Hoje em dia no mercado de transporte de cargas do Brasil, muitos documentos fiscais têm existência apenas em formato digital, como é o caso do Conhecimento de Transporte (CTe) e da Nota Fiscal (NFe). Apesar de trazer mais agilidade nas operações, compartilhar essa versão digital das duas documentações após baixar um arquivo XML acaba não sendo uma tarefa fácil para muitas transportadoras e seus clientes.
Por isso, preparamos neste artigo um passo a passo simples e rápido para te ajudar a entender de vez como baixar XML da Nota Fiscal eletrônica e assim, emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico e o Manifesto de Documento Fiscal eletrônico.
O que é XML?
Antes de tudo, vamos entender o que é XML, já que muita gente ainda tem dúvidas sobre esse documento.
O XML nada mais é que o formato de arquivo utilizado no Brasil para a emissão de documentos eletrônicos, como a Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o Conhecimento de Transporte (CTe). Ou seja, o arquivo XML de uma Nota Fiscal é a versão digital da Nota Fiscal. Ela pode ser utilizada em todo território nacional, já que faz parte do padrão nacional de escrituração fiscal.
Quando você compra algo de um fornecedor, por exemplo, você recebe junto à mercadoria o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e, por e-mail, a Nota Fiscal eletrônica no formato XML.
Baixar o XML da NFe é obrigatório para quem?
Para a empresa embarcadora que emite a Nota Fiscal, é uma obrigação armazenar as Notas Fiscais eletrônicas (o arquivo XML) por 5 anos mais o ano vigente, de acordo com a legislação brasileira. Isso serve para garantia ou troca de produtos e serviços que passam pela fiscalização da Receita Federal.
Embora a Secretaria da Fazenda tenha acesso a todas as notas que são emitidas, é obrigação do emitente tê-la armazenada de acordo com o período indicado. Caso contrário, as multas pela falta da Nota Fiscal eletrônica podem chegar a mais de mil reais por arquivo XML, quando não são apresentadas em uma fiscalização.
Em alguns sistemas mais modernos para controle de frete terceirizado, é possível armazenar esses arquivos de forma prática e segura, já que os dados do software geralmente são armazenados em nuvem.
É importante saber também que não é necessário armazenar a versão impressa das Notas Fiscais eletrônicas (DANFe). Afinal de contas, esse procedimento digital foi criado para diminuir a quantidade de papel impresso.
Importância do XML para transportadoras
Já para as transportadoras, baixar o XML da Nota Fiscal eletrônica pode ser necessário em duas situações. Primeiro, para gerar o DACTe e o DANFe, que são respectivamente o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica.
Esses dois documentos são obrigatórios durante qualquer transporte de mercadoria, e devem ser levados de forma física ou digital.
A segunda utilidade do arquivo XML é na hora da emissão do CTe ou do Manifesto de Cargas (MDFe). Com o XML da Nota Fiscal, o transportador consegue emitir CTe e MDFe rapidamente, importando os dados eletrônicos da NFe.
Apesar de não ser obrigatório para a transportadora armazenar o arquivo XML da Nota Fiscal, ela pode fazer isso dentro de um sistema TMS para gestão de transportes ou em um sistema emissor de CTe. Já o arquivo XML do CTe emitido pela transportadora precisa ser armazenado por ela para fins de fiscalização.
Passo a passo para baixar XML
Para baixar o XML e gerar tanto o DACTe quanto o DANFe, basta a transportadora instalar um plugin no navegador, acessar uma plataforma online de download do arquivo, inserir a chave de acesso e baixar o arquivo XML.
Pode parecer complicado, mas não é. Vamos explicar a seguir cada passo para você executar esse procedimento sem erros.
1. Conseguindo a chave de acesso
Antes de tudo, você precisa ter uma chave de acesso para baixar o XML. Qualquer Nota Fiscal eletrônica possui essa chave. É uma sequência de 44 números com identificação única de uma determinada nota, como se fosse um RG. Entre essa sequência, está o número identificador da NFe, a qual é gerada após a emissão da Nota Fiscal que é autorizada pela Sefaz.
Fique atento: o emitente da Nota Fiscal é o responsável por compartilhar a chave de acesso com a transportadora. Seja ele a empresa embarcadora ou o escritório de contabilidade da empresa.
2. Instalando o plugin no navegador
Agora que você já tem a chave de acesso, vamos te ensinar a instalar uma extensão em seu navegador que vai permitir o download do arquivo XML. Lembrando que essa ferramenta só funciona no navegador Google Chrome. Vamos lá.
1. Clique aqui para instalar a extensão, seguindo os passos da imagem abaixo:
2. Após clicar em “usar no Chrome”, aperte em “adicionar extensão”.
Feito isso, o plugin estará pronto para você acessar o site de download do XML.
3. Baixando o arquivo XML
Com a chave de acesso obtida e o plugin instalado no navegador, é hora de acessar a ferramenta gratuita da Hivecloud para baixar XML e emitir seus documentos fiscais de transporte.
1. Clique aqui para acessar a ferramenta online da Hivecloud que baixa gratuitamente o XML. Se você deseja fazer download do arquivo XML do CTE e gerar o DACTe, selecione a opção “CTe”. Se for para baixar o XML da Nota Fiscal e gerar o DANFe, selecione “NFe”. Feito isso, digite a chave de acesso no campo destacado abaixo e clique em “adicionar”.
2. Pronto! A ferramenta vai informar que encontrou a Nota Fiscal eletrônica.
Cada Nota Fiscal possui duas opções de download: XML e PDF. Ao realizar o download do XML, você terá a versão eletrônica do documento em seu computador, necessária para a emissão do CTe ou do MDFe.
Ao realizar o download do PDF, você terá a versão para impressão do documento consultado, seja o DANFe ou o DACTe.
Viu como é simples? Com um computador e sinal de internet, você consegue baixar o XML em até cinco minutos.
Considerações
Embora seja um formato digital da Nota Fiscal, o XML não contém todas as informações do documento, mas sim os dados que a SEFAZ disponibiliza para a consulta e download.
Para quem tem interesse em baixar qualquer XML de NFe e CTe, inclusive de anos anteriores, saiba que é possível. Para isso, a chave de acesso precisa coonível na base de dados nacional da Secretaria da Fazenda.
Benefícios ao baixar XML de Nota Fiscal eletrônica
Agilidade em processos
Ter o arquivo XML facilita na hora de compartilhar digitalmente as informações entre os envolvidos no transporte, o que ajuda bastante nas atividades do departamento contábil de uma empresa. Pois, além de deixar as informações integradas e agilizar processos que antes tomavam bastante tempo, baixar o XML também auxilia na diminuição de custos com papeladas fiscais e traz mais eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal.
Facilita as operações de transporte
Por ser um arquivo eletrônico e que não precisa ser impresso, o XML da Nota Fiscal agiliza significativamente as atividades da transportadora que o recebe para fazer a emissão do CTe. Da mesma forma, facilita o trabalho das empresas com frota própria que utilizam o XML para emitir o MDFe (Manifesto de Documento Fiscal eletrônico).
Integração com sistemas de gestão
Outra grande vantagem ao baixar o arquivo XML é a integração com o sistema financeiro da transportadora ou da empresa embarcadora. Com esse arquivo, é possível dar entrada e ter o controle das movimentações financeiras.
E já que o arquivo XML obedece a uma estrutura de dados padronizada, a transportadora que baixa o XML da Nota Fiscal eletrônica pode aproveitar esse formato digital para integrá-lo ao seu sistema de gestão de transportes e emitir outros documentos.
Essas integrações só são possíveis porque o XML é um formato de arquivo compatível com diversos sistemas de gestão. Isso não só evita o trabalho redigitação como também elimina erros e deixa o transporte de cargas bem mais ágil.
Viu como pode ser simples e vantajoso para sua transportadora ter acesso ao XML de Nota Fiscal eletrônica? Aproveite a ferramenta gratuita da Hivecloud e baixe sem erros o XML para suas operações de transporte.
