Gerenciar uma frota é uma atividade que, muitas vezes, pode ser complexa se não for bem planejada.
Isto porque existe uma série de itens que o operador logístico precisa verificar para garantir a eficiência do transporte e da entrega, minimizando potenciais danos, como o motor do caminhão parar no meio de uma operação, um incidente na estrada comprometer a segurança do condutor e do automóvel, ou até mesmo outras falhas mecânicas acontecerem.
Para evitar esse tipo de ocorrência, o mais indicado é fazer um checklist dos veículos. Essa ferramenta foi criada com a intenção de otimizar a rotina de operações da sua transportadora e também para redobrar os cuidados com a frota. Além disso, ela é essencial para a segurança e gestão eficiente da frota, e pode ser feito de forma digital, utilizando aplicativos que facilitam a inspeção e a documentação.
Neste artigo vamos te mostrar como fazer esse checklist e organizar os documentos referentes a ele, quais são as informações essenciais dos veículos e da viagem, além de fornecer uma listagem completa dos elementos que precisam de verificação.
Por isso, continue a leitura até o final e descubra por que checklist digital pode otimizar ainda mais esse processo, tornando-o mais ágil e preciso.
- O que é o checklist dos veículos e porque ele é importante?
- Quais são os benefícios de usá-lo?
- O que deve constar no checklist dos veículos?
- Como elaborar o checklist?
- Como otimizar a gestão da frota?
O que é o checklist dos veículos e porque ele é importante?
O checklist dos veículos é uma ferramenta de controle de frota que permite ao operador logístico conferir todos os itens que precisam de inspeção antes e depois das viagens. Assim, ele contribui para garantir a máxima produtividade do transporte durante a sua circulação.
Além de aumentar a eficiência da operação, esse checklist ajuda na segurança do condutor e diminui a possibilidade de danos à mercadoria ou atrasos nas entregas. Também é importante considerar a necessidade de diferentes tipos de checklists conforme a frequência de uso e a extensão das viagens.
Por esse motivo, ele é extremamente valioso, principalmente para as empresas que geralmente têm problemas com a frota.
Quais são os benefícios de usá-lo?
Os benefícios de optar pela elaboração de um checklist são vários para as empresas de transporte, mas podemos destacar como principais vantagens:
- Maior segurança para o condutor e para o veículo;
- Otimização do controle da frota;
- Redução de manutenções corretivas;
- Índices menores de acidentes;
- Mais assertividade no tempo da entrega da mercadoria;
- Maior satisfação dos clientes;
- Aumento da eficiência do veículo;
- Redução de gastos;
- Manutenção preventiva, que ajuda a evitar problemas mecânicos e reduzir custos.
O que deve constar no checklist dos veículos?
Em casos de viagens mais longas, existe uma listagem que pode servir como base para os operadores logísticos consultarem antes de elaborar o próprio checklist.
Portanto, é possível acrescentar ou retirar itens de acordo com a necessidade apresentada pelo seu serviço de transporte.
Mas, em linhas gerais, esses são os itens que você deverá avaliar e que vão impactar positivamente na gestão da sua frota:
- Sistema elétrico;
- Ferramenta;
- Combustível;
- Lubrificação;
- Filtros;
- Água do Radiador;
- Pneus;
- Correias;
- Vidros;
- Cabos a vela;
- Suspensão;
- Cinto de segurança;
- Para-brisa.
A seguir, vamos explicar melhor cada um deles!
Sistema Elétrico
Na parte elétrica é importante observar como está a iluminação do veículo, assim, a visibilidade do motorista durante viagens noturnas não será comprometida. Nesse sentido, o indicado é observar a luz de freio, as lâmpadas internas e testar as setas.
Ferramenta
É essencial que todo veículo tenha uma caixa de ferramentas e equipamentos de segurança, porque se houver qualquer tipo de problema na estrada o condutor não vai precisar ficar parado por muito tempo, já que ele terá à mão algo que permita realizar eventuais reparos.
Entre as ferramentas essenciais, estão: alicate, chaves de fenda, philips, de boca e de roda, macaco, lanterna, estepe, triângulo, pendente, e outros.
Combustível
Além de verificar se há combustível suficiente para percorrer o trajeto determinado antes da viagem, é importante planejar pontos estratégicos de parada para abastecer, caso seja necessário, e em postos de confiança para evitar que esse combustível seja adulterado.
Lubrificação
Checar o nível de óleo do motor e os fluidos de transmissão e freios é obrigatório porque esses itens, quando não analisados, são capazes de reduzir a vida útil das peças do veículo e do próprio automóvel.
Filtros
Evitar que os filtros acumulem sujeira evita que o motor seja prejudicado, por isso é necessário seguir o manual do veículo corretamente e não passar o período de troca.
Água do radiador
Quando a água do radiador chega a níveis muito baixos, isso acaba superaquecendo a temperatura do motor, o que torna o cenário mais propício para potenciais problemas no sistema de arrefecimento. Logo, o indicado é que se avalie a ventoinha, a bomba de água e também a válvula termostática.
Pneus
Realizar a calibragem dos pneus pode evitar diversos problemas! Entre os mais comuns, estão a dificuldade para controlar o caminhão, a aquaplanagem e o aumento de consumo de combustível.
Outros pontos que precisam fazer parte do checklist são: balanceamento, alinhamento e recapeamento quando precisar.
Correias
Se quiser evitar que o motor pare durante o trajeto, sempre analise a correia dentada, porque basta ela quebrar para isso acontecer. Verifique o estado de tensão em que ela se encontra e faça a substituição imediata se estiver fora do habitual.
Vidros
Os vidros e espelhos do veículo precisam estar limpos, assim como é indicado fazer com a parte elétrica, para que o motorista tenha visibilidade enquanto está dirigindo. Se possível, o recomendado é utilizar produtos antiembaçantes para fazer isso.
Cabos a vela
Quando os cabos a vela estão desgastados ocorre um aumento no consumo de combustível, então durante o checklist lembre-se de observar se eles precisam ser trocados.
Suspensão
É viável analisar buchas, terminais, bandejas, molas e pivôs antes das viagens para garantir que a suspensão está funcionando corretamente, uma vez que ela é responsável pela estabilidade do veículo e pode comprometer a segurança do condutor se ele não conseguir estar no comando do caminhão.
Como elaborar o checklist?
Agora que você já sabe quais itens devem constar no seu checklist dos veículos, chegou o momento de compreender como elaborá-lo de fato. Por isso, é importante personalizar os modelos de checklists conforme as necessidades específicas.
Para facilitar a compreensão, separamos em tópicos o passo a passo recomendado.
- Coloque os itens essenciais que devem estar no veículo
Para evitar dores de cabeça, consulte a lista que apresentamos acima e modifique de acordo com as suas necessidades para criar uma personalizada. Saber quais são os itens que precisam ser avaliados vai ajudar a checar todos eles corretamente.
- Faça o checklist dos veículos de acordo com o modelo do transporte
Para elaborar o seu checklist, além de personalizar a lista também é recomendado que o gestor da frota leve em consideração qual é o modelo do transporte que está sendo avaliado. Isso porque cada um possui suas particularidades e, com isso, pedem atenção especial para itens diferentes.
- Disponha os elementos de forma organizada
Primeiro, escolha como você quer formatar o seu checklist. Isso pode ser feito em papel, usando um excel ou até por aplicativo.
Depois que tiver definido o que funciona melhor para a sua operação, elenque os itens avaliados em uma sequência lógica. Por exemplo: você pode deixar tudo que precisa ser verificado na parte traseira do caminhão em um mesmo momento de checagem, para evitar que o mecânico fique indo de um lado para o outro, já que isso aumenta a chance dele se perder.
Dica de ouro: organize o seu documento por categorias, isso vai facilitar a compreensão e que a verificação seja feita com rapidez.
- Valide o checklist com o time
A sua equipe também pode contribuir nesse processo de elaboração do checklist, pois cada profissional traz uma visão diferente daquele papel que ele desempenha. Ou seja, o motorista consegue te dar visões excelentes sobre o que pode ser feito para que ele conduza o veículo da melhor maneira possível. Além disso, todos precisam estar cientes do que foi avaliado: gestores da frota, mecânicos, o setor de controle de qualidade e os outros.
- Explique a importância de preencher os dados corretamente
Ao apresentar o checklist para o time, reforce a necessidade de preencher os dados e faça um trabalho de conscientização em cima desse checklist. As pessoas precisam entender porque o que estão fazendo é tão crucial para o desempenho do serviço. Caso contrário, isso vai cair em desuso.
Os motoristas, por exemplo, devem receber esse checklist e precisam de orientação sobre ele. Nesse sentido, o documento precisa ser de fácil acesso para garantir que ele não vai perder tempo procurando.
- Acompanhe a utilização do documento e revise periodicamente
Não basta conscientizar, o operador da frota também precisa acompanhar se o checklist está sendo feito e fazer revisões periódicas no documento para ter certeza de que ele está sendo usado como o planejado.
Com isso, as dores de cabeça serão bem menores!
Como otimizar a gestão da frota?
Certamente você percebeu a importância de criar o checklist do veículos, não é mesmo? Como explicamos, isso vai ajudá-lo a otimizar a gestão da sua frota e elevar ao máximo a produtividade dos veículos.
Outra boa forma de melhorar essa gestão, é adquirindo um sistema TMS que possui essa funcionalidade. Assim, você conseguirá conferir itens de forma bem mais rápida e intuitiva.
Se esse artigo te ajudou, continue nos acompanhando para permanecer informado sobre gestão e outros assuntos que vão ajudar a sua transportadora no dia a dia.