Você sabe como identificar e pra que serve uma chave de acesso do CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)?
Formada por um código numérico único de 44 dígitos, essa numeração serve para consultar, validar e armazenar cada documento fiscal junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Têm dúvidas sobre esse assunto e quer aprender mais? Continue a leitura deste conteúdo.
O que informa a chave de acesso do CTe?
A chave de acesso do CTe funciona como um tipo de RG para esse documento fiscal.
Na prática, isso garante que qualquer pessoa, como o contratante do frete, a fiscalização ou o embarcador, consiga consultar e validar cada CTe de forma única.
Como dito, esse código possui 44 dígitos, mas a sua sequência não é aleatória. Ela traz dados importantes que servem para identificar a operação de transporte.
Veja o que cada parte da chave representa:
- cUF – Código da UF do emitente do Documento Fiscal: indica de qual estado o CTe foi emitido. Essa é uma informação essencial, uma vez que cada Sefaz estadual tem a responsabilidade de autorizar o documento.
- AAMM – Ano e Mês de emissão do CTe: mostra exatamente quando o CTe foi gerado. Ajudando a rastrear a operação em caso de auditoria ou conferência de documentos.
- CNPJ do emitente: identifica quem emitiu o CTe, ou seja, a transportadora responsável pelo serviço.
- mod – Modelo do Documento Fiscal: no caso do CTe, o número é sempre 57, que é o que diferencia esse tipo de documento de outros, como a NFe (modelo 55).
- Serie – Série do Documento Fiscal: numeração que ajuda a organizar os CTes emitidos por uma mesma empresa. Geralmente, transportadoras menores utilizam a série 1, mas é possível configurar outras séries, conforme a necessidade.
- nCT – Número do Documento Fiscal: é o número sequencial de cada documento emitido pela transportadora.
- tpEmis – Forma de emissão do CTe: define como o CTe foi emitido. O mais comum é o tipo 1 (emissão normal), mas existem outros, como contingência offline ou FSDA, usados quando o sistema da Sefaz está fora do ar.
- cCT – Código Numérico que compõe a Chave de Acesso: garante que a chave seja única, mesmo se outros dados forem parecidos com os de outro documento.
- cDV – Dígito Verificador da Chave de Acesso: é um número gerado automaticamente para validar se toda a chave está correta, como um tipo de checagem final.
Na prática, para que serve essa chave?
Essa sequência de 44 vai além de um identificador técnico. Ela tem funções práticas que ajudam muito no dia a dia de quem transporta cargas:
- Consultar o CTe no site da Sefaz: com a chave de acesso, é possível verificar os dados do documento diretamente no site da Sefaz. Isso garante que o CTe foi emitido corretamente e está autorizado.
- Validar a autenticidade do documento: a chave permite confirmar que o CTe é verdadeiro e que não houve nenhum tipo de fraude ou alteração.
- Compartilhar o documento com clientes e contratantes: você pode enviar a chave para o embarcador ou o tomador do serviço, para que ele acesse o CTe online e acompanhe a carga com mais segurança.
- Emitir o DACTe (versão simplificada que acompanha a carga): a chave de acesso é usada para gerar o DACTe, que deve acompanhar o caminhão durante o transporte para facilitar a fiscalização nas estradas.
Como consultar um CTe pela chave de acesso?
A consulta de um CTe pode ser realizada por qualquer pessoa, desde que ela tenha a chave de acesso em mãos.
Abaixo, detalhamos o passo a passo para a consulta no Portal Nacional do CTe:
- Acesse o Portal Nacional do CTe
- No menu, clique em “Serviços” e depois em “Consultar CT-e”
- Digite os 44 números da chave de acesso do CTe, complete o captcha de segurança e clique para consultar.
Se tudo estiver certo, os dados do CTe aparecem na tela, como emitente, tomador, dados da carga, datas e status do documento.
Essa consulta é super útil para confirmar se o documento está autorizado e evitar problemas em fiscalizações.
É possível emitir CTe sem a chave de acesso?
A resposta é que depende do tipo de operação.
Em geral, o CTe deve sim referenciar ao menos uma chave de acesso de NFe, que é o documento fiscal representante da mercadoria transportada.
Porém, há poucas exceções previstas na legislação, como: transporte de retorno de embalagens, remessa de bens da própria empresa, emissão com nota fiscal manual ou avulsa e serviços prestados a produtores rurais que ainda não emitem NFe
Nesses casos, você deve informar outros documentos no campo de “Documentos vinculados” do CTe, como número da nota manual, MDFe ou outros tipos de comprovação exigidos pela Sefaz.
Se você tem dificuldade para conseguir a chave de acesso das notas do embarcador, mas emite CTe com a Hivecloud, esse problema pode ser facilmente resolvido com o recurso Consulta Garantida.
Com ele, é possível buscar e baixar o XML das notas fiscais usando apenas a chave de acesso, sem precisar de certificado digital e mesmo que sua transportadora não esteja envolvida diretamente na emissão da nota.
Na prática, isso agiliza a emissão do CTe e evita atrasos na liberação do frete.
Emita CTe com a Hivecloud
Saber como funciona a chave de acesso do CTe é essencial para emitir seus documentos com segurança e evitar problemas na estrada. Mas tão importante quanto isso é contar com um sistema que facilite todo esse processo.
Com o Hivecloud CTe, você emite seus documentos em poucos cliques, pelo computador ou celular, com recursos que fazem a diferença no dia a dia, como:
- Preenchimento inteligente dos campos;
- Averbação automática de cargas;
- Consulta de notas fiscais mesmo sem certificado digital
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