Na rotina do transporte de cargas, a eficiência e a precisão são fundamentais. Afinal, cada detalhe conta para garantir que as mercadorias cheguem ao destino correto, no prazo combinado e com o menor custo possível.
Nesse cenário, os softwares de gestão se tornaram ferramentas indispensáveis para transportadoras e empresas que realizam transporte próprio. Afinal, através deles é possível gerir várias operações, como controle de comissões, clientes e fornecedores, geração de ocorrências, controle de cheques, conciliação bancária, entre outros. Mas com tantas opções no mercado, como escolher o ideal para o seu negócio?
Ao longo desse texto vamos explorar a importância dos softwares de gestão, como o TMS (Transportation Management System) e os emissores de documentos fiscais como CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
Acompanhe e saiba mais.
- O que é um software para transporte?
- Tipos de softwares para transporte
- Quais os benefícios de utilizar um software para transporte?
- Como escolher os melhores softwares para transporte?
O que é um software para transporte?
Um software para transporte é uma ferramenta digital projetada para gerenciar e otimizar as operações logísticas e de transporte de cargas.
Esses softwares abrangem uma variedade de funcionalidades que ajudam transportadoras e empresas que realizam transporte próprio a melhorar a eficiência, reduzir custos e garantir a conformidade legal.
Além disso, eles facilitam a emissão de documentos fiscais obrigatórios, como CTe e MDFe.
Abaixo, confira os principais tipos de software para transporte e suas principais características.
Tipos de softwares para transporte
Os softwares para transporte são essenciais para otimizar as operações logísticas e garantir a eficiência na gestão de frotas e no cumprimento das obrigações fiscais.
Basicamente, existem diversos tipos deles, cada um específico para algum aspecto importante do funcionamento do transporte de cargas. Conheça alguns e suas principais funcionalidades:
1. TMS (Transportation Management System)
TMS é um sistema de gestão de transporte que ajuda no planejamento, execução e otimização das operações logísticas. Ele também oferece controle de transportadoras, auxiliando na gestão de comissões, clientes e fornecedores.
Suas principais funcionalidades são:
Financeiro: fluxo de caixa, contas a pagar e receber, controle de caixa, planejamento orçamentário e convênio de cobrança.
Gestão de Frotas: monitoramento da manutenção, consumo de combustível, controle de pneus e manutenções.
Comercial: controle de pedidos e lotes de carga, emissão de cotação de fretes, além de controle de fechamento de cotações.
Gestão de fretes: funcionalidades como cadastros financeiros, tabela de frete para motoristas, tabela de preços de frete, emissão de contratos de frete e RPA.
Relatórios e análises: geração de relatórios detalhados sobre a performance operacional, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
2.2 2. Softwares emissores de CTe e MDFe para emissão de documentos fiscais
Esses softwares são especializados na emissão de documentos fiscais obrigatórios para o transporte de cargas no Brasil, como o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
Assim, a utilização de sistemas é crucial para evitar sanções e multas, garantindo a conformidade com o manifesto de documentos fiscais.
Além da emissão, geralmente incluem outras funcionalidades como:
Armazenamento seguro: armazenamento seguro dos documentos fiscais, garantindo conformidade com a legislação.
Preenchimento inteligente de dados: emissores como o da Hivecloud oferecem o preenchimento automático de dados para agilizar todo o processo da emissão e evitar erros fiscais.
Usuários e armazenamento ilimitados: cadastre usuários de forma ilimitada para que toda sua equipe possa emitir o documento sem perda de tempo e produtividade.
Importação de arquivos: importe facilmente arquivos XML e NFe para agilizar a emissão do Conhecimento de Transporte e evitar erros de digitação.
3. WMS (Warehouse Management System)
Sistema de gestão de armazéns que auxilia na otimização dos processos de armazenamento e movimentação de mercadorias dentro dos depósitos.
Funcionalidades:
- Gestão de estoques: controle de níveis de estoque, localização de produtos e reabastecimento.
- Recebimento e expedição: automatização dos processos de entrada e saída de mercadorias.
- Rastreamento de mercadorias: acompanhamento das mercadorias desde a entrada no armazém até a expedição.
- Relatórios e análises: relatórios sobre a performance do armazém, eficiência de espaço e movimentação de produtos.
Quais os benefícios de utilizar um software para transporte?
Eficiência operacional
Os softwares de transporte automatizam processos que antes eram feitos manualmente, reduzindo erros humanos e acelerando as operações.
Isso inclui desde o planejamento de rotas até a gestão de frotas e a emissão de documentos fiscais. Além disso, o sistema TMS otimiza o tempo nas transações e na organização de cargas.
Redução de custos
A otimização de rotas, o melhor gerenciamento da frota e o monitoramento do consumo de combustível contribuem para a redução dos custos operacionais. O controle de transportadoras também desempenha um papel crucial na automação logística e na otimização de operações, facilitando a gestão de comissões, clientes, fornecedores e outras atividades relacionadas.
Além disso, a automação dos processos administrativos diminui a necessidade de mão de obra para tarefas repetitivas.
Conformidade legal
A emissão correta de documentos fiscais, como o CTe e o MDFe, é essencial para evitar multas e sanções. O controle fiscal é fundamental para a gestão das questões fiscais e tributárias, garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.
Dessa forma, os softwares emissores garantem que esses documentos sejam gerados e enviados conforme as exigências legais.
3.4 Visibilidade e controle de transportadoras
Os softwares de transporte oferecem uma visão completa da operação, permitindo o acompanhamento em tempo real das entregas e do status dos veículos. O CT-es facilita o controle do status de entrega e a geração de ocorrências.
Sendo assim, essa visibilidade facilita a identificação e resolução rápida de problemas, melhorando o nível de serviço oferecido aos clientes.
Como escolher os melhores softwares para transporte?
1. Avalie as necessidades do seu negócio
Primeiro, avalie as necessidades específicas da sua empresa. Considere o tipo de operação que você realiza, seja transporte próprio, terceirizado ou outro modelo.
Também leve em conta o volume de operações, como a quantidade de entregas diárias e o número de veículos na sua frota. Além disso, verifique as exigências fiscais, como a necessidade de emissão de documentos obrigatórios como CTe e MDFe.
Entender esses aspectos é crucial para escolher um software que realmente atenda às suas demandas.
2. Pesquise as opções disponíveis
Em seguida, pesquise as opções disponíveis no mercado para entender melhor como diferentes softwares funcionam na prática.
Para isso, avalie as opiniões de outros usuários para ter uma ideia da reputação e da eficácia das soluções oferecidas. Além disso, verifique se o software permite a comunicação via e-mail com clientes e a importação de notas fiscais, facilitando assim a gestão do seu negócio.
Essa pesquisa ajudará você a identificar os softwares mais adequados às necessidades da sua empresa.
3. Verifique funcionalidades essenciais
Verifique se o software oferece as funcionalidades essenciais que você precisa. Por exemplo, em relação aos emissores, certifique-se de que eles emitem documentos automaticamente conforme as normas da Receita Federal, valida e envia os documentos para a SEFAZ, armazena os documentos de forma segura e integra-se com outros sistemas de gestão.
4. Facilidade de uso
A usabilidade do software é crucial. Escolha soluções que tenham interfaces intuitivas e amigáveis, facilitando o uso diário pela equipe. O uso de um sistema TMS pode melhorar significativamente a eficiência operacional, otimizando processos e reduzindo erros. Verifique também se o fornecedor oferece treinamentos e suporte adequados para garantir uma implementação tranquila e eficiente.
5. Custo-benefício
Analise o custo total de propriedade do software, incluindo custos de aquisição, taxas de licença e manutenção, custos de implementação e treinamento, e suporte técnico.
Compare esses custos com os benefícios esperados para garantir um bom retorno sobre o investimento.
6. Suporte e atualizações
Verifique a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Um bom suporte é essencial para resolver problemas rapidamente e garantir o funcionamento contínuo da operação. Além disso, atualizações regulares são cruciais para manter o controle fiscal em conformidade com as novas regulamentações.
Além disso, confira se o software recebe atualizações regulares para se manter compatível com novas regulamentações e avanços tecnológicos.
7. Segurança dos dados
A segurança dos dados é um fator crítico, especialmente quando se trata de informações fiscais e financeiras.
Dessa forma, o software deve ter medidas robustas de segurança, como criptografia de dados, backups regulares e controle de acesso.
Além disso, é fundamental garantir a segurança na comunicação com clientes por e-mail, implementando medidas de proteção adequadas.
8. Flexibilidade e escalabilidade
Escolha um software que seja flexível e escalável, capaz de crescer junto com a sua empresa.
Ele deve ser capaz de adaptar-se a novas necessidades e volumes de operação sem perder desempenho.
Afinal, um software escalável evita a necessidade de substituições frequentes e permite que a empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado.
9. Teste e demonstrações
Sempre que possível, solicite uma demonstração do software ou utilize uma versão de teste. Isso permite avaliar na prática se o software atende às suas necessidades e se a equipe se adapta bem à ferramenta. Além disso, o uso de CT-es facilita a geração de ocorrências e o controle do status de entrega.
Em síntese, escolher o software de transporte ideal é essencial para otimizar operações, reduzir custos e melhorar a eficiência e a satisfação do cliente. Ao avaliar as necessidades do seu negócio, pesquisar opções disponíveis, verificar funcionalidades, e considerar fatores como facilidade de uso, integração, custo-benefício, suporte, segurança, flexibilidade e escalabilidade, você garante uma decisão informada e estratégica.
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