Hoje em dia no mercado de transporte de cargas do Brasil, muitos documentos fiscais têm existência apenas em formato digital, como é o caso do Conhecimento de Transporte (CTe) e da Nota Fiscal (NFe). Apesar de trazer mais agilidade nas operações, compartilhar essa versão digital das duas documentações após baixar um arquivo XML acaba não sendo uma tarefa fácil para muitas transportadoras e seus clientes.
Por isso, preparamos neste artigo um passo a passo simples e rápido para te ajudar a entender de vez como baixar XML da Nota Fiscal eletrônica e assim, emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico e o Manifesto de Documento Fiscal eletrônico.
O que é XML?
Antes de tudo, vamos entender o que é XML, já que muita gente ainda tem dúvidas sobre esse documento.
O XML nada mais é que o formato de arquivo utilizado no Brasil para a emissão de documentos eletrônicos. Como a Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o Conhecimento de Transporte (CTe). Ou seja, o arquivo XML de uma Nota Fiscal é a versão digital da Nota Fiscal. Ela pode ser utilizada em todo território nacional, já que faz parte do padrão nacional de escrituração fiscal.
Quando você compra algo de um fornecedor, por exemplo, você recebe junto à mercadoria o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e, por e-mail, a Nota Fiscal eletrônica no formato XML.
Baixar o XML da NFe é obrigatório para quem?
Para a empresa embarcadora que emite a Nota Fiscal, é uma obrigação armazenar as Notas Fiscais eletrônicas (o arquivo XML) por 5 anos mais o ano vigente, de acordo com a legislação brasileira. Isso serve para garantia ou troca de produtos e serviços que passam pela fiscalização da Receita Federal.
Embora a Secretaria da Fazenda tenha acesso a todas as notas que são emitidas, é obrigação do emitente tê-la armazenada de acordo com o período indicado. Caso contrário, as multas pela falta da Nota Fiscal eletrônica podem chegar a mais de mil reais por arquivo XML. Especialmente, quando não são apresentadas em uma fiscalização.
Em alguns sistemas mais modernos para controle de frete terceirizado, é possível armazenar esses arquivos de forma prática e segura. Uma vez que os dados do software geralmente são armazenados em nuvem.
Por isso, é importante saber também que não é necessário armazenar a versão impressa das Notas Fiscais eletrônicas (DANFe). Afinal de contas, esse procedimento digital foi criado para diminuir a quantidade de papel impresso.
Importância do XML para transportadoras
Já para as transportadoras, baixar o XML da Nota Fiscal eletrônica pode ser necessário em duas situações. Primeiro, para gerar o DACTe e o DANFe.
Esses dois documentos são obrigatórios durante qualquer transporte de mercadoria, e devem ser levados de forma física ou digital.
A segunda utilidade do arquivo XML é na hora da emissão do CTe ou do Manifesto de Cargas (MDFe). Com o XML da Nota Fiscal, o transportador consegue emitir CTe e MDFe rapidamente, importando os dados eletrônicos da NFe.
Apesar de não ser obrigatório para a transportadora armazenar o arquivo XML da Nota Fiscal, ela pode fazer isso dentro de um sistema emissor de CTe. Já o arquivo XML do CTe emitido pela transportadora precisa ser armazenado por ela para fins de fiscalização.
Passo a passo para baixar XML
Uma ferramenta bastante intuitivo para baixar XML é o nsdocs. Ele permite consultar, armazenar e baixar esses tipos de arquivos de forma individual ou em lote, facilitando a rotina das empresas.
Basicamente, funciona da seguinte forma: faça o cadastro a sua empresa no sistema, instale o certificado digital que fica armazenado em nuvem e faça a programação do sistema para realizar uma consulta periódica na SEFAZ.
Assim, todos os documentos que forem emitidos com o CNPJ da sua empresa serão armazenados de forma automática na ferramenta, que ficam reunidos em um painel de fácil acesso e gerenciamento.
Se você tem interesse em saber mais sobre o nsdocs, crie uma conta gratuita e experimente as funcionalidades de forma totalmente grátis.
Considerações
Embora seja um formato digital da Nota Fiscal, o XML não contém todas as informações do documento, mas sim os dados que a SEFAZ disponibiliza para a consulta e download.
Para quem tem interesse em baixar qualquer XML de NFe e CTe, inclusive de anos anteriores, saiba que é possível. Para isso, a chave de acesso precisa está contida na base de dados nacional da Secretaria da Fazenda.
Benefícios ao baixar XML de Nota Fiscal eletrônica
Agilidade em processos
Ter o arquivo XML facilita na hora de compartilhar digitalmente as informações entre os envolvidos no transporte. Isso ajuda bastante nas atividades do departamento contábil de uma empresa.
Pois, além de deixar as informações integradas e agilizar processos que antes tomavam bastante tempo, baixar o XML também auxilia na diminuição de custos com papeladas fiscais e traz mais eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal.
Facilita as operações de transporte
Por ser um arquivo eletrônico e que não precisa ser impresso, o XML da Nota Fiscal agiliza significativamente as atividades da transportadora que o recebe para fazer a emissão do CTe.
Da mesma forma, facilita o trabalho das empresas com frota própria que utilizam o XML para emitir o MDFe (Manifesto de Documento Fiscal eletrônico).
Integração com sistemas de gestão
Outra grande vantagem ao baixar o arquivo XML é a integração com o sistema financeiro da transportadora ou da empresa embarcadora. Com esse arquivo, é possível dar entrada e ter o controle das movimentações financeiras.
E já que o arquivo XML obedece a uma estrutura de dados padronizada, a transportadora que baixa o XML da Nota Fiscal eletrônica pode aproveitar esse formato digital para integrá-lo ao seu sistema de gestão de transportes e emitir outros documentos.
Essas integrações só são possíveis porque o XML é um formato de arquivo compatível com diversos sistemas de gestão. Isso não só evita o trabalho redigitação como também elimina erros e deixa o transporte de cargas bem mais ágil.
Viu como pode ser simples e vantajoso para sua transportadora ter acesso ao XML de Nota Fiscal eletrônica?
Acesse o site do nsdocs e saiba mais.