O processo de entrega em uma transportadora frequentemente levanta muitas dúvidas sobre a melhor forma de executá-lo.
Para empresas de pequeno porte, por exemplo, a pressa poder comprometer ainda mais todo esse procedimento.
À vista disso, desenvolvemos este artigo direcionado a pequenas transportadoras que desejam aprimorar seu desempenho nas entregas aos clientes. Aproveiote as dicas!
O que é um processo de entrega?
Um processo de entrega abrange todas as etapas que são necessárias para que um produto chegue ao endereço do cliente final. Por isso, ele geralmente inclui:
- Compra do produto: o consumidor realiza a compra do produto em loja física ou online;
- Coleta: a transportadora coleta as mercadorias e encaminha para seu centro de distribuição;
- Armazenamento: caso aconteça, o produto pode ser guardado no estoque até a distribuição. Essa etapa varia conforme a estratégia adotada;
- Roteirização da viagem: aqui é traçada a melhor rota de entrega para evitar prejuízos durante a entrega;
- Transporte: nesta etapa, a mercadoria segue o trajeto até a o centro de distribuição ou diretamente para o cliente. Caso vá ao centro, é de lá que ele é separado para depois, em seguida, seguir para o endereço do cliente final;
- Confirmação de entrega: é necessário, após a entrega, atestar que o cliente de fato recebeu a mercadoria para que a operação seja concluída.
Como melhorar esse processo de entrega na sua transportadora?
Para pequenas transportadoras, melhorar o processo de entrega requer soluções mais simples, acessíveis e adaptadas à realidade do negócio. Alguns exemplos de estratégias eficazes são:
1. Planejamento de rotas
Utilize aplicativos gratuitos ou de baixo custo, como Google Maps ou Waze, para otimizar rotas, evitando atrasos causados por trânsito ou obras.
Além disso, agrupe as entregas em áreas próximas para reduzir os custos com combustível e o tempo gasto no transporte, garantindo maior eficiência no processo.
2. Digitalização de Processos
Implemente um sistema emissor de CTe que seja fácil de usar e específico para MEIs e pequenas transportadoras, garantindo a conformidade com a legislação vigente. Além disso, utilize planilhas ou softwares acessíveis para organizar os pedidos e acompanhar as entregas de forma mais eficiente.
A boa notícia é que para emitir o conhecimento de transporte, você pode contar com o Hivecloud CTe, um software online, fácil de usar e ideal para micro transportadoras, que oferece armazenamento ilimitado.
3. Comunicação com clientes
Utilize a tecnologia ao seu favor! Para isso, aproveite atualizações automáticas, como mensagens via WhatsApp ou SMS. Isso ajuda a manter os clientes informados sobre o status das entregas.
Da mesma forma, ofereça canais de atendimento rápidos, como WhatsApp ou telefone, para responder a dúvidas e garantir um suporte eficiente.
Outro ponto importante para aproveitar bem esses canais é enviar pesquisas de satisfação sobre as entregas.
4. Atenção aos detalhes
Capacite os responsáveis pelas entregas para lidar com imprevistos de forma eficiente, garantindo que o processo de entrega seja realizado com agilidade e qualidade.
Além disso, oferecer um bom atendimento ao cliente nesses momentos é fundamental para fortalecer a relação com o cliente e fidelizá-lo.
5. Manutenção preventiva
Realize a manutenção regular dos veículos para evitar atrasos decorrentes de problemas mecânicos, principalmente porque isso garante maior confiabilidade no serviço de transporte.
Além disso, monitore o consumo de combustível e o desempenho dos veículos para identificar oportunidades de redução de custos e melhorias na eficiência operacional.
6. Parcerias estratégicas
Feche parcerias com outras pequenas transportadoras para compartilhar rotas ou cargas. Isso ajuda a otimização de custos e alcançar uma maior eficiência no transporte.
Além disso, considere utilizar marketplaces de fretes para ampliar o volume de entregas e alcançar novos clientes de forma prática e econômica.
Essas são algumas das ações que ajudam pequenas transportadoras a aumentarem sua eficiência e melhorarem a satisfação dos clientes.
Qual a importância de ter esse processo de entrega bem estruturado?
Ter um processo de entrega bem estruturado é fundamental para o sucesso de qualquer transportadora, especialmente para as pequenas.
Para isso, ter um sistema eficiente garante que os clientes recebam suas encomendas no prazo combinado, aumentando a satisfação e a fidelidade deles.
Da mesma forma, uma logística bem organizada reduz custos operacionais, como gastos com combustível, manutenção de veículos e horas extras, otimizando os recursos disponíveis.
Um processo estruturado também ajuda a minimizar erros, como entregas incorretas ou atrasos, que podem prejudicar a reputação da transportadora no mercado.
Isso é muito importante para pequenas empresas que competem em um mercado cada vez mais exigente e saturado.
Adicionalmente, com um sistema claro e funcional, é possível escalar o negócio com mais segurança, atender a um maior volume de pedidos e, consequentemente, aumentar a lucratividade.
Por fim, processos bem definidos trazem mais controle sobre a operação, permitindo acompanhar indicadores de desempenho, identificar gargalos e implementar melhorias contínuas.
Isso melhora a eficiência interna e garante uma experiência positiva para o cliente, que é o ponto-chave para se destacar no mercado de transporte.
Onde emitir documentos de transporte?
Se você precisa de sistemas para emitir CTe e MDFe, a Hivecloud oferece soluções simples e eficientes, especialmente voltadas para pequenas transportadoras e MEIs, garantindo conformidade com a legislação em todo o processo de entrega e facilitando o processo de emissão.
As principais vantagens dos nossos emissores para você, transportador, são:
- Emissão rápida e prática: permite a geração e transmissão do CTe em menos de 30 segundos, agilizando o processo e reduzindo o tempo de liberação das cargas.
- Interface intuitiva: por ser de fácil uso, reduz a curva de aprendizado, minimizando erros na emissão dos documentos.
- Suporte técnico 24/7: nossa equipe está disponível 24 horas por dia para resolver dúvidas e problemas, evitando interrupções nas operações de transporte.
- Segurança e confiabilidade: nossos softwares garantem a proteção dos dados, assim como o backup para evitar perdas de informações.
- Averbação automática de cargas:possui integração que facilita a comunicação do sistema com a seguradora, agilizando o processo e aumentando a eficiência nas operações de transporte.
- Emissão via celular: com o aplicativo da Hivecloud, é possível emitir CTe e MDFe diretamente do celular, em qualquer lugar e a qualquer hora, proporcionando mais flexibilidade e agilidade na operação.
Quais erros evitar nesse processo de entrega?
1. Não planejar rotas
Pequenas operações não costumam utilizam ferramentas ou métodos para otimizar rotas. Isso impacta em um maior consumo de combustível, atrasos e aumento de custos.
2. Documentação fiscal incorreta
Erros na emissão de documentos como o CTe ou MDFe, seja por falta de conhecimento ou atenção, podem causar multas e atrasos na liberação de cargas.
3. Não analisar sua capacidade operacional
Aceitar mais entregas do que a frota ou a equipe consegue atender é um erro frequente, que leva a atrasos e clientes insatisfeitos.
4. Falta de comunicação com clientes
É comum que muitos pequenos empreendedores negligenciem o envio de atualizações sobre o status da entrega, deixando os clientes sem informações claras.
5. Desorganização na armazenagem
Sem uma logística de armazenagem eficiente, é comum que produtos sejam mal colocados ou enviados ao cliente errado, gerando retrabalho.
6. Não considerar custos operacionais
É comum que pequenas transportadoras não calculem corretamente os custos de cada entrega, resultando em prejuízos ou preços mal ajustados.
10. Ignorar o feedback dos clientes
Ignorar o feedback dos clientes para corrigir falhas ou melhorar o serviço, pode fazer com que você perca oportunidades de aprendizado e fidelização.
Se você chegou até o final deste artigo, já deve estar por dentro de como otimizar o processo de entrega na sua transportadora. Se deseja aprender mais temas relacionados ao transporte de cargas, continue acessando o nosso blog.