Você já ouviu falar no DANFE online, mas não entendeu muito bem o que ele é ou para que serve?
Não se preocupe, muitas pessoas ainda têm a mesma dúvida e precisam de auxílio para entender melhor o propósito deste documento, que é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NFe).
É por isso que, neste artigo, vamos detalhar todas as informações necessárias sobre ele.
Confira o que você encontrará:
- O que é DANFE online?
- Para que serve este documento?
- Quais informações são obrigatórias?
- Quem precisa emiti-lo?
- Como realizar a emissão?
- O que fazer se estiver impedido de gerar o DANFE?
Dica: acompanhe a leitura até o final para ter o entendimento completo sobre o tema!
O que é DANFE online?
Quando você realiza uma compra online, o produto que chega na sua casa vem com um papel detalhando algumas informações, por exemplo: endereço, nome completo, itens do pedido e outros.
Certamente você sabe do que estamos falando, não é mesmo?
Pois bem, este papel é o que chamamos de DANFE.
Como citamos rapidamente, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE Online) é uma versão mais simples da NFe, e pode ir impresso junto aos produtos vendidos pela empresa.
Por ser uma representação da Nota Fiscal Eletrônica, é comum que as pessoas acreditem que o DANFE substitui a NFe, mas vale reforçar que este não é o caso, ele apenas facilita o acesso aos seus dados.
Na verdade, esse demonstrativo surge na intenção de condensar as principais informações que a NFe contém, já que ela só existe online. Assim, as empresas podem usá-lo no transporte das mercadorias.
Isto é importante porque existe uma fiscalização constante ao transporte de cargas para regularizar os produtos manuseados.
Dessa forma, os veículos são obrigados a circularem com o DANFE ou serão penalizados por meio de uma multa. Vale ressaltar que essa circulação, desde janeiro de 2023, pode ser também digital.
Entre as principais características do documento auxiliar, pode-se destacar que ele:
- Deve apresentar uma chave numérica de acesso à Nota Fiscal Eletrônica;
- Precisa, além disso, ter um código de barras que facilite a leitura dessa chave;
- Contém a chave numérica de acesso à NFe;
- Permite que o detentor confirme a existência da nota em uma consulta pela internet.
Para que serve o DANFE?
O DANFE serve como um comprovante da operação, tanto para o vendedor quanto para o comprador, enquanto a mercadoria está sendo transportada.
Apesar de qualquer digitalização das notas fiscais, esse documento continua sendo essencial para representação física, de forma legível.
Assim, podemos dizer que a principal função do DANFE online é comprovar a existência da NFe e acompanhar o trânsito das mercadorias.
Por isso, este documento facilita o acesso às informações da Nota e serve para recolher a firma do destinatário, comprovando a entrega das mercadorias ou oficializando que um serviço específico foi prestado, porém ele não possui valor fiscal.
Dessa forma, isso significa dizer que o cliente final não precisa guardá-lo após o recebimento do produto.
Vale ressaltar, também, que o DANFE online pode auxiliar no processo de escrituração contábil, caso o emissor da nota não seja a mesma pessoa para quem o produto foi destinado. E, além disso, serve para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço. Em síntese, cumprindo a função de comprovante da operação.
Nesse exemplo acima de DANFe, o serviço de frete fica por conta do remetente e os campos de valor de frete e valor do seguro ficam vazios, já que estão inclusos no valor do produto.
Quando o frete é FOB, o campo de serviço de frete fica por conta do destinatário e os campos de valor de frete e valor do seguro são devidamente preenchidos.
Outras finalidades da emissão do DANFE são:
Permitir o download do arquivo XML
Caso você ainda não saiba, o XML é um formato de arquivo que possibilita as notas fiscais serem salvas. Isso, com a chave de acesso identificada, é possível fazer o download desse arquivo.
Assim, diferencia-se um arquivo XML de uma DANFE pela sua forma de armazenamento. Para fazer o download, acesse o portal da SEFAZ, selecione “Consultar NFe”,digite a Chave de Acesso da NFe e marque a opção “Sou humano”. Depois clique em “continuar”.
Neste momento, as informações da NFe são exibidas de forma resumida, porém você pode clicar no botão “Consulta Completa” para verificar todos os dados do documento.
Além disso, é possível realizar o download do documento clicando na opção correspondente, onde o arquivo XML da NFe será baixado no computador.
Consultar validade da NFe
Você sabia que também dá para consultar a validade da nota fiscal eletrônica a partir de uma informação constante no DANFE?
Afinal, o DANFE, como documento auxiliar da nota, contém a chave de acesso numérica, conforme citamos. Para realizar esse procedimento, acesse o portal da nota, clique no campo “consulta NFe completa”, insira essa chave e na sequência verifique a validade da nota.
Identificar cartas de correção
As cartas de correção eletrônica podem corrigir eventuais erros em notas emitidas. A empresa que quando perceber que houve um dado equivocado na emissão pode fazer essa retificação de forma digital.
Confira, abaixo, o passo a passo essa verificação:
- Acesse o site estadual da nota ou ou nacional, da Secretaria da Fazenda;
- Digite a chave de acesso na página;
- Aplique o código de verificação de imagem, gerado na hora.
Quem precisa emitir o DANFE?
O responsável pela emissão do documento auxiliar é o vendedor do produto, logo, ele é restrito apenas às organizações que estão autorizadas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) a fazerem o lançamento das notas fiscais eletrônicas.
Atenção: o DANFE online precisa ser emitido antes que a mercadoria comece a ser transportada.
Isso acontece para garantir a regulamentação da operação como um todo, mas não há restrição determinando a quantidade de vezes que o documento pode ser impresso.
Sendo assim, o emissor tem a liberdade de gerá-lo novamente a qualquer momento, caso julgue necessário.
Mas, lembre-se: apenas é possível utilizar o DANFE para transitar com as mercadorias depois da concessão da autorização de uso da respectiva nota fiscal eletrônica.
Quais informações são obrigatórias no DANFE?
Existe um padrão já definido de emissão da DANFE e ele deve ser seguido rigorosamente. Esse modelo, ainda, pode ter mais de uma página, desde que estas sejam enumeradas.
Já entre as informações obrigatórias, é necessário inserir:
- CNPJ do emitente;
- Inscrição estadual;
- Razão social;
- Endereço completo do emitente;
- Telefone para contato;
- Tabela com código de produtos e/ou serviços, descrevendo a mercadoria;
- Natureza da operação;
- Data e horário em que a mercadoria saiu;
- Placa do veículo que vai transportar a carga;
- Transportadora responsável;
- Seguros, valores e impostos referentes à transação;
- A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Além dessa lista, não esqueça dos pontos que abordamos anteriormente. São eles a chave de acesso com 44 dígitos e o código de barras, com a seguinte composição:
- Dois primeiro dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
- Quatro dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM);
- Quatorze dígitos após: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa);
- Dois dígitos seguintes: modelo da NF-e;
- Três dígitos seguintes: série do NF-e;
- Nove dígitos seguintes: número da NF-e;
- Nove dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
- Último dígito: verificador – DV.
Podemos citar também a obrigatoriedade de um layout padronizado, que está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.
Assim, se acaso as informações obrigatórias ultrapassem uma página, emita o DANFE em mais de uma folha, mas enumere-as.
Além dessas, outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes podem ser adicionadas ao DANFE.
Mas, atenção: essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento.
Outros elementos gráficos também podem ser adicionados, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.
Como emitir DANFE online?
Segundo as recomendações do Ministério da Fazenda, é interessante que as empresas emitam o DANFE online pelo mesmo sistema de emissão da Nota Fiscal Eletrônica para evitar divergência de informações.
Porém, um ponto de atenção com o qual você precisa estar familiarizado trata sobre o processo de emissão da NF-e. O documento auxiliar só poderá ser gerado depois que o arquivo XML da nota fiscal estiver validado. Este arquivo nada mais é do que o formato utilizado no Brasil para a emissão dos documentos eletrônicos.
O que fazer se eu estiver impedido de gerar o DANFE online?
Caso você esteja impedido de emitir o documento auxiliar ou sem conexão com a SEFAZ, é preciso procurar um fornecedor autorizado e preencher o FS-DA (Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico) para conseguir imprimir o DANFE.
Sendo assim, se você está se perguntando onde encontrar os fornecedores, não se preocupe. Existe uma lista com todos os credenciados, disponível para consulta, no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.
Sendo assim, é o fornecedor que ficará responsável pela emissão de um PAFs, ou seja, um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança com a SEFAZ da unidade federada em que a empresa estiver estabelecida. Só depois da autorização do PAFs pelo fisco, os distribuintes ou as gráficas locais poderão emitir o FS-DA.
Precisa melhorar o gerenciamento de DANFE online na sua empresa?
Como dito, a consulta do DANFE pode ser realizada através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, utilizando a opção “Consultar NFe”.
No entanto, por razões de segurança dos dados, apenas a versão resumida da NFe será exibida. Para acessar todas as informações, é necessário validar com o certificado digital.
Entretanto, vale destacar que a consulta à NFe pelo portal fica disponível por 180 dias após a emissão e está limitada a uma NFe por vez. Caso você precise de um volume significativo de informações, é recomendável considerar o uso de um software gerenciador de NFes, como o nsdocs.
Essa ferramenta oferece diversas vantagens. Entre elas:
- Consulta de documentos fiscais eletrônicos;
- Manifestação Eletrônica do Destinatário;
- Consulta de notas em que a transportadora foi designada para efetuar o transporte;
- Importação direta de NFe e CTe via chave de acesso;
- Busca de nota fiscal na SEFAZ;
- Armazenagem segura e confiável dos XMLs durante 5 anos.
Para obter mais informações sobre o nsdocs, acesse o site da ferramenta e fale com o time comercial.
