Problema recorrente no dia a dia das transportadoras, as reclamações relacionadas a entregas fora do prazo podem ser evitadas com um conjunto de ações que qualquer gestor pode começar a implementar hoje mesmo.
Conheça o passo a passo da solução que propomos!
Passo 1) Identificar as causas para as entregas fora do prazo
Quais são as causas de suas entregas fora do prazo? Essa pergunta simples pode parecer bastante complicada para muitos transportadores que não controlam o passo a passo de sua operação. Por essa razão, é necessário identificar os fatores que estão causando os atrasos em sua entrega para começar a contornar esses problemas.
Para conseguir isso, é importante registrar todos os passos relacionados à entrega. Os sistemas TMS (Transportation Management System) são perfeitos para esta função, pois permitem controlar a qualidade e a produtividade de todo o processo logístico.
Além disso, possuir um bom sistema de rastreamento permite observar o andamento da entrega e até registrar ocorrências, como uma interdição na via ou a ausência do destinatário.
Veja abaixo alguns problemas que podem resultar no atraso da entrega.
- Atrasos na coleta.
- Má gestão do armazém.
- Erros na emissão dos documentos fiscais.
- Falhas operacionais no veículo de transporte.
- Acidentes de trânsito.
O atraso também se dá por imprevistos alheios à gestão do transporte: desastres naturais, interdição na rota de entrega, ausência do destinatário e falta de espaço no armazém do recebedor. Até mesmo casos de erros na nota fiscal passada pelo cliente, com consequente apreensão da carga nos postos de fiscalização, são comuns.
Passo 2) Propor melhorias
Uma vez identificadas as causas das entregas fora do prazo, pode-se partir para as melhorias na operação.
Caso o problema seja identificado como falha da gestão interna, devem ser planejadas melhorias pontuais sobre ele. Por exemplo: se você encontrou erros recorrentes relacionados à emissão dos documentos fiscais, precisa entender como emitir esses documentos sem erros. Caso haja má gestão do armazém, pode ser preciso investir em um sistema WMS (Warehouse Management System).
No caso de problemas que não têm relação com a gestão interna, é possível estabelecer um contrato com acordo de níveis de serviço e ficar prevenido de prejuízos incalculáveis. O contrato deve estabelecer as obrigações da transportadora e do cliente, além de determinar como responsabilizar cada parte em caso de imprevistos ou mau cumprimento das funções.
Passo 3) Monitorar a operação
Após identificar os problemas que mais provocam entregas fora do prazo e definir como se prevenir deles, é hora de monitorar se as mudanças serão implementadas como o planejado.
Para isso, deve-se utilizar os mesmos sistemas de gestão e rastreamento indicados no passo 1 e acompanhar se a execução das tarefas está seguindo os padrões desejados.
Com um monitoramento ativo, é possível fazer modificações na operação durante sua própria execução. Isso permite corrigir falhas rapidamente e realizar a entrega dentro do prazo estabelecido.
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