Você sabe como emitir CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)?
Este documento, obrigatório para registrar a prestação de serviço de transporte cargas no país, é um dos mais importantes para as transportadoras, justamente por isso qualquer equívoco ao gerá-lo pode causar dores de cabeça indesejáveis, além de multas.
Portanto, se você ainda tem dúvidas sobre alguma etapa para gerar esse documento em sua transportadora, leia o nosso guia completo e aprenda agora!
O que é o CTe?
Para quem ainda não sabe, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal que existe na esfera digital. Ele registra de forma simples todos os itens das mercadorias que serão transportadas por uma empresa de transporte.
O CTe serve para qualquer modal em território nacional: rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário e dutoviário. Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura do emitente e ele substitui a versão impressa.
Até 2012, o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era o documento oficial que acompanhava o transporte de cargas no Brasil, mas foi substituído pelo CTe que utilizamos atualmente.
E como este é utilizado apenas no meio digital, existe a versão resumida do CTe que é o DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico). Esse documento deve acompanhar a carga, obrigatoriamente, durante todo o seu trajeto, e pode ser de forma impressa ou digital.
Conhecimento de Transporte eletrônico gratuito
Desde janeiro de 2017 a Sefaz (Secretaria da Fazenda) encerrou seu programa de emissão gratuita de CTe. A justificativa foi de que 96,3% das empresas já emitiram seu Conhecimento de Transporte eletrônico através de emissores próprios.
Sendo assim, todas as empresas de transportes de cargas passaram a utilizar plataformas digitais para emitir o CTe. Mas, apesar de existirem diversas opções de ferramentas no mercado, é preciso que o gestor de transportadora avalie muito bem na hora de decidir qual ferramenta adquirir.
A escolha do melhor sistema para emitir Conhecimento de Transporte eletrônico poderá determinar a eficácia e a velocidade da sua operação de transportes.
Isto porque o sistema escolhido terá impacto direto nas ações do dia a dia, uma vez que ele irá concentrar todas as informações da transportadora em um único lugar e, no caso do software da Hivecloud, até mesmo emitir documentos fiscais obrigatórios em segundos.
Escolhendo o sistema para emitir CTe
Antes de mostrarmos como você pode emitir o CTe, precisamos falar sobre a escolha do sistema emissor.
Isso porque entre as diversas opções no mercado, escolher a plataforma ideal para atender à sua empresa pode ser uma tarefa menos complicada quando você leva alguns pontos em consideração:
1. Conheça a sua empresa
Você pode começar fazendo as seguintes perguntas:
- Qual é o tamanho do seu negócio?
- Você sabe o seu “fator” de crescimento?
- Qual é o seu orçamento?
- Qual é o tamanho do seu negócio?
- Você sabe o seu “fator” de crescimento?
- Qual é o seu orçamento?
Pode parecer cansativo, mas saber exatamente a quantidade de emissões de CTe realizadas por mês é fundamental para não desperdiçar recursos.
Por isso, na hora de escolher o sistema para emitir o Conhecimento de Transporte, fique atento à quantidade de emissões permitidas mensalmente.
Ter essa atenção é importante por dois motivos:
- Você não passa por dificuldades ao precisar emitir uma quantidade de CTe, além do que é permitido pelo fornecedor do sistema;
- E nem perde dinheiro com emissões sobrando, quando poderia escolher um plano menor.
Entendeu a relevância de saber escolher bem? Agora vamos ao próximo tópico.
2. Conheça as funcionalidades disponíveis
As ferramentas podem até ter a mesma função, mas não possuem os mesmos recursos. Isto é, do que adianta ter um sistema disponível, mas que não é rápido na hora da emissão do documento?
É no dia a dia que percebemos como é importante e que faz a diferença contar com um software que emita o Conhecimento de Transporte de forma rápida, oferecendo recursos que dão mais agilidade a essa tarefa, como importação de arquivos XML e preenchimento automático de campos.
Então, aqui vai uma dica: priorize sistemas com funcionalidades que são compatíveis às necessidades que a sua empresa possui. Assim, você terá segurança ao fazer a sua escolha e ela também será muito mais assertiva.
3. Priorize o suporte 24 horas
A equipe de suporte ao sistema é aquela que vai (e deve) atender às dúvidas e problemas que vão surgir no meio de caminho. Por isso, um suporte 24 horas é totalmente necessário.
Mas, quando falamos em atendimento 24 horas, não estamos nos referindo apenas à equipe que vai responder ao chamado em qualquer horário. Estamos falando de um suporte que vai atender no mesmo momento em que a transportadora solicitar ajuda.
Essa disponibilidade não é nada fora do comum. Pelo contrário. É algo básico se você pensar que o setor de transporte de cargas é uma atividade que não para, inclusive de madrugada.
4. Realize um teste gratuito no sistema pretendido
Mesmo que você escolha um sistema emissor de CTe adequado à realidade operacional da sua transportadora, e que ele ofereça boas funcionalidades, existem pontos negativos que você e sua equipe saberão apenas utilizando o software.
Por isso, aqui vai outra dica super importe: sempre experimente o sistema gratuitamente.
Fazer um teste é essencial, porque só assim você conhece de perto a plataforma que será implantada na sua empresa e poderá concluir se ela atende ou não às suas expectativas.
Então experimente todas as funcionalidades disponíveis no sistema e utilize o canal de suporte ao cliente da empresa. Esse segundo ponto é importante não apenas para tirar dúvidas durante o teste, mas para saber a qualidade da equipe que atenderá sua transportadora daqui para a frente.
5. Invista em capacitação profissional
Ter uma boa ferramenta à disposição não trará os resultados esperados se os seus funcionários não estiverem capacitados para usufruir dela.
E por mais que a sua equipe já tenha experiência com outros sistemas, um treinamento com o novo emissor de CTe é sempre válido para não deixar dúvidas durante a utilização.
Logo, confira se a empresa responsável pela ferramenta de emissão de CTe oferece treinamentos e até cursos gratuitos. Esse cuidado a mais com o cliente faz toda diferença para os funcionários que irão trabalhar com o sistema.
Guia completo para emitir CTe
Chegamos ao tópico principal desse artigo. Agora vamos te mostrar o passo a passo para você emitir o Conhecimento de Transporte sem dificuldades.
Confira abaixo. Se preferir, salve o infográfico no seu computador ou celular!
1. Solicitar credenciamento na Sefaz
Antes de tudo, você precisa cadastrar a sua transportadora na Secretaria da Fazenda. Afinal é o credenciamento na Sefaz que permite a emissão do CTe e outros documentos fiscais do transporte de cargas.
2. Obter certificado digital
Com a sua transportadora credenciada, você precisa obter um certificado digital credenciado pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa é uma ferramenta obrigatória, que vai garantir segurança, confidencialidade e autenticidade às informações presentes no Conhecimento de Transporte eletrônico.
Você pode escolher uma autoridade certificada que disponibiliza o certificado digital e conhecer os procedimentos para obter o recurso.
3. Ter um sistema emissor
Todo o processo que envolve a escolha do sistema ideal para emitir o CTe já foi explicado mais acima.
Se você avaliou os pontos levantados, inclusive outros que acredita serem relevantes, e já adquiriu um sistema, vamos para o próximo passo.
4. Ter acesso à internet
Sem uma conexão de internet, não é possível emitir o CTe. Isso porque durante a emissão, o sistema emissor envia dados para a Sefaz, que por sua vez, autoriza a validação do documento. Logo, certifique-se de ter uma boa conexão a cada emissão da Conhecimento de Transporte.
5. Configurar a transportadora no sistema
Para emitir o CTe, o sistema emissor precisa estar configurado com os dados da sua transportadora, além de informações referentes ao frete.
Para essa operação, você pode buscar ajuda no suporte da empresa que contratou com o objetivo de realizar a emissão do documento.
6. Importar XML de NFe para emitir o CTe
Para quem ainda não sabe, XML é o arquivo da Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é a versão digital de uma Nota Fiscal. E para gerar o CTe, você também precisa das informações contidas no XML de NFe.
Em muitos casos, a transportadora recebe esse arquivo da empresa emitente da Nota Fiscal. Dessa forma, quando isso não ocorre, é necessário solicitar ao cliente a chave de acesso e baixar o XML em uma plataforma.
Ah! Em sistemas mais modernos, você também pode importar um documento CTe para emitir outro CTe. Isso acontece quando uma transportadora contrata outra empresa de transporte para realizar a entrega.
Ou seja, a transportadora A emite o CTe para ter uma cobrança do valor de frete da mercadoria e a transportadora B gera um CTe para obter o mesmo.
7. Preencher os dados no documento
Com as etapas anteriores concluídas, agora é preciso preencher as informações necessárias contidas no Conhecimento de Transporte.
Acompanhe abaixo a relação de dados.
7.1. Remetente
As informações referentes a quem emitiu a Nota Fiscal são inseridas nos campos de Dados do Remetente.
Para os casos em que a transportada coleta a mercadoria na empresa que apenas está despachando, mas que não emitiu a Nota Fiscal, é preciso inserir as suas informações em Dados do Expedidor.
7.2. Destinatário
Já em Dados do Destinatário, é preciso inserir o CPF ou CNPJ de quem vai receber a mercadoria. Porém, fique atento: se a sua transportadora não vai entregar a carga ao destinatário final, essas informações devem ser inseridas em Dados do Recebedor.
7.3. Informações da Nota Fiscal
As principais informações da Nota Fiscal da mercadoria que será transportada também devem estar contidas no CTe, como:
- Chave de acesso NFe;
- Número e série da NFe;
- Data de emissão da NFe;
- Modelo do documento;
- Carga transportada;
- Peso/volume/cubagem;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações); e
- Valor total da nota.
7.4. Dados do motorista e veículo
Em 2016, a Sefaz anunciou uma nova versão do CTe. Essa atualização exclui a necessidade de informar no CTe os dados do motorista e do veículo em casos de carga fracionada, quando a transportadora opera com vários remetentes e destinatários em um só transporte.
Logo, preencher as informações nos campos do motorista e do veículo torna-se obrigatório apenas para cargas do tipo lotação.
Se você tem um sistema que armazena os dados da sua frota e da equipe de motoristas, o preenchimento desse campo torna-se muito mais rápido.
7.5. Valor da prestação do serviço
No que diz respeito a esse campo, basta preencher o valor do frete e outros possíveis valores, como pedágio.
8. Gerar o DACTe
Pronto! Agora que preencheu todos os campos necessários, o CTe da sua operação de transporte está pronto para ser gerado.
Como falamos, o sistema irá se conectar à Sefaz para validar o documento fiscal.
Lembrando que você também deve gerar o DACTe e tanto sua forma física quanto digital podem acompanhar a mercadoria desde a sua coleta até a entrega. Veja na imagem abaixo o modelo de um Documento Auxiliar após emitir CTe.
Experimente agora emitir o CTe sem erros
Aparentemente, são muitas informações para captar e colocar em prática, não é mesmo? Mas não se preocupe, com uma boa ferramenta para emitir CTe, esse passo a passo fica muito mais simples.
É o caso do Hivecloud CTe, um software moderno que não apenas emite seus documentos, mas também ajuda você a ter mais agilidade em suas operações de transporte. Além de emitir o CTe em segundos, ele preenche automaticamente campos como ICMS e CFOP, o que torna esse processo muito mais rápido e evita erros de digitação.
Após o treinamento recebido pelo nosso time de implantação, sua equipe tem acesso ilimitado ao nosso sistema, já que no Hivecloud CTe é possível criar vários usuários, sendo também ideal para transportadoras com filiais.
Que tal experimentar gratuitamente tudo isso e muito mais de um sistema completo e prático para sua transportadora?
Comece agora a usar o Hivecloud CTe com o auxílio da nossa equipe de suporte, disponível 24 horas para tirar suas dúvidas.
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