Cada vez mais são criadas facilidades para transportadoras, uma delas é a digitalização de documentos. Um exemplo disso, é o arquivo XML CTe, utilizado para buscas e consultas. Porém, antes de entrarmos no quesito desse arquivo, é importante relembrar do que se trata o CTe (Conhecimento de Transporte).
O CTe é um documento fiscal obrigatório, responsável por registrar as atividades relacionadas à prestação de serviço com o transporte de cargas.
Para se manter em dia com as obrigações fiscais é preciso ir além da emissão correta dos documentos fiscais da empresa. Distribuir, consultar e armazenar também são ações importantes que fazem parte da rotina, por isso devem ser feitas com tanto cuidado quanto.
Continue neste post para entender sobre:
- O que é XML do CTe?
- O que consta no XML CTe?
- É possível consultar e baixar o XML de um CTe?
- Existe um prazo para consultar o XML do CTe?
- Existe obrigatoriedade para baixar e armazenar esse tipo de arquivo?
O que é XML do CTe?
O XML CTe é um arquivo de texto usado pela SEFAZ (Secretaria de Fazenda) que tem como finalidade fazer uma interação com o SEFAZ e com softwares responsáveis pela emissão de notas fiscais. O XML é uma linguagem, chamada Extensible Markup Language.
É através desse arquivo que são guardadas as informações fiscais em todas as transações que tenham relações com o transporte de cargas.
Dessa forma, ainda vale ressaltar que é importante armazenar estes arquivos por um determinado período, já que os arquivos digitais autorizados possuem validade.
O que consta no XML CTe?
Existem sistemas específicos para criar um arquivo XML do CTe que solicitam dados ao usuário. Dessa forma, algumas informações são obrigatórias e precisam ser inseridas no arquivo. Elas são passadas para o sistema e, assim, são lidas como dados. Algumas delas são:
Informações do remetente
O remetente nada mais é que o fornecedor de produtos. Dessa forma, as informações incluídas neste documento são: CNPJ, endereço, Razão Social e nome fantasia.
Dados do destinatário
Neste momento são inseridos os dados de quem receberá os produtos, como: CNPJ, endereço, Inscrição Estadual e Razão Social da empresa.
Informações do veículo e condutor
Aqui, é necessário informar a placa, RENAVAM, Registro de RCTR-C (em caso de transporte rodoviário) e estado do possuidor do veículo de transporte.
Dados do CTe
Nesta etapa são fornecidas informações sobre a natureza da carga, assim como seu peso, tipo e dimensões.
É possível consultar e baixar o XML de um CTe?
Em síntese, alguns passos devem ser seguidos para fazer a consulta e download do XML de um CTe. Confira:
- Primeiro, para consultar e baixar o XML CTe, você precisa acessar o site do Portal Nacional do CT-e. Dessa forma, nesta página inicial, há uma seção chamada “Serviços mais Acessados” e, dentro dela, o campo “Consultar CT-e”, onde você deve clicar.
- Em seguida, digite a sua chave de acesso do CTe (para localizá-la, confira o DACTE) e, depois, clique em “Sou humano”. Assim, ao carregar o hCaptcha, clique em continuar. Depois disso, os dados de CTe serão exibidos na tela.
- Por fim, localize o botão “download de documento”. Você precisa clicar na opção que mostra esse certificado digital e fazer o download do arquivo .XML CT-e.
Dessa forma, é importante ressaltar que desde o dia 7 de julho de 2020 apenas os atores mencionados no documento eletrônico conseguem consultar e baixar o XML do CTe através do Portal Nacional. Sendo esses os atores: remetente, destinatário, expedidor, recebedor, tomador e terceiros informados na tag autXML.
Existe um prazo para consultar o XML do CTe?
Através do Portal Nacional, a consulta aos dados completos do arquivo XML de CTe pode ser realizada dentro do prazo de até 180 dias (6 meses).
Dessa forma, a partir do momento em que a SEFAZ recebe a comunicação dos dados, esse prazo já começa a ser contado, importante estar atento. Após esse período, os resultados de busca podem ser parciais.
Existe obrigatoriedade para baixar e armazenar o arquivo XML do CTe?
É obrigatória a manutenção dos arquivos digitais pelos emitentes dos CTes. Isso garante a disponibilidade de toda a documentação emitida e autorizada, uma vez que são elas que têm validade.
Esse armazenamento deve ser feito por pelo menos 5 (cinco) anos, em razão de controle fiscal e cumprimento de obrigações relacionadas à legislação. Trata-se do recomendado pela legislação tributária que, dentro desse prazo, pode precisar auditar as empresas.
A administração tributária pode solicitá-los se houver suspeita de fraude e sonegação fiscal. No entanto, o armazenamento também é importante em casos de processos contábeis.
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