Para quem deseja atuar no ramo de transporte de cargas, é essencial compreender como é realizada a gestão operacional do transporte para que os diversos processos envolvidos sejam realizados de maneira eficiente.
Deste modo, o transportador precisa conhecer e saber realizar todas as etapas que integram a gestão operacional, que vão desde a gestão dos fluxos da operação até o controle dos custos operacionais. Acompanhe a seguir as etapas que devem ser seguidas.
Fluxo Operacional
Toda empresa possui processos, e dentro do setor logístico também não é diferente, já que as transportadoras possuem um conjunto de processos que devem ser executados no transporte de mercadorias. Dentre os principais pode-se destacar:
- Vendas e Negociação: Etapa inicial, onde a transportadora negocia com seus clientes o valor do frete para o transporte e firmação de contrato de prestação de serviço, além dos parâmetros de qualidade como índices de avarias, prazos de entregas, entre outros.
- Cotação de Frete: Esta etapa ocorre quando a operação de transporte é do tipo spot. Para esta fase a transportadora deve manter registros de frete para operações deste tipo, além de controlar os orçamentos e realizar cálculos automáticos, a fim de agilizar o processo de cotação.
- Coleta: Na fase de coleta da mercadoria, é essencial que a transportadora faça a gestão de todo o trajeto a ser percorrido, acompanhando o status das coletas, além de monitorar os custos operacionais, emitir os documentos fiscais (NF-e ou MDF-e) e realizar a averbação da carga coletada.
- Transferência: A transferência é realizada após a coleta da mercadoria, sendo uma fase onde é importante acompanhar seu status, monitorar custos operacionais, custos com contratação de mão de obra adicional (quando houver) e emissão dos documentos fiscais exigidos.
- Agendamento de entrega: Etapa onde deve ser realizado contato com o destinatário para marcar data e horário da entrega, além do monitoramento de reagendamentos ou cancelamentos.
- Entrega: Nesta fase, o transportador realiza diversas entregas em caso de transporte fracionado, ou casos de carga fechada/lotação em que o veículo que realiza a coleta e segue diretamente para a entrega da carga. Nesta etapa deve haver controle das entregas efetuadas e canceladas, monitoramento de ocorrências, entre outros.
- Redespacho e/ou Redespacho Intermediário: Ocorre quando as atividades de entrega e/ou transferência são terceirizadas para outro transportador, sendo comum em operações destinadas ao interior dos estados ou operações com trechos aéreos, aquaviários ou ferroviários. Nesta fase deve haver o acompanhamento dos status dos redespachos, monitoramento de custos a serem rateados, entre outros.
- Faturamento: O faturamento representa a etapa final do fluxo operacional, sendo levantadas as entregas efetuadas em um determinado período e realizadoa a cobrança e recebimento do serviço prestado. Nesta fase deve haver o controle dos recebimentos, entregas faturadas e não faturadas, controle da inadimplência, entre outros.
Indicadores de acompanhamento
Tão importante quanto acompanhar todo o fluxo operacional da transportara, é acompanhar os indicadores das operações, que visam auxiliar nas tomadas de decisões, acompanhamento das ocorrências e melhoria dos serviços prestados. Para realizar o monitoramento das atividades de uma empresa de transporte de cargas, é comum o uso dos seguintes relatórios:
Relatório de Performance
Possibilita ao transportador avaliar e mensurar os resultados gerais da empresa. Neste caso, o uso de sistemas facilitadores como, por exemplo, o TMS (Transportation Management System), irá possibilitar o acompanhamento das áreas operacionais, comerciais e financeiras, calculando também as despesas com a manutenção de frota, mão-de-obra e mensuração dos índices de estregas.
Os Indicadores de Performance (KPIs- Key Performance Indicators), também são essenciais para uma melhor análise. Na área de transportes de cargas, o indicador OTIF (On Time In Full) possibilita o monitoramento da qualidade das entregas, para promover melhorias constantes.
Relatório de Análise de Rentabilidade
Este relatório demonstra a lucratividade da empresa, sendo possível se programar para investimentos ou cortes de gastos. Além de possibilitar às transportadoras adotarem uma rigorosa análise de suas rentabilidades, este acompanhamento demonstra se cada frete realizado está contribuindo efetivamente para o pagamento das despesas fixas, possibilitando também a sobra de um percentual adequado de lucro.
Monitoramento de Ocorrência
O monitoramento de ocorrências possibilita a transportadora acompanhar de forma rápida e eficaz quaisquer eventos que venham ocorrer durante o transporte da carga. Para auxiliar no monitoramento, a empresa poderá contar com o uso da tecnologia como aplicativos para celular e o uso de GPS.
Monitoramento de MarkUp da Operação
O monitoramento de MarkUp possibilita analisar se o preço do frete está sendo calculado de maneira correta baseando-se nos custos da empresa. O cálculo consiste em somar todas as despesas do serviço junto com uma margem de lucro para obter-se o preço final.
Conforme demonstrado, foi possível conhecer os principais processos operacionais e os relatórios de desempenho mais utilizados para o acompanhamento e monitoramento do transporte de cargas.
Deste modo, quem deseja montar uma transportadora, deve conhecer todo o fluxo operacional bem como saber monitorar todas as operações além de acompanhar o desempenho da empresa com o uso das ferramentas adequadas.
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