Dentro do processo logístico envolvendo o serviço de transporte existem diversas transportadoras que fazem a retirada da carga do remetente. Nesse sentido, em muitos casos isso só é possível se o motorista estiver portando um documento chamado ordem de coleta.
Como ele não é obrigatório em todo território nacional, muitos gestores têm dúvidas sobre emiti-lo ou não, mas vale ressaltar que essa ordem facilita a regularidade do transporte de cargas entre o ponto de origem e o centro de distribuição.
Por causa disso, neste artigo nós separamos as principais informações que você deve conhecer a respeito da ordem de coleta e a importância que ela tem na operação dos serviços prestados pelas transportadoras.
Então, continue lendo até o final!
O que é a Ordem de Coleta?
A Ordem de Coleta (modelo 20) é um documento emitido durante a realização dos serviços de transporte para assegurar a regularidade da carga entre o ponto de coleta até o centro de distribuição da transportadora.
Para facilitar a compreensão, imagine que um dos seus clientes precisa entregar uma televisão ao consumidor final e, para isso, a sua transportadora precisa buscar essa mercadoria no estoque dele.
Nesse sentido, a transportadora precisa gerar uma ordem de coleta que vai conter informações como: dados do que será coletado, dados do motorista e dados do veículo.
Assim, ao chegar no ponto de coleta, o motorista da transportadora apresenta o documento ao responsável que vai lhe entregar o produto e entrega o canhoto do documento assinado por ele mesmo.
Essa assinatura atesta que o condutor do veículo da transportadora pegou o produto em perfeito estado, facilitando a compreensão do processo logístico caso algum incidente ocorra até o centro de distribuição.
Ao chegar lá, aí sim o CTe e o MDFe poderão ser emitidos como documentos obrigatórios definitivos do transporte daquela mercadoria.
Por que o documento é importante?
Exemplo de Ordem de Coleta, documento importante para assegurar a regularidade
da carga entre o ponto de origem e o centro de distribuição da transportadora.
Como a Ordem de Coleta registra as condições da carga na etapa inicial do transporte, o documento é importante porque serve como registro do estado da mercadoria.
É por essa razão que emiti-lo acaba se tornando muito importante para o processo logístico, pois através do documento é possível ter uma ideia real do que será transportado e, com isso, a transportadora também evita surpresas desagradáveis.
É obrigatório emitir a Ordem de Coleta?
A Ordem de Coleta de Carga não é obrigatória em todo o território nacional, porém alguns estados exigem o documento para que o transporte seja realizado, como é o caso de Minas Gerais, Goiás e São Paulo, que possuem legislação própria.
Nas regiões em que não é obrigatória a emissão do documento, cabe à transportadora decidir se irá gerá-lo. Nesse caso, a Ordem acoberta as prestações de serviços municipais, mas vale reforçar que isso não substitui a emissão do CTe.
Quais os benefícios de utilizá-la?
Para que você tenha uma ideia real dos diversos benefícios que envolvem a emissão da ordem de coleta, além, é claro, de já saber que o documento funciona como registro das etapas iniciais do transporte, confira abaixo a lista com as principais vantagens de gerá-lo.
Fácil integração com outros sistemas
A Ordem de Coleta é um documento que pode ser gerado facilmente pelos sistemas de gestão da transportadora, pois o software possui um histórico das operações que são realizadas na empresa, como é o caso do Sistema TMS, que também emite outros documentos fiscais, a exemplo do CTe e MDFe.
Aumento da produtividade da transportadora
Com a integração ao sistema emissor, você faz o gerenciamento da sua transportadora em um único lugar. Assim, otimiza a operação logística e, com isso, ganha a possibilidade de aumentar a sua produtividade, tornando o dia a dia mais simples.
Reforço da regularidade da operação
Com a Ordem de Coleta a sua transportadora está assegurando a regularidade da operação, isso não só ajuda para os fins fiscais, como também garante que o seu embarcador sinta mais segurança e confiança na sua empresa.
Isto porque esse tipo de ação reforça a sua credibilidade, se tornando um diferencial competitivo, já que muitas transportadoras ainda não fazem esse tipo de emissão de documento nos estados em que a Ordem de Coleta não é obrigatória.
Como emitir o documento?
Se você está interessado em realizar corretamente a emissão da Ordem de Coleta, a primeira informação que precisa conhecer é que ela pode ser gerada pelos sistemas de gestão de transporte, como o TMS, que mencionamos anteriormente.
Um dos principais ganhos de ter um software emissor é que gerar a documentação se torna um processo automatizado, logo, além de ser muito mais fácil ter o documento em mãos, você ainda poupará tempo e minimizará possíveis erros.
Como é possível perceber, embora não seja obrigatório emitir a Ordem de Coleta, esse documento tem uma função extremamente importante na prestação dos serviços de transporte de carga, garantindo maior eficiência para a sua transportadora.
Agora que você já está ciente de como este pode ser um diferencial competitivo, sugerimos que continue lendo os nossos artigos para manter-se informado a respeito dos principais temas que podem ajudá-lo a potencializar a sua operação logística.
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