Chamamos de conferência de mercadorias o processo de receber e verificar os produtos em um armazém ou ponto de distribuição.
Na prática, funciona como um processo de montagem física dos produtos recebidos, inspeção de sua qualidade e comparação com a documentação que acompanha a entrega, como notas fiscais e pedidos de compra.
Sendo assim, o objetivo dessa conferência é evitar problemas como falta de estoque, recebimento de produtos danificados ou diferentes do solicitado, que resultam em prejuízo e insatisfação do cliente final.
Continue a leitura para saber mais.
Como realizar conferência de mercadorias?
A conferência de mercadorias segue um processo estruturado para garantir a realização eficiente de todas as verificações necessárias.
Entre as principais etapas estão:
Preparação
Antes de iniciar a conferência propriamente dita, é essencial que a equipe responsável esteja bem-preparada.
Isso inclui a verificação prévia de toda a documentação relacionada à entrega, como notas fiscais, ordens de compra e listas de packing.
Além disso, é importante garantir que o local onde a conferência será realizada esteja organizado e que todos os equipamentos necessários estejam disponíveis, como leitores de códigos de barras, pranchetas e checklists.
A preparação também envolve alocar pessoal suficiente e capacitado para realizar a tarefa, evitando atrasos e garantindo a devida atenção aos detalhes durante o processo.
Recebimento da mercadoria
O processo de conferência começa efetivamente com o recebimento das mercadorias.
Nesta fase, é fundamental verificar se a embalagem está intacta e se não há sinais de avarias que possam ter ocorrido durante o transporte.
Caso sejam identificados danos nas embalagens, é importante registrar o problema e notificar o responsável pela entrega antes de prosseguir.
Assim, as mercadorias também devem ser armazenadas de maneira organizada para facilitar a conferência subsequente.
Verificação física
A verificação física é o momento em que a equipe conta e inspeciona cada item recebido. Essa contagem deve ser comparada com as quantidades especificadas na documentação que acompanha a mercadoria.
Além da quantidade, é necessário verificar a qualidade dos produtos para que sejam identificados qualquer dano ou defeito.
Durante essa etapa, é recomendado o uso de checklists ou softwares específicos para garantir que todas as mercadorias sejam verificadas de maneira eficiente e precisa.
Comparação com a documentação
Após a verificação física, compare as informações coletadas com a documentação recebida.
Isso garante que o que foi entregue corresponda ao que foi pedido e ao que está descrito nas notas fiscais ou listas de packing.
Identifique e registre qualquer discrepância entre o que foi recebido e o que está documentado para posterior correção.
Registro de inconformidades
Durante a conferência, ao identificar inconformidades, como quantidades erradas, produtos danificados ou itens faltantes, é essencial registrar esses problemas de maneira detalhada.
Você pode fazer esse registro em um formulário específico ou em um sistema de gestão de estoque, dependendo da estrutura da empresa.
Também é importante comunicar todas as inconformidades ao fornecedor ou transportador o mais rápido possível para que possam ser corrigidas.
Correções e comunicações
A última etapa do processo de conferência envolve a comunicação dos erros encontrados e a solicitação de correções.
Isso pode incluir a devolução de mercadorias danificadas, o pedido de itens faltantes ou a correção de notas fiscais incorretas.
Uma comunicação clara e eficiente com os fornecedores é fundamental para garantir que as correções sejam feitas de forma rápida e que o impacto nas operações seja minimizado.
Boas práticas na conferência de mercadorias
Para garantir que a conferência de mercadorias seja realizada de forma eficiente e eficaz, algumas boas práticas devem ser seguidas. São elas:
- Uso de checklists: a utilização de checklists ajuda a garantir que nenhum item seja esquecido durante o processo de conferência.
- Digitalização do processo: implementar softwares de gestão de estoque pode automatizar partes do processo de conferência, reduzindo o risco de erros humanos.
- Treinamento da equipe: uma equipe bem treinada é essencial para que o processo de conferência seja feito de forma correta.
- Padronização de processos: estabelecer processos padronizados para a conferência de mercadorias ajuda a garantir que todas as etapas sejam seguidas consistentemente, independentemente de quem esteja realizando a tarefa.
Por que realizar a conferência de mercadoria?
Executar essa conferência é essencial para empresas que buscam integridade e a precisão nas suas operações logísticas.
Afinal, esse processo verifica se os itens recebidos correspondem ao que foi solicitado, tanto em quantidade quanto em qualidade. Além de prevenir erros, como o recebimento de produtos errados ou danificados.
Ou seja, a conferência de mercadorias é fundamental para evitar prejuízos financeiros, garantir a satisfação dos clientes e assegurar que estoques estejam sempre em ordem.
Assim, uma conferência bem-feita protege a empresa contra erros que podem gerar custos adicionais e comprometer a eficiência e a reputação no mercado.
Ferramentas e tecnologias para auxiliar na conferência
Atualmente, existem várias ferramentas e tecnologias podem ajudar a tornar o processo de conferência de mercadorias mais eficiente:
O TMS (Transportation Management System), por exemplo, desempenha um papel crucial ao integrar e gerenciar informações de transporte, permitindo a automação de diversas etapas da conferência.
Além disso, coletores de dados e tecnologia RFID podem ser utilizados para a leitura e registro de informações das mercadorias, enquanto sistemas de WMS (Warehouse Management System) e ERP (Enterprise Resource Planning) garantem a sincronização e o controle de todos os processos de armazenamento e transporte.
Você pode integrar outras tecnologias, como balanças eletrônicas conectadas, sistemas de visão computacional, drones para inventário e dispositivos móveis com aplicativos específicos, ao TMS.
Essa integração cria uma solução completa para a conferência de mercadorias, reduzindo erros, aumentando a eficiência e proporcionando maior controle sobre as operações logísticas.
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