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6 motivos para adotar o sistema de gestão de fretes na sua empresa

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6 motivos para adotar o sistema de gestão de fretes na sua empresa
Hivecloud
Escrito por:
Atualizado em 22 de janeiro de 2024

A utilização do sistema de gestão de fretes é uma estratégia que traz uma série de benefícios, que vão desde o controle sobre os processos de transporte até a melhora dos resultados de desempenho logístico da empresa.

Além disso, há muitos pontos nessa área que antes eram tratados como diferenciais e, hoje em dia, se tornaram necessidades. Logo, essa solução é ideal para atendê-las, garantindo qualidade e agilidade nas entregas terceirizadas.

Por essa razão, sugerimos que você leia o artigo até o final para entender todos os benefícios de adotar um sistema de gestão de fretes! 

    O que é um sistema de gestão de fretes?

    Como o nome sugere, o sistema de gestão de fretes é uma solução utilizada por empresas embarcadoras no gerenciamento de entregas realizadas pelas transportadoras contratadas.

    Esse sistema também pode ser conhecido como TMS Embarcador, que vem do inglês Transportation Management Systems (Sistema de Gerenciamento de Transporte), um tipo de software também utilizado pelas transportadores, mas com funcionalidades próprias do público.

    A gestão de fretes faz parte do modelo logístico 3PL (Third-party Logistics = Terceira Parte Logística), processo em que uma empresa terceirizada é responsável por gerenciar as operações logísticas da empresa contratante, isto é, do embarcador de carga, que pode ser uma indústria ou distribuidora, por exemplo.

    O interessante do sistema de entregas é que ele proporciona uma estrutura logística bem organizada, uma vez que permite mais controle de como será realizada cada etapa da operação, por isso é tão importante adotá-lo. Vale reforçar que ter maneiras inteligentes de fazer esse monitoramento é fundamental, especialmente para as empresas que produzem em larga escala.

    Quais são os principais problemas de quem busca essa solução?

    Em uma pesquisa realizada pela RC Sollis, foi perguntado quais são os principais problemas enfrentados pelos embarcadores em relação às transportadoras contratadas para realizar o frete de mercadorias. O resultado desse levantamento você confere logo abaixo.

    Pesquisa da RC Sollis com embarcadores sobre gestão de fretes
    Fonte da pesquisa: RC Sollis.

    Abaixo, vamos explicar melhor sobre o porquê dessas situações serem problemas para as empresas embarcadoras e como isso influencia na procura de uma solução logística.

    1. Atendimento aos prazos de entrega

    Ao todo, 63% dos entrevistados na pesquisa da RC Sollis afirmaram que falta confiabilidade para o atendimento do prazo de entrega, o que interfere diretamente na cadeia logística de uma empresa que decide terceirizar essa etapa.

    Não só isso, mas também afeta a relação do cliente com a empresa embarcadora, mesmo não sendo ela a responsável pelo transporte, pois a transportadora é vista como parte da empresa.

    Cada vez mais o transporte terceirizado é a primeira opção na logística, mas, sem o uso de tecnologia como um sistema de gestão de fretes para ajudar a medir o desempenho desses fornecedores logísticos, essa falta de confiança pode ficar ainda mais expressiva.

    2. Falta de monitoramento das mercadorias 

    Saber com precisão a localização das suas mercadorias e ter uma visão ampla dos processos de entrega já deixou de ser um diferencial e hoje é uma necessidade para empresas embarcadoras.

    O risco de acidentes e roubos nas estradas, junto à necessidade de entregar a localização da carga ao cliente final, faz com que embarcadores procurem por sistemas de entregas capazes de oferecer uma função completa de monitoramento.

    Tanto o motorista da transportadora contratada encaminhando informações do frete via aplicativo de celular, quanto o gestor logístico da indústria ou distribuidora monitorando as entregas pela tela do sistema e gerenciando qualquer ocorrência.

    3. Alto custo com o transporte de cargas

    No Brasil, os custos com transporte de mercadorias custam caro e sofrem diversos impactos por causa de ações governamentais, além de outros fatores. Para você ter uma ideia, eles equivalem a uma média de 10% do faturamento das empresas. 

    Por causa disso, muitas organizações optam pela terceirização do transporte com o objetivo de não precisar lidar com todas as despesas envolvidas nesse setor. Nessa história, o sistema de gestão de fretes atua como aliado no gerenciamento dessa etapa logística.

    4. Pouca variedade no preço de frete 

    A falta de variedade nos preços de frete é uma realidade que traz dores de cabeça para quem está à frente da gestão. Muitas vezes, o gestor logístico acaba não investindo em outras áreas devido aos custos com uma contratação de frete.

    5. Cobranças de transporte indevidas

    Em muitas empresas, a auditoria de fretes ainda não é um processo automatizado ou nem faz parte da rotina financeira. O que acontece é que muitos contratantes de transportadoras pagam a mais pelo serviço de frete devido à falta de conferência nas faturas, que podem conter erros de digitação ou cobranças indevidas.

    Com a ausência dessa auditoria ou com o processo sendo realizado manualmente (o que leva mais tempo), diversos pagamentos incorretos não são evitados e a empresa tem sua lucratividade comprometida.

    Quais são as vantagens de adotar um sistema de gestão de fretes?

    Diante dos gargalos mencionados anteriormente, existem várias razões para justificar a adoção de um sistema de gestão de fretes, sendo as principais:

    1. Controle sobre processos de transporte

    Em um sistema de gestão de fretes é possível controlar todas as etapas do transporte terceirizado. Desde a cotação com transportadoras até a conferência de faturas para verificar possíveis erros de cobrança.

    Ter informações completas sobre cada operação disponíveis em um lugar só vai facilitar o dia a dia de quem está à frente da gestão. Com isso, o índice de assertividade tende a subir, assim como o desempenho logístico.

     2. Variedade e automação na cotação com transportadoras

    Um sistema de entregas como o TMS Embarcador centraliza os processos de um frete e a funcionalidade de cotação com transportadoras não fica de fora.

    Em alguns sistemas, por exemplo, é possível realizar cotações com transportadoras já cadastradas no sistema e com outras terceirizadas que também disponibilizam sua tabela de frete através da integração com o portal online de cotação.

    Com essa função presente na plataforma, fica mais prático escolher as transportadoras ideais para cada tipo de operação e fazer comparação com os preços de frete do mercado.

    3. Programação de expedição online

    A digitalização do processo de expedição da mercadoria é outra vantagem que garante mais agilidade no embarque de cargas e evita erros, pois os dados ficam cadastrados na plataforma e é possível solicitar a coleta online.

    4. Monitoramento da carga em tempo real 

    Como explicamos antes, não ter o status da mercadoria é um dos maiores problemas enfrentados pelos embarcadores. Neste sentido, a função do TMS Embarcador também envolve oferecer uma visão geral de toda a carga, entregando a localização dela em tempo real e ainda um histórico completo do trajeto percorrido. 

    É possível monitorar de forma mais eficiente cada romaneio, fazer rastreamento e receber as ocorrências enviadas pelo motorista através de áudios e fotos para ficar por dentro do que está acontecendo com cada frete.

    5. Auditoria com foco em redução dos custos

    Se antes a auditoria de fretes era manual e levava dias para ser feita, com a automação dessa etapa eliminam-se divergências de preço rapidamente. Ou seja, a sua rotina de trabalho vai ficar melhor, você vai ganhar tempo e, de quebra, terá mais economia no setor de transporte.

    Tudo isso porque a função de auditoria é capaz de comparar automaticamente a tabela de frete que o gestor logístico recebeu antes da contratação com os documentos de faturação emitidos pela transportadora. 

    Qualquer divergência entre os valores dos documentos é sinalizado no sistema para que as devidas correções sejam feitas pelo setor financeiro.

    6. Melhora dos resultados de desempenho

    Como todos os dados da empresa estarão centralizados, a inteligência do software de gestão de fretes permite a criação de relatórios que analisam o desempenho das atividades das transportadas cadastradas.

    Assim, o gestor pode avaliar diversos indicadores que são essenciais para a qualidade das operações. Com esses dados, ele toma importantes decisões em relação aos seus fornecedores logísticos, como a renovação de serviços ou a busca por novas terceirizadas.

    Como escolher um sistema de gestão de fretes

    Agora que já descrevemos sobre as várias vantagens de se fazer a gestão de entregas terceirizadas com o auxílio da tecnologia, chegou a hora de entender como escolher o sistema.

    Aqui, o primeiro ponto que é preciso observar está relacionado à sua própria operação. Por exemplo: dos problemas que listamos nesse artigo, quais são os que mais afetam a sua empresa?

    A partir do momento em que as suas necessidades forem definidas, você terá a base que vai definir a escolha ideal. Como sugestão, faça uma lista com todos os pontos que esse software precisará atender e solucionar antes de adotá-lo.

    Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender os benefícios de um sistema de gestão de fretes. Agora a sua empresa está preparada para iniciar o processo de escolha do sistema!

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