Você sabe o que são e para que servem os Sistemas de Gerenciamento de Transportes (TMS)? Se você ainda tem dúvidas sobre esse tipo de software tão utilizado por grandes empresas de transporte, leia o nosso artigo completo, entenda sua importância e tire todas as suas dúvidas!
O que é?
O TMS (Transportation Management System), também conhecido como Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma tecnologia desenvolvida com objetivo de oferecer às empresas a possibilidade de obter uma melhoria da qualidade e produtividade das principais operações de transporte.
Através desse tipo de sistema, a transportadora possui um controle total sobre todos os processos importantes de uma gestão. Isso porque algumas de suas funções vão de automatizar passos como acompanhar entregas, até emitir os documentos fiscais obrigatórios.
Principais recursos e funcionalidades
Gestão de contratos de frete
Através desse tipo de tecnologia, o gestor pode gerenciar totalmente os valores negociados entre transportadoras e embarcadores, assim como automação do cálculo de frete, evitando, assim, erros de cobrança que podem causar prejuízos para as transportadoras.
Emissão de documentos fiscais obrigatórios
Alguns desses sistemas realizam a emissão direta de documentos como CTe, MDFe e outros documentos obrigatórios para o transporte de cargas em cenário nacional. Isso permite com que o transportador dê um fim à sua necessidade de utilizar vários sistemas pelo TMS realizar várias etapas em um único sistema.
Gestão de cotações de frete
As tecnologias de gerenciamento de transporte também auxiliam no cálculo de cotações de frete de forma automatizada através de um sistema de entrada, bem como gestão dos orçamentos e acordos comerciais realizados com clientes para obter um aumento significativo da produtividade de sua transportadora.
Controle e planejamento de coletas
O Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) proporciona uma visão geral do registro e acompanhamento de solicitações de coleta, assim como permite o planejamento de alocação de recursos (veículos e motoristas) para a realização das operações de entrega, despacho, redespacho, etc.
Controle e planejamento de transferências
Essa tecnologia realiza o registro e acompanhamento do trânsito de mercadorias entre as unidades físicas da transportadoras para, com isso, garantir mais segurança e controle sobre os produtos transportados.
Controle e planejamento da distribuição
Registro e acompanhamento das entregas, bem como o planejamento de alocação de recursos dos veículos e motoristas para a realização das operações. Isso oferece muito mais segurança no acompanhamento das entregas por permitir acompanhar lado a lado todos os passos da distribuição.
Rastreabilidade de informações
Registro em tempo real de todas as informações sobre as entregas através do uso de recursos como a tecnologia móvel, como celulares ou tablets. Isso funciona para garantir não apenas a segurança da mercadoria, mas também para acompanhar o andamento das entregas.
Acompanhamento das entregas
Os sistemas TMS disponibilizam o acompanhamento online e em tempo real das informações sobre o andamento das entregas de forma que pode ser acessada por todos os parceiros envolvido nos processos de entrega dos produtos.
Faturamento
Esse tipo de sistema também possibilita cadastrar um índice do faturamento que reúne os dados financeiros de todos os elementos da gestão, além da ligação financeira das operações realizadas e emissão de duplicatas para cobrança.
Integração eletrônica de dados
Os sistemas de gerenciamento de transportes costumar ter compatibilidade com os principais padrões de Integração Eletrônica disponíveis no segmento de transportes.
Isso garante com que todos os seus dados estarão seguros e compatíveis com outras plataformas na hora de realizar procedimentos que precisam ser utilizados mais de um sistema ou simplesmente para fazer a migração de dados entre eles.
Benefícios e resultados
O uso correto desse tipo de sistema pode trazer diversos benefícios que antes seriam impossibilitados por problemas ocorridos na realização manual dessas tarefas ou por tecnologias ultrapassadas que só serviam para atrasar suas operações.
Para ajudá-lo a entender sua importância, nós separamos alguns dos benefícios que são resultados da utilização dos sistemas de gerenciamento de transportes (TMS) nas transportadoras, confira:
Redução de falhas e erros no cálculo do frete
Atualmente, muitas empresas ainda fazem o cálculo do frete manualmente, seja por não conhecer ou optar não investir em uma tecnologia dedicada a realizar todos esses passos.>
Isso muitas vezes gera problemas de erro de digitação, cálculo errado, e até atraso de mercadorias pela falta de documentação correta. Por isso, estar atento em formas de minimizar esses erros deve ser sempre prioridade quando se está em busca de potencializar as operações de uma transportadora.
Além disso, a empresa ainda corre o risco de pagar impostos em duplicidade por algum tipo de problema durante a administração manual desses dados, como o pagamento indevido de alguma taxa tributária. Esse tipo de problema pode vir a se tornar uma grande dor de cabeça durante sua gestão.
Com um cálculo automático do frete, você conseguirá agilizar grande parte dos serviços que fazem parte do planejamento eficaz de um transporte de cargas, além de minimizar os erros que podem trazer grandes prejuízos.
Atendimento às exigências dos principais embarcadores
Muitas empresas do mercado de transportes também enfrentam dificuldades para fechar negócios com grandes embarcadores por não atenderem todas as exigências em relação a suas operações, como a falta de confiança em um serviço operado manualmente.
Isso termina gerando um transtorno que pode resultar na perda de potenciais clientes, negativar o desempenho da empresa ou até mesmo o fim de contratos favoráveis para sua transportadora.
Sem atender essas exigências de integração de dados, sua transportadora terá dificuldades em fechar negócios com os principais contratantes de frete por não oferecer um serviço que atenda aos padrões do mercado.
Com a integração de dados via EDI, sua empresa terá maiores chances de conseguir fechar os melhores negócios com grandes embarcadores. Isso terá um impacto direto na sua receita, visto que sua empresa conseguirá fechar melhores contratos de frete.
Rastreabilidade completa de suas operações
Não ter o controle total de suas operações é o cenário de diversas empresas que atuam no transporte de cargas, seja por não acharem viável investir em uma tecnologia para isso ou por simplesmente não ter conhecimento de seu funcionamento.
No entanto, esse tipo de abordagem de falta de controle pode gerar prejuízos como o atraso de coletas e entregas, o que vai diminuir significativamente não apenas a qualidade do serviço que está sendo oferecido, mas também as relações com seus clientes.
Além de correr o risco de atrasar o recebimento do frete e gerar insatisfação por não conseguir cumprir os prazos determinados, isso terá um impacto negativo sobre todas as relações com seus clientes. A confiabilidade de seu contratante deve ser sempre levada em conta, onde realizando esse tipo de abordagem o resultado será exatamente o contrário.
Com um acompanhamento total das operações, você irá automatizar a sua gestão de sua transportadora, conseguindo assim economizar tempo e dinheiro, podendo assim se dedicar melhor às decisões estratégicas de sua empresa.
Principais fornecedores
Existem muitas opções no mercado que possuem o objetivo de auxiliar os transportadores a melhorarem a qualidade de seus serviços, oferecendo funcionalidades e possibilidades variadas que devem sempre se adequar a partir da escolha e atendendo às necessidades de cada gestor.
O Super TMS é uma plataforma completamente online que agiliza a operação de forma simples, elimina os erros de digitação manual, com uma equipe de implementação pronta para te ajudar a configurar o seu ambiente e suporte disponível para oferecer o melhor serviço para sua transportadora.
Gerenciar uma transportadora pode ser um trabalho complicado devido à inúmeras especificações e regulamentações que acompanham qualquer operação no transporte de cargas.
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