Passo a passo para emitir MDFe [atualizado]

Emitir MDFe (Manifesto Eletrônico de Cargas) faz parte da rotina de quem trabalha com o transporte de mercadorias.

Afinal de contas, é um dos principais documentos fiscais obrigatórios e deve sempre acompanhar o condutor do veículo. Caso contrário, a empresa responsável pelo serviço pode pagar uma multa ou até mesmo ter a carga confiscada. 

Neste artigo, mostramos a você como escolher o sistema ideal para emitir o Manifesto Eletrônico de carga e o passo a passo para gerá-lo sem erros.

O que é MDFe?

O MDFe é um documento digital que contém informações importantes sobre outros documentos fiscais obrigatórios, como o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).

Nele, estão os principais dados da carga a ser transportada. Logo, emitir o Manifesto Eletrônico de carga é um procedimento obrigatório para transportadoras e demais empresas responsáveis.

Isto porque esta é uma ferramenta digital que agiliza e evita burlas fiscais para a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Quem deve emitir o MDFe?

O Manifesto Eletrônico de carga deve ser emitido:

• Pela transportadora, que é a emitente do Conhecimento de Transporte;
• E pelas empresas que transportam carga própria, emitentes de Nota Fiscal eletrônica, incluindo na contratação de autônomo.

Caso a fiscalização identifique o veículo desacompanhado do Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe), o qual vamos falar nos próximos tópicos deste artigo, a transportadora e até o cliente da empresa poderão ser penalizados com multa.

É possível emitir MDFe gratuitamente?

Desde outubro de 2018, o emissor gratuito de MDFe fornecido pela Sefaz foi descontinuado, de maneira que os usuários passaram a recorrer aos sistemas pagos disponíveis no mercado para emitir o Manifesto Eletrônico de carga.

Apesar de terem que lidar com o custo de um sistema, não foi raro encontrar depoimentos de gestores que afirmaram que o uso de um software pago aumentou a produtividade da empresa, reduziu o tempo de emissão dos documentos fiscais e tornou a troca de documentos entre os agentes envolvidos na operação muito mais fácil.

E mesmo com a variedade de sistemas disponíveis hoje em dia, é importante escolher com cuidado o emissor de MDFe ideal para a sua transportadora.

Pois, as funcionalidades e outros atributos da plataforma impactam diretamente na qualidade do serviço de frete que você está oferecendo aos seus clientes ou em seu processo de distribuição.

Escolhendo o sistema para emitir Manifesto Eletrônico de carga

É importante você ter em mente que o melhor emissor não é o mais vendido ou o mais famoso no mercado. Mas, é aquele que melhor atende às necessidades processuais da sua empresa.

Por isso, separamos alguns pontos importantes para você considerar antes de escolher o sistema que usará para emitir o Manifesto Eletrônico de carga.

1. Necessidades da sua empresa

Você sabe o que realmente precisa de um sistema emissor de MDFe?

É preciso ter a plena ciência dos itens indispensáveis em um software. Caso o contrário, você corre o risco de contratar uma empresa que ofereça menos ou mais do que você precisa, causando o desperdício de recursos.

Estipule qual é a média de MDFes que você emite no mês, qual é o fator de crescimento do seu negócio.

Coloque no papel as respostas dessas e outras perguntas relacionadas às necessidades da sua empresa e analise se o sistema cotado atende às suas expectativas.

2. Suporte necessário

Um bom suporte é fundamental para que você e a sua equipe possam tirar o máximo da ferramenta contratada. Por isso, antes de fechar o contrato, procure saber como funciona a equipe de suporte da empresa.

É importante poder contar com um suporte ativo 24 horas, que vai atender você prontamente em qualquer horário, principalmente se você realiza emissões fora do horário comercial.

3. Infraestrutura oferecida

Outro ponto que você deve considerar é a infraestrutura oferecida pelo sistema emissor de MDFe.

Emitir Manifesto Eletrônico de carga hoje em dia requer agilidade nesse procedimento, tendo em vista a rotina corrida das empresas desse setor.

Então, opte por sistemas que oferecem o preenchimento automático de campos, por exemplo, por meio da importação de arquivos como CTe e NFe. Você vai notar em seu dia a dia o ganho de tempo que isso traz.

Além de agilidade, também vale a pena contar com um sistema versátil, que permita emitir o MDFe de qualquer lugar. Por isso, dê preferência a uma plataforma 100% online, onde todos os dados ficam salvos na nuvem e você pode fazer a emissão do Manifesto em qualquer máquina com internet.

4. Treinamento com equipe

Não adianta ter uma boa ferramenta emissora de MDFe se não é oferecido um treinamento que vai ensinar sua equipe a utilizá-la.

Por mais que os seus funcionários tenham experiência com outras empresas, sempre é válido que eles sejam treinados para manusear o novo sistema.

Dessa forma, muitas dúvidas são tiradas na hora do treinamento, o que proporciona melhor desempenho da sua equipe e evita erros que podem acontecer durante a emissão do documento.

5. Planos e formas de pagamento

Também é importante que a ferramenta escolhida se adapte ao seu orçamento e não o contrário.
Consegue compreender a diferença?

Os softwares emissores de MDFe devem ser uma ajuda para impulsionar os números da sua empresa e não um motivo para dor de cabeça.

Por isso, escolha um sistema flexível na forma de pagamento e com mais de um plano disponível. Pois, em situações de aumento da demanda ou de crise na empresa, você poderá fazer uma troca de plano.

Além de todos esses pontos, você pode se aprofundar ainda mais nos requisitos para garantir uma escolha consciente e funcional, através de alguns outros detalhes. São eles:

• Certificados adquiridos pela empresa;
• Opinião de outros clientes ou ex-clientes;
• Realização de testes gratuitos no software antes do fechamento; e
• Tempo de atuação no mercado de softwares.

Passo a passo para emitir MDFe

Agora que você entende o cuidado que é preciso ter antes de contratar um sistema emissor de MDFe, vamos te apresentar o guia completo para você emitir seu Manifesto Eletrônico de carga sem erros.

1. Solicitar credenciamento na Sefaz

Para emitir seu MDFe, primeiro é preciso que você solicite o credenciamento na Sefaz a fim de se tornar um emissor de NFe ou de CTe. Pois, por meio dessas duas opções, acontece o credenciamento automático para emitir o Manifesto Eletrônico de carga.

Logo, se você já é um emitente credenciado de CTe ou NFe, não há necessidade de solicitar mais um credenciamento na Sefaz.

2. Obter certificado digital

Após realizar o seu credenciamento na Sefaz, é necessário que você obtenha um certificado digital credenciado pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa ferramenta vai permitir mais segurança e autenticidade sobre os dados informados em seu MDFe.

Você pode verificar as empresas autorizadas que ofertam o certificado digital e como funciona o procedimento para obtê-lo acessando o site da Fazenda.

3. Ter um sistema emissor de MDFe

Se você avaliou todos os pontos que merecem sua atenção antes de escolher o sistema emissor de Manifesto Eletrônico de carga e já escolheu o software ideal, vamos para o próximo passo.

4. Ter acesso à internet

Você não vai conseguir emitir MDFe se não tiver uma boa conexão de internet. Pois, quando solicita a emissão, o sistema envia dados para a Sefaz, que por sua vez, retorna com a autorização do documento. Logo, lembre-se de estar conectado à internet sempre que for emitir o Manifesto.

5. Configurar a transportadora no sistema de MDFe

Nesse passo, você deve configurar corretamente os dados da sua empresa no sistema, assim como as informações de frete. Para essa etapa, solicite ajuda do suporte da empresa para que você faça uma configuração sem erros.

6. Preencher os dados no documento

Com o sistema devidamente configurado, é hora de você preencher os devidos campos para que o MDFe seja emitido. Você deverá informar dados como:

• UF de carregamento e UF de descarregamento;
• Quantidade CTe e NFe;
• Peso total da mercadoria;
• Valor total da mercadoria;
• Informações do veículo como placa e RNTRC; e
• Dados do motorista como nome e CPF.

7. Gerar o DAMDFe

Como falamos no início do artigo, o DAMDFe deve acompanhar a mercadoria durante todo seu transporte. Esse documento auxiliar é a versão resumida do MDFe, que só existe na espera digital.

Logo, após emitir MDFe, é importante você ter o DAMDFe (digital ou impresso) para seguir o transporte.

Veja abaixo um exemplo de DAMDFe após o MDFe ter sido emitido.

Alteração de MDFe já emitido

Se você deseja fazer alteração de um Manifesto Eletrônico que já foi emitido, saiba que é possível dentro do prazo de 24 horas após a Sefaz ter autorizado a emissão do documento e sem ter iniciado o transporte.

Para isso, você deve cancelar o MDFe no sistema emissor e emitir um novo documento.

Mas, se o MDFe emitido passou do prazo de 24 horas após sua emissão ou se o transporte já foi iniciado, não será possível fazer alterações no documento fiscal. Nesse caso, você precisará encerrar o Manifesto em questão e gerar um novo MDFe normalmente.

Encerramento de MDFe

Outra etapa importante que você precisa fazer, após emitir o Manifesto Eletrônico de carga e transportar a mercadoria até seu destino de descarregamento, é realizar o encerramento do MDFe.

Esse procedimento deve ser feito sempre que o transporte da carga for concluído. Caso o contrário, o motorista e o veículo ligados ao MDFe não encerrado não poderão fazer novas operações.

Experimente grátis emitir seu MDFe

Esse guia que acabamos de explicar para emitir MDFe se torna muito mais simples quando você conta com um sistema emissor de MDFe, que atende às expectativas do seu negócio.

É o caso do Hivecloud MDFe, que emite seu documento fiscal de forma ágil, permitindo mais produtividade em suas operações de transporte. Com o Manifesto Eletrônico gerado em segundos, basta gerar o DAMDFe para a mercadoria seguir seu destino.

Além de um sistema eficiente, você recebe atendimento completo para utilizar o Hivecloud MDFe, desde treinamentos para sua equipe até em momentos de dificuldade, contando com nosso suporte disponível 24 horas.

Experimente grátis emitir o Manifesto Eletrônico de carga pelo sistema Hivecloud. Conte com nossa equipe de suporte para tirar suas dúvidas e depois é só escolher o plano que melhor corresponde ao seu negócio.