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Entenda a importância do TMS Embarcador na gestão de fretes contratados

Entenda a importância do TMS Embarcador na gestão de fretes contratados

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(atualizado em 28 de outubro de 2020, às 2:51 pm)

Índice

A logística é um setor que traz diversos desafios para uma empresa, seja ela uma indústria, atacadista, distribuidora, e-commerce ou varejo. Por esse motivo, é essencial contar com soluções tecnológicas capazes de atender às necessidades dos embarcadores de cargas e de trazer resultados para a gestão de fretes contratados: uma delas é o sistema TMS Embarcador.

Confira neste artigo a importância que o TMS Embarcador traz para o setor logístico das empresas que terceirizam o transporte de suas mercadorias e saiba como aplicá-lo na logística do seu negócio.

O que é TMS Embarcador?

A sigla TMS vem do inglês Transportation Management Systems, que significa Sistema de Gerenciamento de Transporte.

Esse tipo de sistema é usado mundialmente no mercado logístico para o gerenciamento de todo processo de distribuição e transporte de mercadorias.

No caso do software TMS voltado para o embarcador de cargas, TMS Embarcador, sua função é proporcionar às empresas o máximo controle sobre suas mercadorias enquanto estão sendo fretadas por empresas de transporte terceirizado.

Além disso, o TMS Embarcador proporciona diversas outras funções relacionadas ao transporte:

  • Solicitação de ordem de serviço;
  • Cálculo automático de frete;
  • contratação de transportadora;
  • monitoramento de frete em tempo real;
  • auditoria de frete;
  • relatórios de desempenho.

Diferença entre TMS Embarcador e TMS Transportador

Assim como o TMS Embarcador, o sistema TMS Transportador também é focado no gerenciamento das operações de transporte. Porém, existem algumas diferenças significativas entre esses dois módulos.

Como já mencionamos, o TMS Embarcador é para empresas gerenciarem as transportadoras de carga que estão realizando o frete das suas mercadorias. Logo, é um sistema que atua exclusivamente na área logística de uma empresa, controlando e monitorando a mercadoria desde a sua coleta feita pela transportadora até a entrega ao destinatário.

Já o TMS para transportadoras tem funcionalidades mais abrangentes, uma vez que vão além da logística. Nesse sentido, além de gerenciar  as operações de transporte realizadas pela sua frota de veículos, o TMS Transportador também realiza funções administrativas e financeiras, como, por exemplo, a emissão de documentos fiscais, o faturamento e o seguro de carga.

Qual é a importância do TMS Embarcador na logística 3PL?

Se você ainda não sabe, 3PL é um processo logístico que envolve a terceirização de provedores logísticos (empresas) contratados para realizar uma determinada função operacional. 

De forma mais clara, se você é uma empresa que contrata transportadoras para fazer o frete da sua mercadoria, você utiliza o processo logístico 3PL.

> Quer saber mais sobre 3PL? Confira aqui um conteúdo completo!

Logo, o cenário das organizações que utilizam o processo 3PL é composto pela necessidade de uma estrutura logística bem organizada, uma vez que são empresas que produzem em alta escala e/ou armazenam seus produtos para serem distribuídos. 

Por esse motivo, TMS Embarcador atua facilitando e otimizando as etapas de distribuição e transporte das mercadorias realizadas pelas transportadoras contratadas. 

É um software que garante mais controle no monitoramento de carga e possibilita ao embarcador uma redução de custos com o transporte terceirizado.

Principais dores sentidas na gestão de fretes terceirizados

1. Falta de variedade no mercado sobre preço de frete

Uma das principais dores de cabeça dos gestores de empresa é a falta de preços mais atrativos. Por esse motivo, muitos contratantes deixam de investir financeiramente em outras áreas da empresa porque os gastos estão concentrados nos preços de frete.

2. Custos com transporte de carga

No Brasil, os custos logísticos chegam a atingir 12,37% dos gastos que envolvem uma empresa. O motivo disso é que dentro do valor de frete cobrado pela transportadora estão diversas despesas, como combustível, veículos, motorista, manutenção, despesas indiretas e pneus.

De uma forma ou de outra, esses gastos influenciam no valor a ser cobrado para os embarcadores de carga, que precisam a todo tempo analisar o desempenho das transportadoras. Mas sem uma ferramenta que ajude a levantar relatórios de desempenho das operações, fica bastante difícil encontrar oportunidades de economia.

3. Divergências no valor de frete cobrado

Erros de valor nos documentos que fazem parte da contratação de frete são bastante comuns nesse setor.

A falta de conferência do preço cobrado na tabela de frete da transportadora com o valor descrito no CTe (Conhecimento de Transporte que a transportadora emite para cobrar o serviço) causa prejuízos a longo prazo, uma vez que o gestor pode não conferir se há divergências nos preços e acaba pagando mais caro.

4. Falta de informações durante o transporte da mercadoria

Não ter informações sobre a carga enquanto está sendo transportada é uma dor prejudicial inclusive para o cliente da empresa. Muitas organizações ainda não dispõem de ferramentas que auxiliam no monitoramento da mercadoria e, consequentemente, não conseguem passar para seus clientes o status da entrega. 

Vantagens do TMS Embarcador na gestão de fretes terceirizados

Para atender às demandas de uma empresa, um bom sistema TMS Embarcador precisa agrupar funcionalidades focadas em atingir processos logísticos, os quais vão desde o primeiro contato com as transportadoras disponíveis para o serviço de frete até o relatório de custo com transporte avaliado no final de cada mês.

Diante disso, uma plataforma eficaz proporciona uma série de vantagens significativas para o dia a dia do embarcador de cargas, as quais veremos a seguir.

1. Cotação automática de frete com transportadoras (privada e pública)

Uma das propostas do sistema TMS Embarcador é centralizar toda parte logística de uma empresa, inclusive o processo de cotações.

Por isso, a plataforma permite realizar a cotação automática com as transportadoras cadastradas e ter o valor da tabela de frete em tempo real, a fim de evitar a perda de tempo em pesquisas de preço e outros procedimentos que atrasam.

Já em softwares de gestão de frete mais avançados como o Hivecloud 3PL, por exemplo, existem duas classificações de transportadoras exibindo a tabela de frete. A primeira são as empresas homologadas, que o próprio embarcador pode cadastrar no sistema, sendo geralmente fornecedores com quem ele já trabalhou.

Já a segunda classificação envolve centenas de transportadoras cadastradas em uma das maiores plataformas online de cotação, o Hivecloud Fretelink. Com essa solução integrada, transportadoras de todo Brasil exibem sua tabela de frete e cabe ao gestor logístico escolher a melhor empresa, após informar os dados da sua mercadoria.

Isso traz variedade de preço para a empresa, economia com custos de transporte e uma análise sobre o preço de frete que está sendo cobrado no mercado.

planilha para conferência de frete

2. Programação de expedição online

Outras vantagens presentes na plataforma de TMS Embarcador são a agilidade e a digitalização no processo de expedição da mercadoria, uma vez que é possível solicitar a coleta de carga eletronicamente.

Para que isso aconteça, basta que as transportadoras estejam cadastradas no sistema. A partir disso, a plataforma permite ao gestor logístico acionar seu fornecedor de transporte com um pedido de coleta. Após aceitar a solicitação, ele pode acompanhar o andamento de expedição dentro da plataforma.

A forma como esse procedimento é realizado garante rapidez e aumento da produtividade para o gestor, além de evitar erros de digitação e de custos, uma vez que os dados já estão cadastrados.

3. Monitoramento da carga tempo real

O TMS Embarcador também apresenta uma visão geral e centralizada de todas as mercadorias que estão em transporte. Isso acontece através do módulo de monitoramento presente na plataforma.

A funcionalidade entrega em tempo real a localização exata da carga transportada, de eventos que possam ter acontecido durante o percurso e o seu histórico completo. Além disso, o embarcador de cargas pode receber fotos e digitalizações de documentos, como o canhoto de uma Nota Fiscal eletrônica assinado, por exemplo.

Como pode perceber, essas funções reforçam o controle sobre as operações do transporte terceirizado, a fim de que o embarcador tenha informações completas sobre suas mercadorias para repassar aos seus clientes, que são os destinatários de frete.

4. Redução dos custos com transporte terceirizado

Outro benefício que o gestor de logística consegue obter por meio do TMS Embarcador é a redução de custos com as transportadoras contratadas, por meio da auditoria de fretes, o que acontece em duas etapas.

Primeiramente, o sistema compara o CTe emitido pela transportadora com a tabela de frete que o gestor tem cadastrada no TMS Embarcador. Se for verificada alguma divergência de valores, é possível informar à transportadora a cobrança indevida do valor a mais, para que a mesma emita uma fatura com o desconto solicitado pelo gestor.

Após receber a fatura com o desconto, conforme foi apontado pela função de auditoria, o sistema faz uma segunda comparação, que envolve essa fatura recebida com o mesmo CTe verificado na primeira etapa.

Além de eliminar divergências de valores por meio dessas duas comparações, todo esse procedimento é feito em segundos com poucos cliques.

Para uma grande empresa que antes levava de 3 a 4 dias fazendo o processo manual de auditorias, hoje consegue reduzir esse trabalho em segundos com o TMS Embarcador. Isso proporciona à empresa:

1. Rotina de trabalho mais otimizada;
2. Ganho de tempo;
3. Equipe dedicada a outras funções;
4. Digitalização dos processos de auditoria;
5. Menos erros de preços passando despercebidos;
6. Economia de até 11% nos custos com transporte terceirizado.

5. Resultados de desempenho

Ter uma análise completa de toda gestão de fretes também é muito importante para o gestor, uma vez que ele precisa monitorar regularmente as suas métricas de logística. Pensando nessa necessidade, o TMS Embarcador também realiza relatórios de desempenho sobre as operações das transportadoras.

A partir dos dados que são relatados no sistema, é possível avaliar diversas informações:

1. Custos com frete;
2. Porcentagem de atrasos e não comparecimento pelas transportadoras;
3. Indicadores de OTIF (On Time In Full), focados na data, horário e local de entrega acordados previamente com o cliente;
4. Uma visão geral de análise das entregas, separadas por status, ocorrência, empresa transportadora, UF, tentativas de entrega e prazos de entrega.

Utilizando o TMS embarcador na sua empresa

Diante de tudo o que foi explicado sobre o TMS Embarcador, estão claras as inúmeras vantagens que o sistema traz para a empresa em diversos aspectos: otimização da área logística, controle sobre as mercadorias, produtividade da equipe e a economia com os custos de transporte.

Todos esses benefícios podem ser encontrados em nossa solução para embarcadores de carga, o Hivecloud 3PL. Uma poderosa ferramenta que centraliza todas as informações de frete e que está promovendo um grande desempenho no setor logístico das empresas.

Todas os dados e o próprio sistema ficam armazenados na nuvem, o que significa que você pode fazer o controle de fretes de onde quiser e sem limites de usuário para que toda sua equipe possa ter acesso.

Garanta agora o sucesso das suas entregas e fale com nosso consultor Hivecloud 3PL para conhecer de perto todas as vantagens!

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