Calcular frete dos serviços de transporte realizados é uma das principais dúvidas entre as transportadoras, principalmente porque esse procedimento é essencial para precificar os seus serviços e também para estabelecer valores com base em diversas variáveis, como taxas e outros custos operacionais.
Sendo assim, calcular o frete corretamente é crucial tanto para transportadoras quanto para e-commerce.
Para ajudar você a otimizar esse processo também na sua transportadora, criamos este artigo com dicas e informações importantes.
Boa leitura!
Como calcular frete corretamente é importante?
Como calcular frete da forma certa? A resposta dessa pergunta é importante para evitar erros bastante comuns durante cálculos manuais de frete.
Imagine uma situação em que é passado para o cliente um certo valor. Mas, durante a realização do serviço de transporte, o gestor da transportadora percebe que o valor real foi o dobro do investido pelo cliente, que pode ter reservado um valor menor para este serviço em sua estratégia.
Dessa forma, o resultado será um grande prejuízo financeiro para a transportadora e investimentos em outros setores da empresa podem ser cortados para equilibrar as finanças.
Logo, calcular frete de forma errada afetará a imagem da sua transportadora porque pode transmitir a imagem de desorganização. Afinal, isso também pode afastar os clientes atuais e comprometer a conquista de novos.
Além disso, o frete errado pode ser cobrado para mais e gerar a insatisfação do cliente, ou para menos e deixar o cliente satisfeito, mas trazer prejuízo no fluxo de caixa do transportador.
E a maior causa desses problemas é realizar o cálculo manualmente, pois a transportadora precisa lidar com uma série de tarifas de sua própria tabela de fretes, taxas, alíquotas e outras variáveis.
Como calcular frete do jeito certo
Calcular o frete da maneira correta é resultado do entendimento e conhecimento da composição dos custos diretos, dos valores fixos e das variantes da frota.
Agora, vamos tomar como exemplo o transporte em um caminhão. Para começarmos a definir o valor do frete é importante levar a cubagem em conta. No caso dos caminhões, 1 metro cúbico se refere a 300 kg. Trata-se da relação entre o peso da carga e o espaço que ela ocupa no veículo que a transporta.
Assim, para finalizar este cálculo, precisaremos considerar mensalmente os gastos indiretos gerados pela administração das operações logísticas, como manutenção nos equipamentos e gastos com mão de obra. Somente assim, será possível definir os valores de fretes levando em conta que eles afetarão os preços dos serviços.
Fatores relevantes durante o cálculo
Para calcular o valor real do frete, é essencial considerar diversos fatores que podem variar de empresa para empresa. De forma geral, os seguintes aspectos são importantes:
Tipo de transporte:
O modal utilizado (caminhão, trem, balsa, etc.) pode influenciar o custo, já que diferentes situações exigem tipos específicos de transporte.
Por exemplo, cargas volumosas ou a granel podem ser mais eficientes no transporte ferroviário, enquanto cargas fracionadas podem ser mais adequadas para o transporte rodoviário.
Valor da carga:
O cálculo do frete é baseado no preço da nota fiscal, pois cargas de maior valor podem requerer cuidados específicos e seguros adicionais. Itens valiosos ou sensíveis podem necessitar de medidas extras de segurança e manuseio cuidadoso, aumentando o custo total do transporte.
Características da carga:
Cargas perecíveis, perigosas ou frágeis exigem cuidados especiais, como veículos refrigerados, manuseio especializado e embalagens reforçadas.
Por exemplo, produtos químicos perigosos podem precisar de rotas específicas e permissões adicionais, enquanto alimentos frescos exigem controle rigoroso de temperatura.
Peso:
O peso bruto e o peso cubado dos itens são considerados, sendo utilizado o maior valor entre eles para o cálculo do frete.
O peso cubado é calculado multiplicando-se o volume da carga (comprimento x largura x altura) por um fator de cubagem, que varia de acordo com a transportadora. Isso garante que cargas volumosas, mas leves, não sejam subfaturadas.
Distância percorrida:
O custo do combustível e o tempo de deslocamento são fatores que influenciam diretamente o valor do frete. Distâncias maiores geralmente resultam em custos mais altos devido ao aumento do consumo de combustível e ao desgaste do veículo.
Além disso, pedágios e taxas rodoviárias também podem ser incluídos no cálculo.
Características do destinatário:
Se o local de entrega for de difícil acesso, a transportadora pode incluir taxas extras para cobrir os desafios logísticos adicionais. Isso pode incluir entregas em áreas rurais, locais sem infraestrutura adequada ou em zonas urbanas com restrições de circulação.
A necessidade de equipamentos especiais, como guindastes ou empilhadeiras, também pode impactar o custo final.
Urgência da entrega:
Entregas expressas ou com prazos muito apertados podem acarretar custos adicionais. Transportadoras podem cobrar um valor maior para garantir a prioridade e rapidez no transporte, envolvendo rotas mais diretas e equipes dedicadas.
Serviços adicionais:
Serviços como rastreamento em tempo real, seguro de carga, manuseio especializado, armazenagem temporária e devolução de documentos podem acrescentar ao custo total do frete.
Esses serviços adicionais proporcionam maior segurança e conveniência, mas também aumentam o preço final.
Taxas específicas na hora de calcular o frete
Ao calcular o frete, você também precisa considerar algumas taxas específicas que precisam ser verificadas. É recomendável utilizar os sites oficiais das transportadoras e dos Correios para verificar as taxas específicas.
Confira abaixo quais são elas.
- Devolução de mercadorias – gera custos de acordo com o tamanho da rota. Além disso, um frete adicional será cobrado e haverá acréscimo do ICMS.
- Escolta armada – uma taxa a mais será cobrada por veículos utilizados e por hora (a cada período de duas horas).
- Pedágio – conforme o parágrafo 4 do artigo 2 da Lei 10.209 (março de 2001), em caso do transporte de cargas fracionadas, um valor fixo será cobrado por 100 kg ou pela fração da carga.
- Reentrega – quando o destinatário não está no local, o produto será reenviado posteriormente. Isso pode gerar uma cobrança extra no valor do frete.
- SEFAZ-TAS – compensa custos como entraves fiscais com a Receita Federal quando uma carga importada chega ao Brasil e fica retida no terminal, além de algumas exigências burocráticas em cada estado.
- TDE (Taxa de dificuldade na entrega) – pode ser cobrada quando a entrega acontece em locais perigosos ou de difícil acesso, entre outros.
- TFD (Taxa de Fiel Depositário) – se uma entrega for apreendida pela Secretaria da Fazenda, sua transportadora será considerada como “Fiel Depositário” e poderá ser cobrada uma taxa diária.
- TRT (Taxa de restrição do trânsito) – caso o município de entrega ou coleta tiver alguma restrição quanto à circulação de veículos de transporte carga, a sua transportadora será ressarcida pelos custos adicionais que possam surgir.
A tecnologia pode auxiliar o seu cálculo de frete!
Um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS), como o Bsoft TMS, pode ser uma ferramenta tecnologia essencial para otimizar o cálculo de frete.
Algumas das maneiras pelas quais o TMS pode auxiliar nesse processo são:
Automatização dos processos: o TMS automatiza o cálculo de frete, reduzindo a necessidade de cálculos manuais e minimizando erros humanos. Isso garante maior precisão e eficiência na determinação dos custos de transporte.
Integração com tabelas de frete: o sistema permite a integração com tabelas de frete de diversas transportadoras, facilitando a comparação e escolha das melhores opções de transporte com base nos custos.
Análise de rotas e distâncias: utilizando ferramentas de geolocalização, o TMS calcula as rotas mais eficientes, levando em consideração fatores como distância, pedágios e restrições de trânsito, resultando em um cálculo de frete mais preciso.
Gestão de tarifas e taxas adicionais: o TMS gerencia tarifas e taxas adicionais, como pedágios, taxas de combustível e cobranças por acessibilidade, garantindo que todos os custos sejam considerados no cálculo final do frete.
Monitoramento em tempo real: o TMS oferece monitoramento em tempo real das cargas, permitindo ajustes dinâmicos nos custos com base em condições de trânsito, clima e outros fatores imprevistos que podem afetar o transporte.
Gerenciamento de seguros: o sistema facilita a gestão de seguros de carga, incorporando os custos de apólices diretamente no cálculo do frete, especialmente para cargas de maior valor que requerem cobertura adicional.
Relatórios detalhados e análises: o TMS fornece relatórios detalhados e análises sobre os custos de transporte, permitindo que as empresas identifiquem áreas de economia e ajustem suas estratégias de frete para maximizar a lucratividade.
Escalabilidade e customização: o TMS é escalável e pode ser customizado para atender às necessidades específicas de cada empresa, ajustando-se a diferentes volumes de carga, tipos de transporte e requisitos operacionais.
Compliance e regulamentação: o sistema ajuda a garantir que todas as operações de transporte estejam em conformidade com as regulamentações locais e internacionais, evitando multas e penalidades que possam aumentar os custos operacionais.
Eficiência operacional: ao centralizar todas as informações e processos relacionados ao transporte em uma única plataforma, o TMS melhora a eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e permitindo que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas.
O cálculo preciso do frete é essencial para a lucratividade e eficiência das transportadoras.
Sendo assim, considerar todos os fatores relevantes, como tipo de transporte, valor e características da carga, peso, distância percorrida, e características do destinatário, garante que os custos sejam adequadamente cobertos e evita surpresas desagradáveis.
Além disso, erros no cálculo podem resultar em prejuízos significativos e perda de clientes, comprometendo a sustentabilidade do negócio.
Dessa forma, ferramentas de automação e análise, como um TMS, podem ser extremamente úteis, mas o principal é garantir que cada aspecto do frete seja cuidadosamente considerado.
Assim, com um processo de cálculo bem estruturado e preciso, as transportadoras podem manter suas margens de lucro, melhorar a satisfação dos clientes e assegurar o crescimento a longo prazo.
