OTIF é um termo que envolve dois adjetivos: rapidez e eficiência. Essa dupla persegue todos os negócios e costumam vir juntas quando se trata da performance de entrega das transportadoras contratadas ou das empresas que levam seus produtos diretamente ao consumidor.
Isso porque as mudanças constantes no ambiente de negócios, os consumidores cada vez mais exigentes e a concorrência sempre se aprimorando fazem com que a qualidade da entrega seja um dos diferenciais mais observados pelo mercado.
Neste artigo, você vai aprender um pouco mais sobre o OTIF e como esse indicador ajuda a monitorar a eficiência das entregas feitas pelos seus fornecedores logísticos. Acompanhe!
O que é OTIF?
O OTIF, ou On Time In Full, é um Indicador Chave de Desempenho da logística, isto é, um KPI. Ele é usado para monitorar a qualidade de entrega de produtos e serviços.
Além de ajudar na medição de resultados e na identificação de problemas, o objetivo principal da utilização desse indicador é o aumento da satisfação dos clientes. Entenda melhor as duas métricas que dão significado ao OTIF:
- On Time (no tempo) – a mercadoria precisa ser entregue conforme a data e horário ou janela de horas e local predeterminados com o cliente.
- In Full (completo) – a mercadoria que foi entregue precisa estar nas especificações combinadas com o cliente (qualidade, quantidade, dimensões, etc.).
Dito isso, podemos dizer que o conceito do OTIF envolve entregar ao cliente a mercadoria correta no tempo acordado.
Para que serve o OTIF?
Como já falamos, o OTIF é focado na satisfação do cliente. Logo, ao implementar esse indicador nas operações de transporte, o gestor de uma empresa consegue enxergar, através de dados, a qualidade do serviço prestado pelas transportadoras que ele contratou.
Ao possuir essas informações, é possível gerenciar melhor seus fornecedores de transporte e tomar decisões mais assertivas com o objetivo de melhorar a experiência de compra dos seus clientes, inclusive no last mile. Consequentemente, as chances de fidelização também aumentam.
Como calcular o OTIF?
Para calcular o OTIF e obter o percentual de perdido perfeito, é necessário juntar informações sobre as entregas realizadas anteriormente, pelo menos em um período de 6 meses.
Feito isso, os dados são separados nas duas métricas do indicador: atendimento no prazo e entrega sem erros. Depois, eles devem ser multiplicados nas porcentagens alcançadas de cada elemento.
Imagine que o desempenho das entregas da sua empresa tenha os seguintes resultados ao longo de 6 meses:
- 95% das suas entregas foram concluídas no prazo estimado, gerando assim um On Time de 0,95%;
- 87% das suas entregas foram realizadas sem problemas com os pedidos (sem extravios, avarias, pedido errado, etc.), isto é, In Full de 0,87%.
Logo, o indicador de alcance do pedido perfeito nesse caso será:
OTIF = 0,95% x 0,87% = 0,8265 = 82,65%.
Como implantar o OTIF em suas operações
Implementar um indicador como o OTIF na operação logística requer um esforço que envolve documentações e a colaboração de toda equipe, uma vez que é preciso colaborar na entrega de dados coletados, assim como na atualização de relatórios.
Entenda a seguir como você pode implementar o indicador On Time In Full em sua gestão de entregas para melhorar seu percentual de serviço.
1. Apresente o OTIF à sua equipe
Como primeira dica, podemos te entregar a importância de você se reunir com sua equipe e apresentar o indicador para todos os envolvidos, assim como ressaltar a relevância que as ações trarão para a empresa.
2. Documente os processos de transporte
O segundo passo que você precisa dar tem a ver com o levantamento de todas as atividades que envolvem o transporte das suas mercadorias e documentá-las.
Isso é importante para que haja um padrão ao documentar cada etapa e evitar incoerências nas informações. Ao fazer isso, também fica mais fácil de identificar problemas que venham a acontecer para corrigir posteriormente.
3. Utilize uma ferramenta de gestão
Para otimizar a documentação desses dados, é importante você contar com ferramentas de gestão de entregas que vão ajudar a registrar cada etapa do transporte realizado pelas transportadoras.
Mais do que isso, um sistema de controle de fretes, permite a você:
– contratar transportadoras pelo sistema;
– monitorar as entregas em tempo real;
– auditar os fretes para verificar divergências de valor;
– acessar relatórios de desempenho das entregas;
– e muito mais.
Todas as informações referentes às mercadorias transportadas e às transportadoras ficam registradas de forma segura para você acessar quando quiser e obter os dados necessários para calcular o OTIF da sua empresa.
4. Atualize as informações regularmente
Também é importante que você faça o registro regular dos dados das operações para ter uma base sólida na hora de analisar as métricas de OTIF, como falamos no início desse artigo.
É importante atualizar os status das entregas, assim como registrar o porquê das devoluções, fotos de ocorrências nas entregas e outras ações para analisar como você pode corrigir as falhas e montar melhores estratégias.
5. Analise os dados registrados
Por fim, é preciso estudar os dados que você coletou e registrou regularmente. Você deve analisar os percentuais de entregas no prazo, entregas atrasadas, devolução de mercadorias e produtos que chegaram com alguma avaria ou erro.
Com esses números, você faz o cálculo do OTIF para analisar a qualidade de serviço prestado pelas suas transportadoras a fim de saber quais fornecedores estão atendendo melhor às suas expectativas e quais não estão fazendo entregas satisfatórias.
Benefícios do indicador OTIF
Para finalizar, trouxemos um resumo dos principais benefícios que o OTIF traz para seu negócio e por que você deve implementá-lo.
- Modifica a cultura de entrega da empresa para melhor;
- Melhora a performance de entrega;
- Gera mais satisfação ao cliente;
- Melhora a percepção do cliente quanto à eficiência de entrega, mesmo que seja terceirizada;
- Provoca melhorias no gerenciamento das transportadoras contratadas;
- Ajuda a diminuir as despesas com transporte, quando há redução de atrasos e de entregas incorretas;
- Aumenta a sincronia entre os processos, buscando sempre um ciclo enxuto.
O indicador OTIF já é utilizado na sua empresa?
Ele é apenas um de outros KPIs (Indicadores-chave de Desempenho) aplicados na gestão de transporte de carga, os quais são utilizados para ajudar na redução de custos e melhorar o desempenho das operações.
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