Os custos de transporte representam uma parte significativa das despesas das empresas que movimentam cargas no Brasil.
Para reduzir esses gastos, muitas embarcadoras têm optado cada vez mais pela terceirização de frotas e serviços logísticos.
No entanto, um desafio constante para os gestores que contratam transportadoras são as cobranças indevidas, o que torna a auditoria de frete uma prática essencial para garantir a precisão e a redução dos custos de transporte.
Quer entender mais sobre esse conceito? Continue a leitura!
O que é uma Auditoria de Frete?
Como conceito, a auditoria de frete é simples de entender.
A ideia é realizar uma conferência minuciosa e sistemática para garantir que o que foi acordado previamente tenha sido devidamente cumprido, desde indicadores de níveis de serviço até prazos e, principalmente, custos.
Realizar uma auditoria nos documentos de transportes é útil para avaliar se os documentos fiscais enviados pelas transportadoras estão de acordo com o exigido na ordem de serviço, e assim evitar os pagamentos indevidos.
Cobranças indevidas nos transportes
Os gestores da área logística apontam as cobranças indevidas como um dos principais problemas a serem enfrentados na gestão dos transportes.
Elas acontecem porque a composição do preço do frete pode ser um pouco complexa, o que gera muitas oportunidades para os erros. São exemplos comuns:
- Cálculos do valor do frete: muitos transportadores têm sua tabela de fretes na cabeça, o que dá margem a erros na hora de fechar a fatura;
- Averbações incorreta da carga: na hora de repassar a informação sobre a averbação da carga, podem acontecer erros de digitação ou mesmo se passar a informação incorreta;
- Aplicações de descontos: por conta da janela de tempo entre a negociação e o fechamento da fatura, os descontos negociados podem não corresponder à fatura;
- Atrasos na entrega: a depender do contrato, os atrasos podem gerar descontos no valor total do transporte;
- Classes de produto: errar nessa classificação pode interferir no frete-valor e assim afetar o valor do serviço;
- Faturas duplicadas: receber a fatura duas vezes e pagá-la acontece com mais frequência do que gostaríamos;
- Cobranças de impostos: o cálculo de impostos confunde muita gente, mas erros na tributação podem gerar multas e invalidar documentos.
Por essas e outras razões, sua empresa precisa ficar atenta para evitar os pagamentos indevidos e não deixar que eles aumentem seus custos com transporte desnecessariamente. É aí que entra a auditoria de frete.
Como a auditoria de frete pode ser aplicada em uma transportadora?
A auditoria de frete pode ser aplicada de diversas formas uma transportadora. Veja algumas delas:
Recebimento e organização das faturas:
A transportadora deve começar coletando todas as faturas e documentos relacionados aos serviços de transporte realizados. Isso inclui faturas de frete, comprovantes de entrega, notas fiscais, entre outros. A organização desses documentos é fundamental para um processo de auditoria eficaz.
Verificação dos dados:
Uma vez coletadas as faturas, é necessário verificar se todas as informações correspondem aos acordos estabelecidos com os clientes. Tais como checagem das tarifas aplicadas, os quilometragens percorridos, o peso das mercadorias, e outros detalhes relevantes.
Assim, qualquer discrepância deve ser identificada e investigada.
Comparação com contratos e acordos:
As tarifas e condições cobradas devem ser comparadas com os contratos e acordos firmados com os clientes.
Dessa forma, a auditoria verifica se os valores cobrados estão em conformidade com os termos acordados, evitando cobranças indevidas.
Identificação de erros e inconsistências:
Durante a auditoria, erros comuns como cobranças duplicadas, tarifas incorretas, ou serviços não realizados podem ser identificados.
Assim, a detecção precoce dessas inconsistências permite à transportadora corrigir esses problemas antes que causem impacto financeiro.
Relatórios e análises:
Após a verificação, é importante gerar relatórios detalhados que apontem as inconsistências encontradas e os valores corrigidos. Esses relatórios servem como base para negociações com clientes e para ajustar futuras operações.
Implementação de melhorias:
Com os resultados da auditoria em mãos, a transportadora pode identificar áreas onde processos internos podem ser melhorados, como sistemas de gerenciamento, treinamento de funcionários, ou renegociação de contratos com clientes.
É importante ressaltar que a auditoria de frete não deve ser um evento único, mas sim um processo contínuo. Afinal, realizar auditorias permite que a transportadora mantenha controle sobre seus custos, reduza riscos financeiros e garanta maior eficiência em suas operações.
Etapas para realizar a auditoria de frete corretamente
1. Planejamento e preparação
Determine o que a auditoria de frete visa alcançar, como identificar cobranças indevidas, otimizar custos ou melhorar processos.
Para resolver esses problemas, monte uma equipe especializada em logística, finanças e auditoria para conduzir o processo.
Aqui, ainda, é importante reunir todas as faturas, contratos, comprovantes de entrega, e outros documentos relacionados ao transporte. Organize-os por data, cliente, e tipo de serviço.
2. Coleta e verificação de dados
Nesta segunda etapa, certifique-se de que todas as faturas de frete foram recebidas e estão completas.
Para isso, compare as informações das faturas (como valores, taxas, quilometragem, peso das mercadorias, etc.) com os documentos de suporte, como contratos e acordos estabelecidos com os clientes.
Além disso, verifique se os cálculos nas faturas, como tarifas de frete, taxas adicionais e impostos, estão corretos e de acordo com as políticas acordadas.
3. Comparação com contratos e acordos
Compare as faturas com os contratos de frete assinados, assegurando que as taxas e condições cobradas correspondam ao que foi acordado.
Confirme também que as tarifas aplicadas, como taxas de combustível, pedágios e outros custos variáveis, estão dentro dos limites acordados.
4. Identificação de discrepâncias na auditoria de frete
Identifique quaisquer discrepâncias, como cobranças duplicadas, serviços não realizados ou taxas incorretas. Assim como você deve registrar todas as inconsistências encontradas, detalhando o erro, o valor envolvido e a fonte do erro.
5. Análise e correção
Analise as discrepâncias identificadas e avalie seu impacto financeiro.
Para isso, entre em contato com os fornecedores ou transportadoras para corrigir os erros encontrados, seja por meio de reembolsos, créditos futuros ou ajustes nas faturas.
6. Geração de relatórios
Crie relatórios que documentem todo o processo de auditoria, incluindo os erros encontrados, as correções realizadas e recomendações para o futuro.
Depois, apresente os relatórios à alta administração ou aos responsáveis financeiros, destacando os principais achados e as economias obtidas.
7. Implementação de melhorias
Com base nos resultados da auditoria, identifique oportunidades de melhoria nos processos de gestão de fretes, como a renegociação de contratos ou a automação de cálculos de tarifas.
Além disso, ofereça treinamento à equipe envolvida no processo de frete para evitar erros futuros e melhorar a precisão das operações.
8. Auditorias regulares
Defina um cronograma para auditorias periódicas, garantindo que os processos de frete sejam revisados regularmente para manter a eficiência e precisão.
Para isso, acompanhe continuamente os custos de frete e as práticas de cobrança, ajustando as auditorias conforme necessário para se adaptar a mudanças no mercado ou nas operações da empresa.
Vale ressaltar quea ordem dessas etapas podem variar conforme a realidade da sua empresa. Entretanto segui-las ajudará a garantir que a auditoria seja realizada de forma eficaz, resultando em uma redução de custos, maior transparência e melhoria nos processos logísticos da empresa.
Quais os benefícios da auditoria de frete?
A auditoria de frete pode garantir uma grande economia nos custos do transporte de carga terceirizado, uma vez que é capaz de apontar divergências entre os valores negociados e os efetivamente cobrados. Mas não é só isso.
A auditoria oferece a inteligência de negócios que permite que as empresas embarcadoras de cargas vejam e analisem sua gestão de transporte, proporcionando benefícios como:
- Ter a capacidade de analisar os custos de envio por operação e no total;
- Compreender a origem dos custos com o transporte para a empresa;
- Ter acesso a relatórios assertivos sobre os custos com remessa e logística;
- Conhecer as transportadoras que mais erram nas faturas de transporte; e
- Conhecer as oportunidades de reduzir custos.
Por essas razões, a auditoria de frete ainda proporciona melhores opções de envio e clientes cada vez mais satisfeitos.
Principais dificuldades de auditar
Se o processo de autoria é tão vantajoso, por que as empresas que contratam transportadoras não estão auditando todos os seus documentos de transporte?
Em alguns casos, acontece de a empresa não possuir recursos suficientes para investir na auditoria. Dessa forma, pode ser preciso dedicar algum ou alguns funcionários para a tarefa de auditoria, o que nem sempre é viável para a empresa (ao menos é o que a gerência pensa).
Em outros casos, é preciso pagar para que outra empresa realize a auditoria, o que também pode parecer caro à primeira vista.
Além disso, existe o fator confiança do gestor nas empresas de transporte contratadas.
Em todos esses casos, existe certa dúvida sobre o quanto o processo de auditoria poderia recuperar, para compensar seu investimento. Mas estima-se que o processo de auditoria é capaz de gerar uma boa economia sobre os custos totais com transporte.
