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Documentos fiscais no transporte de carga: quais são, quem deve emitir e muito mais!

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Documentos fiscais no transporte de carga: quais são, quem deve emitir e muito mais!
Daniel Brasil
Escrito por:
Atualizado em 18 de novembro de 2021

Índice

    A operação de transporte de cargas no Brasil exige uma série de documentos fiscais relacionados a diferentes órgãos, como a Sefaz (Secretaria da Fazenda) e a ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).

    Para o transportador ou para o embarcador que transporta carga própria, emitir e portar essas documentações garante a legalidade das cargas e da operação de entrega. Além disso, também evita multas e apreensões em postos fiscais.

    Por isso, traremos neste artigo a lista dos documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas, explicando a importância de cada um, quem deve emitir e como a emissão pode ser realizada.

    Você também vai aprender como centralizar as principais documentações para melhorar as atividades da sua transportadora. Confira!

    Importância de emitir e portar os documentos fiscais no transporte de carga

    Sabe-se que qualquer tipo de troca comercial exige comprovação para garantir a legalidade do processo que está sendo executado, e com o transporte de cargas não é diferente. Inclusive, existe uma série de leis e crimes relacionados à irregularidade fiscal, caso a documentação não seja gerenciada ou emitida conforme determina o fisco.

    Além da importância de cumprir rigorosamente o que é estabelecido por lei para a realização do transporte de cargas, também vale ressaltar que a emissão dos documentos fiscais reflete na percepção que fornecedores e clientes possuem a respeito da sua empresa.

    Ao deixar de cumprir a etapa de comprovação da negociação, a instituição negligencia determinações legais obrigatórias e, com isso, coloca a sua confiabilidade em jogo.

    Afinal, é muito mais difícil ter segurança em algo que não possui comprovação fiscal, não é mesmo? Nesse sentido, emitir os documentos fiscais de transporte acaba sendo essencial no que diz respeito à reputação da transportadora.

    Qual é a diferença entre o documento fiscal eletrônico e o documento auxiliar?

    Antes de falarmos sobre os documentos fiscais obrigatórios para o transporte de carga, é válido saber a diferença entre algumas documentações que serão mencionadas. Isso porque algumas possuem duas versões: eletrônica e impressa.

    A versão eletrônica, como o próprio nome diz, é usada apenas em ambiente digital e emitida de forma online em um determinado sistema emissor. No documento eletrônico, estão contidas todas as informações necessárias quanto ao propósito, seja um comprovante de compra de mercadoria, de transporte de carga ou de um serviço de frete.

    Já a versão impressa é um documento auxiliar e contém um resumo das informações presentes na versão eletrônica. Ela deve acompanhar o motorista durante o transporte, de maneira que durante uma fiscalização, por exemplo, o profissional responsável faça a leitura do código de barras ou do QR que está no documento auxiliar para ter acesso à todas as informações.

    9 documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas

    Agora que você entendeu a diferença citada anteriormente, vamos ao que interessa! Confira a seguir uma lista com as documentações que sua transportadora deve emitir e/ou ter em mãos durante um serviço de frete.

    1. Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

    A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) visa validar e documentar, primeiramente, uma operação de compra e venda de mercadorias. Dessa forma, entende-se que empresas de qualquer porte podem realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica, desde que elas pratiquem atividades econômicas. 

    Trazendo para a realidade do setor de transporte, quem emite a Nota Fiscal eletrônica é o embarcador (dono) da carga e o contratante do serviço de transporte.

    Para as transportadoras, a NFe é importante na hora de emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e o Manifesto de Carga eletrônico (MDFe), visto que os dados contidos na nota devem ser inseridos, obrigatoriamente, durante o processo de emissão desses documentos.

    Nos sistemas emissores de CTe e MDFe da Hivecloud, por exemplo, os dados da NFe podem ser importados de duas formas: inserindo a numeração da chave de acesso da nota ou importando o arquivo XML, também da nota.

    Exclusivamente no emissor de MDFe, há mais uma maneira. Importando o arquivo CTe, já que o mesmo deve ser gerado antes do Manifesto e nele já contém as informações da NFe.


    Dito isso, para realizar a emissão, é preciso:

    • Ter acesso à internet;
    • Solicitar credenciamento como emissor de NFe na Secretaria da Fazenda correspondente da região, caso ainda não esteja credenciado;
    • Possuir certificação digital contendo o número do CNPJ de qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte.

    Caso os dados da NFe não sejam inseridos, o CTe e MDFe são rejeitados pela Sefaz. 

    2. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)

    O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), e vai impresso junto aos produtos vendidos pela empresa.

    A finalidade do DANFe é servir como um comprovante físico da operação comercial que foi a compra de uma mercadoria, tanto para o vendedor quanto para o comprador. Neste caso, o documento auxiliar pode ser impresso através do mesmo sistema de emissão da NFe.

    Para conhecimento, é essencial saber que o DANFe precisa ser impresso antes que o transporte da carga aconteça, já que os responsáveis pelo transporte (transportadoras e empresas que carregam carga própria) são obrigados a circularem com o DANFe

    Caso contrário, são penalizados através de multas e até apreensão da carga.

    3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

    O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) existe para registrar, com fins fiscais, as prestações de serviço do transporte de cargas realizadas no Brasil. Logo, esse documento precisa ser gerado sempre que um serviço de frete acontecer.

    Os responsáveis pela emissão do documento são a transportadora ou o contrante do serviço de transporte. E por se tratar de um documento fiscal obrigatório, quem deixar de gerá-lo também estará sujeito a multas a partir de 550 reais, além de outras penalidades.

    É por isso que saber como emitir o CTe corretamente é fundamental! 

    4. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)

    Da mesma maneira que o DANFe funciona para a NFe, o mesmo acontece com o DACTe em relação ao CTe.  Em outras palavras, esse documento é uma versão impressa do Conhecimento de Transporte eletrônico.

    Antes de iniciar a prestação de serviço, a transportadora fica responsável por imprimir o DACTe e tê-lo em mãos para realizar efetivamente o transporte.

    Logo ao final do processo de emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, o arquivo pode ser impresso em formato A5 ou A4. Sem o DACTe, pode ser aplicada uma multa para a transportadora estimada em R$550,00.

    5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

    O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) reúne as principais informações contidas na Nota Fiscal eletrônica (NFe) e no Conhecimento de Transporte (CTe).

    Ele regula todos os registros dos produtos que estão sendo conduzidos pela transportadora, sendo essa a responsável pela emissão do MDFe, além das empresas que transportam carga própria.

    Com relação à sua emissão, existem algumas exigências da Sefaz que você pode conferir em nosso passo a passo para emitir o Manifesto.

    6. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)

    De maneira sucinta, podemos afirmar que Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe) é a versão impressa do MDFe. Com ele, a verificação das mercadorias transportadas ganha muito mais agilidade. Logo, para imprimir o documento basta utilizar a mesma plataforma por onde o MDFe foi emitido.

    Inclusive, como se entende que as transportadoras e as empresas que transportam carga própria devem fazer a emissão do MDFe, o DAMDFe também precisa ser transportado em cada viagem realizada por elas. 

    Se a mercadoria é transportada sem o Documento Auxiliar do MDFe, a transportadora responsável e até o cliente podem ser penalizados.

    7. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

    Já o termo de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas RCTR-C é o seguro obrigatório que garante indenização caso eventuais danos à mercadoria ou às pessoas aconteçam, como acidentes ocorridos nas estradas, colisões, tombamento, incêndios e explosões.

    Sempre que houver um transporte terrestre de carga, o seguro RCTR-C deve ser contratado por:

    • Transportadoras (Empresas de transporte de cargas – ETC);
    • Cooperativas de transporte de cargas (CTC); 
    • Transportadores autônomos (TAC); 
    • Embarcador da carga.

    Para fins legais, todos os dados do seguro precisam constar no MDFe.

    8. Código Identificador da Operação da Transporte (CIOT)

    O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte), é uma série numérica que pode ser obtida quando o cadastro da operação de transporte é realizado no sistema eletrônico da ANTT.

    O seu objetivo é regulamentar e fiscalizar o pagamento do valor de fretes realizados por transportadores autônomos de carga ou equiparados.

    Já a responsabilidade de cadastrar a operação de transporte no sistema da ANTT é do contratante do serviço de transporte, que pode ser tanto um embarcador de carga quanto uma transportadora que faz redespachos e subcontratações.

    Também é válido ressaltar que os dados do CIOT precisam estar inseridos no DAMDFe e, caso o Código não seja gerado, tanto o transportador quanto o contratado podem ser penalizados com multas que podem variar entre R$550,00 e R$10.500,00. 

    9. Vale-pedágio obrigatório (VPO)

    Por fim, o vale-pedágio (VPO), uma taxa obrigatória que, de acordo com a lei n.º 10.209, fica sob responsabilidade dos embarcadores de carga, de maneira que eles efetuam o pagamento do pedágio e também devem fornecer o recibo à transportadora.

    E assim como o CIOT, as informações sobre o vale-pedágio devem ser descritas no DAMDFe. Caso o VPO não seja pago, a ANTT estabelece uma multa de R$ 550,00. 

    Por que sua transportadora precisa manter a organização desses documentos fiscais?

    Após acompanhar a nossa lista, com certeza você se deu conta de quantas particularidades cada documento fiscal obrigatório possui, não é mesmo?

    Além do fato de que se elas não forem cumpridas como determina a regulamentação, a transportadora e os demais envolvidos estarão sujeitos a uma série de penalidades que podem comprometer não só a parte financeira do negócio como também a operação, uma vez que até mesmo a carga pode ser apreendida.

    É por esse motivo que manter a organização de todos os comprovantes que mencionamos se torna indispensável, caso contrário você não vai conseguir ter controle do que já foi emitido ou até mesmo saber como conciliar as pendências.

    Isso porque nem voltamos ao tema de comprometer o fator de confiabilidade da empresa. Então, fica claro a importância de levar muito a sério esse gerenciamento dos documentos fiscais!

    Como emitir e centralizar os principais documentos fiscais em um só lugar?

    Se você está se perguntando como fazer o gerenciamento correto de todos esses documentos obrigatórios para sua transportadora, já que são tantos para administrar, saiba que é possível centralizar os principais em uma única plataforma: o sistema TMS.

    Esse software é capaz emitir e imprimir as principais documentações, seguros e códigos que a transportadora precisa para operar e estar em conformidade com as normas estabelecidas pelas instituições fiscalizadoras. Entenda essas funções:

    • Importação dos dados da NFe, via chave de acesso ou arquivo XML;
    • Emissão do CTe e impressão do DACTe;
    • Emissão do MDFe e impressão do DAMDFe;
    • Averbação eletrônica de carga em relação ao seguro RCTR-C; 
    • Geração do Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT);
    • Preenchimento do vale-pedágio.

    Ao nível de gestão, tudo isso traz uma série de vantagens, uma vez que o sistema permite fazer integrações com outros sistemas emissores, como é o caso do E-frete para gerar o CIOT, e garante maior controle das suas operações, aperfeiçoando as negociações e promovendo aumento de rentabilidade. 

    Também é possível analisar de maneira detalhada os processos da empresa através do sistema, facilitando o monitoramento das cargas e agilizando o recebimento do frete.

    Então, agora que você já conhece todas as vantagens de utilizar o TMS para o gerenciamento dos documentos fiscais de transporte, que tal passar a tê-las no seu dia a dia com a Hivecloud? Temos certeza que ele vai potencializar ainda mais o seu negócio!