Você sabe o que é e para que servem os softwares de integração eletrônica de dados? Se você ainda tem dúvidas sobre esse tipo de sistema tão utilizado por grandes empresas de transporte, leia o nosso artigo, entenda a importância de investir especialmente neste software e tire todas as suas dúvidas!
O que é a Integração Eletrônica de Dados?
Os Sistemas de Integração Eletrônica de Dados possuem o objetivo de facilitar a troca de dados e, caso necessário, a tradução dos mesmos. É possível definir como EDI a troca eletrônica de dados entre softwares através da internet ou uma rede privada.
O aumento na rapidez de troca de arquivos e dados importantes é uma das vantagens desse tipo de serviço, que contribui para a otimização da operação e a redução de custos com papéis, mensageiros, etc.
A maioria dos sistemas de integração possuem três componentes principais, como as mensagens padronizadas (documento padrão) e um programa tradutor que converte a mensagem em um padrão compreensível para o receptor e um meio de comunicação, que busca o documento no programa tradutor e envia para o destino final.
Principais recursos e funcionalidades
Apesar de não possuir tantos recursos como outros sistemas de gerenciamento de transportadoras ou utilidades expandidas, um sistema de integração eletrônica de dados é essencial para melhorar a relação com outras empresas e complementar a gestão através de outros softwares, como o TMS.
Não apenas isso, mas um software como esse também contribui para uma melhor gestão dos dados logísticos que precisam ser sempre bem organizados, de modo que o gestor possa administrá-los sem dores de cabeça, ao mesmo tempo que economiza tempo.
Intercâmbio eletrônico de dados
A principal funcionalidade de um sistema para integrar dados é permitir a integração das informações com outras plataformas. Na prática, esse intercâmbio proporciona ao gestor a possibilidade de agilizar suas operações de modo onde a análise, troca e consulta de informações fica muito mais prática e segura, pois os dados estarão todos alinhados entre os sistemas já utilizados na gestão das transportadoras.
Programa tradutor
Uma funcionalidade de tradução possui a tarefa de converter o formato de mensagem recebida para um formato entendido em seu sistema, assim como o contrário (a conversão para mensagens enviadas para outros sistemas de acordo com seu formato). Esses programas ainda possuem funções de criação de formatos de mensagens, mapeamento de mensagens de origem e destino, gerenciamento do meio de comunicação, entre outras.
Benefícios e resultados
Automatização do registro de pedidos, faturas e documentações
Mesmo hoje, muitas empresas ainda são adeptas do uso de planilhas ou papelada para organizar seus dados por acreditarem que isso oferece segurança e praticidade quando for preciso consultar e organizar as informações de sua gestão.
No entanto, isso pode representar uma grande perda de tempo por não ser a forma mais prática para agilizar os passos importantes na hora de gerenciá-los.
Além disso, o controle manual de dados ainda contribui para um gasto maior do tempo para gerenciá-los, tempo esse que poderia ser utilizado para se dedicar ao controle de outras operações em sua gestão. Isso terminar por gerar um dos fantasmas de qualquer gestão: a ociosidade.
Com um sistema de integração de dados, você consegue automatizar os processos para registrar as informações de sua transportadora através do sistema de armazenagem produzido para suportar variados formatos de arquivo, além da função tradutora para aqueles que não se encaixarem em seu formato padrão.
Maximizar produtividade
Toda empresa de transporte de carga quer ter o máximo de produtividade, aliando com ao aumento das operações e serviços prestados a uma linha confiável de clientes. Ainda assim, muitas empresas enfrentam problemas para encontrarem os meios ideias de se incluírem nessa identidade.
Além de apresentar um grau menor de produtividade, essa carência de prestação de serviços evidencia a necessidade de um estudo melhor acerca das características que estiverem implicando o atraso do crescimento das operações.
Isso representa que a empresa necessita começar a procurar alternativas para maximizar a produtividade de sua empresa de forma acessível e que possibilite um aumento da lucratividade.
Um sistema de integração eletrônica de dados é a solução ideal para isso. Não apenas por possibilitar um aumento da produtividade por agilizar os processos de uma gestão, possibilitando o gestor a se dedicar a outras operações, mas também contribui para uma economia maior, visto que ter um aumento da produtividade sem aumentar a quantidade de funcionários é algo que deve ser primordial para qualquer empresa.
Minimizar erros com a Integração Eletrônica de Dados
Toda empresa busca minimizar seus erros, esse é um fato. No entanto, são poucas empresas que realmente conseguem encurtar as possibilidades de erros durante sua gestão.
Isso acontece pois, muitas vezes, essas empresas não utilizam os meios corretos para isso ou simplesmente não acreditam que mudar suas estratégias de gestão seja o caminho ideal para alcançar seu objetivo.
Essa falta de confiança é, no entanto, o passo contrário para conseguir uma minimização de erros ao mesmo tempo que a produtividade é maximizada. Isso pode resultar apenas no corte de processos que só iriam servir para diminuir o lucro total de sua transportadora.
É por isso que confiar o intercâmbio de seus dados com um sistema de integração eletrônica é o passo ideal para conseguir minimizar seus erros. Por automatizar todas as operações e reduzir a necessidade de digitação manual, esses softwares funcionam como a ferramenta ideal para quem busca minimizar seus erros por um baixo custo total.
Principais fornecedores
Atualmente no mercado existem várias plataformas que oferecem vários graus de funcionalidades. O ideal é sempre procurar aquelas que mais se adequam às exigências de suas empresas.
Através do EDI, você pode obter grandes ganhos de produtividade para sua empresa para contar com implantação, treinamento e suporte 24h, além da personalização de um EDI de acordo com as necessidades da empresa e integração com outros sistemas.
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Alguma dúvida sobre os sistemas de integração eletrônica de dados? Pergunta aí nos comentários!
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