Como fazer um checklist dos veículos da sua frota de caminhões?

Gerenciar uma frota é uma atividade que, muitas vezes, pode ser complexa se não for bem planejada.

Isto porque existe uma série de itens que o operador logístico precisa verificar para garantir a eficiência do transporte e da entrega, minimizando potenciais danos, como o motor do caminhão parar no meio de uma operação, um incidente na estrada comprometer a segurança do condutor e do automóvel, ou até mesmo outras falhas mecânicas acontecerem.

Para evitar esse tipo de ocorrência, o mais indicado é fazer um checklist dos veículos. Essa ferramenta foi criada com a intenção de otimizar a rotina de operações da sua transportadora e também para redobrar os cuidados com a frota. Além disso, ela é essencial para a segurança e gestão eficiente da frota, e pode ser feito de forma digital, utilizando aplicativos que facilitam a inspeção e a documentação.

Neste artigo vamos te mostrar como fazer esse checklist e organizar os documentos referentes a ele, quais são as informações essenciais dos veículos e da viagem, além de fornecer uma listagem completa dos elementos que precisam de verificação.

Por isso, continue a leitura até o final e descubra por que checklist digital pode otimizar ainda mais esse processo, tornando-o mais ágil e preciso.

• O que é o checklist dos veículos e porque ele é importante?
• Quais são os benefícios de usá-lo? 
• O que deve constar no checklist dos veículos?
• Como elaborar o checklist?
• Como otimizar a gestão da frota? 

O que é o checklist dos veículos e porque ele é importante?

O checklist dos veículos é uma ferramenta de controle de frota que permite ao operador logístico conferir todos os itens que precisam de inspeção antes e depois das viagens. Assim, ele contribui para garantir a máxima produtividade do transporte durante a sua circulação.

Além de aumentar a eficiência da operação, esse checklist ajuda na segurança do condutor e diminui a possibilidade de danos à mercadoria ou atrasos nas entregas. Também é importante considerar a necessidade de diferentes tipos de checklists conforme a frequência de uso e a extensão das viagens.

Por esse motivo, ele é extremamente valioso, principalmente para as empresas que geralmente têm problemas com a frota.

Quais são os benefícios de usá-lo? 

Os benefícios de optar pela elaboração de um checklist são vários para as empresas de transporte, mas podemos destacar como principais vantagens:

• Maior segurança para o condutor e para o veículo;
• Otimização do controle da frota;
• Redução de manutenções corretivas;
• Índices menores de acidentes;
• Mais assertividade no tempo da entrega da mercadoria;
• Maior satisfação dos clientes;
• Aumento da eficiência do veículo;
• Redução de gastos;
• Manutenção preventiva, que ajuda a evitar problemas mecânicos e reduzir custos.

O que deve constar no checklist dos veículos?

Em casos de viagens mais longas, existe uma listagem que pode servir como base para os operadores logísticos consultarem antes de elaborar o próprio checklist.

Portanto, é possível acrescentar ou retirar itens de acordo com a necessidade apresentada pelo seu serviço de transporte. 

Mas, em linhas gerais, esses são os itens que você deverá avaliar e que vão impactar positivamente na gestão da sua frota:

• Sistema elétrico;
• Ferramenta;
• Combustível;
• Lubrificação;
• Filtros;
• Água do Radiador;
• Pneus;
• Correias;
• Vidros;
• Cabos a vela;
• Suspensão;
• Cinto de segurança;
• Para-brisa.

A seguir, vamos explicar melhor cada um deles! 

Sistema Elétrico

Na parte elétrica é importante observar como está a iluminação do veículo, assim, a visibilidade do motorista durante viagens noturnas não será comprometida. Nesse sentido, o indicado é observar a luz de freio, as lâmpadas internas e testar as setas.

Ferramenta

É essencial que todo veículo tenha uma caixa de ferramentas e equipamentos de segurança, porque se houver qualquer tipo de problema na estrada o condutor não vai precisar ficar parado por muito tempo, já que ele terá à mão algo que permita realizar eventuais reparos.

Entre as ferramentas essenciais, estão: alicate, chaves de fenda, philips, de boca e de roda, macaco, lanterna, estepe, triângulo, pendente, e outros.

Combustível

Além de verificar se há combustível suficiente para percorrer o trajeto determinado antes da viagem, é importante planejar pontos estratégicos de parada para abastecer, caso seja necessário, e em postos de confiança para evitar que esse combustível seja adulterado.

Lubrificação

Checar o nível de óleo do motor e os fluidos de transmissão e freios é obrigatório porque esses itens, quando não analisados, são capazes de reduzir a vida útil das peças do veículo e do próprio automóvel. 

Filtros

Evitar que os filtros acumulem sujeira evita que o motor seja prejudicado, por isso é necessário seguir o manual do veículo corretamente e não passar o período de troca.

Água do radiador

Quando a água do radiador chega a níveis muito baixos, isso acaba superaquecendo a temperatura do motor, o que torna o cenário mais propício para potenciais problemas no sistema de arrefecimento. Logo, o indicado é que se avalie a ventoinha, a bomba de água e também a válvula termostática. 

Pneus

Realizar a calibragem dos pneus pode evitar diversos problemas! Entre os mais comuns, estão a dificuldade para controlar o caminhão, a aquaplanagem e o aumento de consumo de combustível.

Outros pontos que precisam fazer parte do checklist são: balanceamento, alinhamento e recapeamento quando precisar.

Correias

Se quiser evitar que o motor pare durante o trajeto, sempre analise a correia dentada, porque basta ela quebrar para isso acontecer. Verifique o estado de tensão em que ela se encontra e faça a substituição imediata se estiver fora do habitual.

Vidros

Os vidros e espelhos do veículo precisam estar limpos, assim como é indicado fazer com a parte elétrica, para que o motorista tenha visibilidade enquanto está dirigindo. Se possível, o recomendado é utilizar produtos antiembaçantes para fazer isso.

Cabos a vela

Quando os cabos a vela estão desgastados ocorre um aumento no consumo de combustível, então durante o checklist lembre-se de observar se eles precisam ser trocados.

Suspensão

É viável analisar buchas, terminais, bandejas, molas e pivôs antes das viagens para garantir que a suspensão está funcionando corretamente, uma vez que ela é responsável pela estabilidade do veículo e pode comprometer a segurança do condutor se ele não conseguir estar no comando do caminhão.

Como elaborar o checklist?

Agora que você já sabe quais itens devem constar no seu checklist dos veículos, chegou o momento de compreender como elaborá-lo de fato. Por isso, é importante personalizar os modelos de checklists conforme as necessidades específicas.

Para facilitar a compreensão, separamos em tópicos o passo a passo recomendado. 

1. Coloque os itens essenciais que devem estar no veículo

Para evitar dores de cabeça, consulte a lista que apresentamos acima e modifique de acordo com as suas necessidades para criar uma personalizada. Saber quais são os itens que precisam ser avaliados vai ajudar a checar todos eles corretamente.

2. Faça o checklist dos veículos de acordo com o modelo do transporte

Para elaborar o seu checklist, além de personalizar a lista também é recomendado que o gestor da frota leve em consideração qual é o modelo do transporte que está sendo avaliado. Isso porque cada um possui suas particularidades e, com isso, pedem atenção especial para itens diferentes.

3. Disponha os elementos de forma organizada

Primeiro, escolha como você quer formatar o seu checklist. Isso pode ser feito em papel, usando um excel ou até por aplicativo.

Depois que tiver definido o que funciona melhor para a sua operação, elenque os itens avaliados em uma sequência lógica. Por exemplo: você pode deixar tudo que precisa ser verificado na parte traseira do caminhão em um mesmo momento de checagem, para evitar que o mecânico fique indo de um lado para o outro, já que isso aumenta a chance dele se perder.

Dica de ouro: organize o seu documento por categorias, isso vai facilitar a compreensão e que a verificação seja feita com rapidez. 

4. Valide o checklist com o time

A sua equipe também pode contribuir nesse processo de elaboração do checklist, pois cada profissional traz uma visão diferente daquele papel que ele desempenha. Ou seja, o motorista consegue te dar visões excelentes sobre o que pode ser feito para que ele conduza o veículo da melhor maneira possível. Além disso, todos precisam estar cientes do que foi avaliado: gestores da frota, mecânicos, o setor de controle de qualidade e os outros.

5. Explique a importância de preencher os dados corretamente

Ao apresentar o checklist para o time, reforce a necessidade de preencher os dados e faça um trabalho de conscientização em cima desse checklist. As pessoas precisam entender porque o que estão fazendo é tão crucial para o desempenho do serviço. Caso contrário, isso vai cair em desuso.

Os motoristas, por exemplo, devem receber esse checklist e precisam de orientação sobre ele. Nesse sentido, o documento precisa ser de fácil acesso para garantir que ele não vai perder tempo procurando. 

6. Acompanhe a utilização do documento e revise periodicamente

Não basta conscientizar, o operador da frota também precisa acompanhar se o checklist está sendo feito e fazer revisões periódicas no documento para ter certeza de que ele está sendo usado como o planejado.

Com isso, as dores de cabeça serão bem menores!

Como otimizar a gestão da frota? 

Certamente você percebeu a importância de criar o checklist do veículos, não é mesmo? Como explicamos, isso vai ajudá-lo a otimizar a gestão da sua frota e elevar ao máximo a produtividade dos veículos.

Outra boa forma de melhorar essa gestão, é adquirindo um sistema TMS que possui essa funcionalidade. Assim, você conseguirá conferir itens de forma bem mais rápida e intuitiva.

Se esse artigo te ajudou, continue nos acompanhando para permanecer informado sobre gestão e outros assuntos que vão ajudar a sua transportadora no dia a dia.