Lidar com o setor logístico de uma empresa é um grande desafio para o embarcador de cargas, uma vez que os custos com logística chegam a consumir 12,37% do faturamento das empresas brasileiras.
Fora isso, os procedimentos do dia a dia necessitam tempo do responsável pela gestão de fretes, que faz planejamentos logísticos, controla embarque e desembarque das suas mercadorias, organiza o armazém e demais tarefas.
Além de tudo isso, o embarcador precisa lidar com os documentos fiscais referentes ao transporte terceirizado das suas mercadorias, uma tarefa que requer atenção em virtude das constantes mudanças na legislação, dos impostos diferenciados entre estados e dos cálculos de frete variáveis.
Por esse motivo, trouxemos aqui uma lista dos documentos fiscais de transporte que o embarcador precisa conhecer para exigir em sua rotina com as transportadoras e evitar multas para sua empresa.
O que é embarcador?
No setor de transporte de cargas, o embarcador é a pessoa (física ou jurídica) responsável por contratar o frete terceirizado.
Aqui no Brasil, é bastante comum a indústria e o comércio contratarem esse serviço de transporte, tendo em vista a grande quantidade de insumos recebidos e de mercadorias que precisam ser enviadas.
Por isso, acabam optando por terceirizar essa etapa logística, realizando então a contratação de transportadoras, cooperativas e até mesmo de um transportador autônomo.
Mas apesar da terceirização, o embarcador não escapa das responsabilidades sobre os documentos fiscais de transporte, sendo preciso estar atento às obrigatoriedades e atualizações de cada documentação.
1. Nota Fiscal eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um dos primeiros documentos fiscais que o embarcador precisará emitir durante a etapa logística da sua mercadoria.
A finalidade da Nota Fiscal eletrônica consiste em registrar as mercadorias ou a prestação de serviço que foram vendidas dentro do campo do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
A partir das informações contidas na NFe, outros documentos fiscais serão emitidos para que o transporte seja realizado.
Lembrando que o responsável pela emissão da Nota é o proprietário da mercadoria ou a empresa que contratou a transportadora, isto é, o embarcador.
Sobre sua obrigatoriedade durante o transporte da mercadoria, vale ressaltar que a Nota Fiscal eletrônica é exigida em apenas alguns estados. Por esse motivo, é importante consultar a legislação de cada estado sobre essa exigência.
Para emitir a NFe é simples: basta a empresa estar credenciada na Secretaria da Fazenda da sua região como emissora de Nota Fiscal e ter um certificado digital que possua o n.º do CNPJ da empresa.
> Clique aqui para saber mais sobre a Nota Fiscal eletrônica.
2. Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe)
O CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) é um documento fiscal que vai registrar as informações da prestação de serviço do transporte de cargas realizadas aqui no Brasil.
Por esse motivo, a empresa que transporta sua própria carga em veículo próprio não é obrigada a emitir o CTe.
É um documento que deve ser emitido em todos os fretes que são realizados entre municípios ou entre estados da federação brasileira. Sua emissão vale para os modais rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
É importante ter atenção ao ajuste SINIEF nº 09 do Confaz, o qual informa que o responsável pelo controle de emissões do Conhecimento é o tomador do serviço de transporte, isto é, o embarcador.
Dessa forma, tanto o embarcador quanto o transportador podem fazer a emissão do CTe, apesar de hoje ser muito comum para as transportadoras realizarem esse procedimento.
Mas, mesmo que seja um costume da transportadora emitir o CTe, é responsabilidade do embarcador exigir a emissão do CTe em seus fretes contratados.
Para começar a emitir o Conhecimento de Transporte, existe uma série de procedimentos para realizar antecipadamente:
1. Solicitar credenciamento na Sefaz;
2. Obter certificado digital;
3. Ter um sistema emissor de CTe;
4. Ter acesso à internet;
5. Configurar a transportadora no sistema;
6. Importar XML de NFe para emitir CTe;
7. Preencher os dados no documento; e
8. Gerar o DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico).
> Confira aqui um guia completo sobre o CTe.
3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
A respeito do MDFe, ele é um dos principais documentos no setor de transporte de carga, uma vez que resume as principais informações contidas no CTe e na NFe.
Sua emissão é obrigatória para todas as operações de transporte de carga. Logo, tanto as empresas transportadoras que prestam o serviço de transporte quanto as empresas que transportam carga própria com veículo próprio devem emitir o Manifesto.
Também vale ressaltar que o MDFe é obrigatório nas operações de todo território brasileiro, isto é, tanto nas operações entre estados quanto nas operações entre municípios.
Sobre a responsabilidade de quem emite o MDFe, existem dois casos: quando o transportador autônomo é o contratado, é obrigação do embarcador fazer a emissão do Manifesto; já no caso da transportadora como empresa contratada, esta é a responsável pelo procedimento de emissão.
Mas para esse segundo modo, o embarcador deve encaminhar para a transportadora o arquivo XML de NFe, a fim de importar facilmente as informações contidas na Nota Fiscal.
Da mesma forma, a transportadora também precisa receber do embarcador o CTe, caso tenha sido o responsável pela emissão.
E assim como o CTe, também é preciso realizar alguns procedimentos antes de começar a emitir o MDFe. São eles:
1. Solicitar credenciamento na Sefaz;
2. Obter certificado digital;
3. Ter um sistema emissor de Manifesto;
4. Ter acesso à internet;
5. Configurar sua empresa no sistema;
6. Preencher os dados no documento; e
7. Gerar o DAMDFe.
> Quer saber mais sobre o MDFe? Confira aqui nosso conteúdo completo.
4. Seguro
A contratação do seguro é outra etapa da operação logística, mais precisamente o seguro de RCTRC-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga) que trata a responsabilidade por danos à mercadoria que está sendo transportada.
De acordo com o Decreto nº. 61.867, o seguro é um procedimento obrigatório e deve ser contratado pelo transportador. Porém, nada impede que o contratante do serviço de frete, o embarcador, faça ele mesmo a contratação da seguradora, caso isso seja acordado com a transportadora.
É válido salientar que o embarcador pode ter cobertura para diversos tipos de danos e perdas da sua mercadoria, como acidentes, avarias e roubos. Além dessas situações, também estão inclusos os casos de cargas paradas em aeroportos e em zonas portuárias.
> Saiba mais sobre os seguros de carga clicando aqui.
5. CIOT
Outra documentação que o embarcador precisa estar atento é o CIOT: Código Identificador da Operação de Transporte, criado em 2011 pela ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).
Esse código tem como objetivo regulamentar o pagamento do valor de frete referente à prestação de serviço de transporte realizado por autônomos. Trata-se de uma série de números obtida após fazer o cadastro da operação no sistema da ANTT.
Também é uma responsabilidade do embarcador gerar o CIOT. Logo, é necessário que o tomador do serviço entre em contato com uma instituição de PEF (Pagamento Eletrônico de Frete) para cadastrar a operação na ANTT, gerar o CIOT e inserir o código no campo do MDFe, se o contratado for um autônomo.
> Veja aqui nosso conteúdo completo sobre como gerar o CIOT.
Lembrando que, em dezembro de 2019, a ANTT instituiu a lei do CIOT para todos, a qual estabelece a geração do Código nas operações também realizadas por transportadoras e cooperativas, indo além dos autônomos.
A mudança, que já teve sua data para entrar em vigor prorrogada devido à pandemia de Covid-19 em 2020, pode acontecer a qualquer momento. Por isso é importante que o embarcador esteja atento para não ter suas operações prejudicadas, ao contratar transportadoras.
6. Pagamento Eletrônico de Frete (PEF)
Como falamos no tópico anterior, o embarcador precisa entrar em contato com uma Instituição de PEF para cadastrar a operação no sistema da ANTT.
Só que, mais do que isso, o Pagamento Eletrônico de Frete também é usado para o embarcador fazer o pagamento do serviço de transporte ao transportador autônomo, segundo as normas da ANTT.
No caso das transportadoras e cooperativas, devido à lei do CIOT para todos, torna-se facultativo o pagamento do serviço por meio de PEF.
Desse modo, sempre que o embarcador contrata um autônomo, precisa registrar o pagamento do frete de modo eletrônico.
Isso será feito através de uma Instituição de Pagamento de Frete Eletrônico (IPEF) ou de um sistema TMS integrado à IPEF, no caso de transportadoras que contratam autônomos.
> Saiba tudo sobre uma IPEF e como realizar o pagamento via PEF clicando aqui.
7. Planejamento de embarque
O último ponto que exige do embarcador um bom planejamento é o embarque da mercadoria, uma vez que existem normas de peso máximo para um veículo carregar durante o transporte, segundo o Código de trânsito brasileiro (CTB).
Quando o valor desse peso é ultrapassado ao ser verificado em uma fiscalização, é gerada uma multa que pode ser aplicada ao transportador.
Além disso, o embarcador também pode ser punido, uma vez que ele tem ciência de que o peso da mercadoria no veículo não condiz com o valor declarado em nota.
Já nos casos de carga fracionada, em que o embarcador desconhece o peso total da mercadoria transportada, a multa vai apenas para o transportador.
Gestão dos documentos de transporte para embarcador
Como você viu até aqui, é uma grande responsabilidade para um gestor de empresa ter o controle de tantos documentos fiscais do setor logístico e ainda estar atualizado a respeito de diversas regras de transporte.
Por esses e outros motivos, hoje é essencial para qualquer negócio contar com sistemas de gerenciamento capazes de otimizar as atividades logísticas, como plataformas para gestão de entregas.
Em sistemas para controle de entregas é possível ter o controle 100% digital dos principais documentos fiscais citados acima.
Também é possível registrar as informações das transportadoras contratadas e acompanhar o status da mercadoria por meio de monitoramento.
Além de tudo isso, é possível controlar pagamentos dentro da plataforma, solicitar embarques online e até mesmo fazer uma auditoria de frete que traga mais economia para a empresa.
