Preencher os dados no documento e
    8. Emitir o DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico) para apresentá-lo de forma impressa ou digital nos postos de fiscalização.

    Para conferir esse passo a passo acima de forma detalhada, leia o nosso guia completo para emitir o CTe sem erros.

    Principais dúvidas

    Diferença entre CTe e CTRC

    Ainda hoje, muito se fala sobre o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas). Esse documento impresso acompanhava o transporte de cargas no Brasil até o ano de 2012. Após isso, ele foi descontinuado e substituído pelo CTe. 

    Logo, o CTRC não existe mais, sendo a digitalização um dos principais motivos para essa mudança, a fim de facilitar o compartilhamento e o acompanhamento das informações no transporte de cargas.

    Devo emitir CTe ou MDFe?

    Existe diferença na necessidade de emissão de CTe e MDFe. Assim como o CTe, o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) também é um documento obrigatório no transporte de mercadorias, mas há diferenças entre as documentações.

    Enquanto o CTe serve para regularizar uma prestação de serviço de transporte que está sendo realizada, o MDFe atua identificando a mercadoria que está sendo transportada. Por isso, um documento não substitui o outro e os dois devem ser emitidos normalmente.

    Vale lembrar que a emissão do MDFe é obrigatória em qualquer operação de transporte, seja entre cidades ou de um estado para o outro. Além disso, a obrigatoriedade de emissão vai além das transportadoras, uma vez que a empresa que transporta sua própria carga também deve emitir o Manifesto.

    Quem emite CTe precisa emitir Nota Fiscal?

    Conforme já foi falado, o CTe deve ser emitido sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada entre municípios ou entre estados da federação. 

    Enquanto a Nota Fiscal de Serviços (NFS) é o documento a ser emitido em prestações de serviço de transporte de cargas realizadas dentro de um mesmo município.

    DACTe e CTe são a mesma coisa?

    O DACTe é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico. Ele é gerado após a emissão do CTe, portanto, corresponde à sua versão simplificada. Isso significa que um DACTe se refere sempre a um CTe, sendo a sua versão resumida.

    O DACTe deve ser levado junto à carga durante o transporte, seja impresso ou de forma digital. Por isso, é importante lembrar que ele será o documento entregue à fiscalização quando solicitado, pois é através das informações contidas no DACTe que o fiscal consegue acessar o CTe no sistema da Sefaz. Então, é preciso que tudo esteja de acordo.

    DACTE versão impressa do CTe
    O DACTe é versão reduzida do CTe que deve acompanhar o responsável pela carga durante todo o transporte.

    Qual é o melhor emissor de CTe?

    Entre tantas opções disponíveis no mercado, é importante ter atenção na hora de escolher o melhor emissor de CTe para sua transportadora. Com isso, se você está à procura de um bom software para emissão desse documento, veja abaixo 5 dicas primordiais que você precisa se atentar antes de contratar um sistema emissor do Conhecimento de Transporte.

    1. Entenda as necessidades da sua transportadora;
    2. Conheça as funcionalidades disponíveis no sistema emissor;
    3. Priorize uma empresa que oferece suporte 24 horas;
    4. Realize um teste gratuito antes de contratar o sistema; e
    5. Não abra mão de capacitação profissional para seus funcionários.

    Seguindo essas dicas, a escolha do emissor de CTe se torna muito mais fácil. Por isso, vale a pena dedicar tempo para contratar um sistema prático e eficiente, como é o caso do Hivecloud CTe, que oferece várias vantagens.

    O que faz o emissor de CTe da Hivecloud?

    O que faz um emissor de CTe é sempre uma dúvida para quem está buscando essa solução. Com o software da Hivecloud, você consegue emitir seu CTe em segundos. Isso porque diversos campos são preenchidos automaticamente e assim você também evita erros de digitação.

    Além disso, não é necessário baixar nenhum programa para emitir o CTe. Sendo assim, tudo o que você precisa é de qualquer computador e acesso à internet, sendo todos os dados armazenados na nuvem.

    A transportadora que contrata o Hivecloud CTe conta com treinamento oferecido a equipe para aprender tudo sobre o sistema e com o suporte ativo 24 horas, para ser atendido prontamente em qualquer horário.

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