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Gestão de frotas: veja os benefícios e como fazer na sua empresa

7 minutos de leitura
Gestão de frotas: veja os benefícios e como fazer na sua empresa
Daniel Brasil
Escrito por:
Atualizado em 25 de novembro de 2021

Índice

    A gestão de frotas é uma tarefa do setor de transportes fundamental para a saúde financeira de uma empresa, a qual envolve o controle de diversos custos e atividades que rodeiam os veículos responsáveis pelo transporte de mercadorias.

    Para ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto, vamos falar neste artigo sobre os benefícios de uma boa gestão de frotas para sua empresa e como você pode melhorar sua manutenção de veículos com essa solução bastante utilizada. Confira! 

    O que é gestão de frotas?

    A gestão de frotas é um termo utilizado para o gerenciamento de tudo que está relacionado aos veículos de uma empresa, seja ela uma transportadora ou um negócio que transporta sua própria carga — como indústrias e distribuidoras.

    Esse controle de veículos envolve características importantes, tais como:

    – manutenção geral dos veículos;
    – controle de combustível;
    – documentação de cada caminhão e motorista;
    – gerenciamento de multas e taxas de transporte;
    – pagamento de fornecedores.
    – entre outros.

    É claro que maioria das empresas que transportam mercadorias realizam a gestão dos pontos citados anteriormente.

    Porém, ainda são poucas as organizações que conseguem centralizar tudo que envolve a manutenção da frota para obter uma gestão mais eficiente e capaz de resolver as necessidades que essa área demanda.

    Quando isso não acontece, diversos problemas podem surgir, o que prejudica até o recebedor final da mercadoria e que não tem nada a ver com a situação.

    Para entender melhor: através da manutenção preventiva em um caminhão, é possível diminuir o risco de acidentes na estrada devido a alguma falha no veículo.

    Caso o contrário, seria um problema que, além de trazer danos ao motorista e à própria empresa, também comprometeria as pessoas que dependem da entrega da mercadoria que estava sendo transportada.

    Qual é a importância da gestão de frotas?

    Um gerenciamento eficiente permite uma visão mais ampla de todas as operações que são feitas sobre os veículos e isso, consequentemente, facilita o controle total da gestão de frotas da empresa. 

    Dessa forma, combustível, manutenções e demais custos da operação podem ser facilmente controlados, o que diminui a quantidade de erros e prejuízos para todos os envolvidos no transporte.

    Vale ressaltar a manutenção preventiva como tarefa fundamental na diminuição da ociosidade, uma vez que os veículos passam menos tempo parados ao ser cuidados regularmente.

    Adotar uma boa gestão de frotas também garante mais segurança das informações a partir de um sistema específico para essa tarefa e que pode armazenar todos os dados na nuvem.

    Isso porque eliminando o uso de planilhas e/ou programas gratuitos, as informações ficam mais seguras e armazenadas em apenas uma solução com protocolos de segurança específicos.

    Como fazer um gerenciamento de frotas mais eficiente

    Agora que você já sabe a importância, vamos entregar a você 6 boas práticas de uma gestão de frotas para aplicar no seu negócio e otimizar os resultados dos seus transportes.

    1. Realize um diagnóstico da sua frota

    Nossa primeira dica é que você faça uma listagem de tudo relativo à sua frota. Os principais pontos que você pode levantar são:

    – quantidade de veículos que a empresa possui, as categorias de caminhões, quais estão em boas condições e quais precisam ir para oficina;
    – número de quilômetros rodados mensalmente em relação ao o limite de quilometragem estabelecido;
    – gatos com manutenção, combustível, taxas e multas;
    – salário dos motoristas e todos os envolvidos nessa gestão.

    Feito esse levantamento e organizado todas as informações, já será um bom início para você compreender a situação do setor e saber o que pode corrigir, prevenir, melhorar e reduzir.

    2. Crie uma política de frotas

    Criar uma política de frotas significa dizer que você terá um manual para gerenciar os veículos e os funcionários envolvidos.

    Você vai descrever em um documento todos os serviços realizados pela sua frota, as diretrizes de cada um, as regras que os funcionários devem cumprir e os direitos garantidos aos seus clientes. 

    Tenha liberdade para colocar esses e outros pontos que você achar pertinente!

    Depois de pronto, você pode apresentar essa política a toda equipe para que todos fiquem cientes. Estabelecer esse acordo entre os envolvidos é uma dica que não custa nada e já garante uma melhora significativa.

    3. Crie uma rotina de manutenção preventiva

    Infelizmente, muitos gestores acreditam que o cuidado e manutenção preventivos com os veículos é algo desnecessário.  

    Diante disso, escolhem fazer a troca de peças apenas quando elas perdem sua utilidade e resolvem problemas do caminhão através de gambiarras.

    O grande prejuízo da falta de uma manutenção preventiva é que esses reparos podem virar uma bola de neve mais à frente e trazer problemas ainda maiores e mais caros.

    Então, nossa terceira dica para você melhorar sua gestão de frotas é investir na manutenção preventiva dos seus veículos, uma solução que só traz benefícios porque:

    – ajuda na redução de custos desnecessários com gambiarras e manutenção corretiva, que pode sair ainda mais caro;
    – mantém o alto desempenho dos seus veículos durante as operações;
    – diminui os acidentes na estrada, o que é positivo para o motorista, empresa e cliente;
    – evita multas pela falta de condições inadequadas dos veículos.

    4. Monitore suas rotas

    Outra forma de melhorar o gerenciamento dos seus veículos é fazendo o monitoramento deles durante o transporte de cargas.

    Ao saber a localização em tempo real, é possível reduzir o risco de assalto, pontuar os melhores trajetos e definir os pontos de parada mais seguros durante o percurso.

    Além desses benefícios relacionados à segurança durante a viagem, você ainda oferece melhores informações sobre o prazo de entrega para seus clientes. 

    5. Faça um treinamento com sua equipe

    Treinar o seu time de motoristas e os demais envolvidos na gestão também traz resultados positivos para você alcançar seus objetivos nesse setor.

    O porquê disso é que, cada vez mais, surgem novidades de tecnologia automotiva e regras de transporte que impactam as funções da equipe, sendo necessário para todos conhecerem de modo a terem boas práticas.

    Outro motivo pelo qual você deve capacitar sua equipe é a importância dos motoristas praticarem uma condução segura. Assim, podem ser evitados acidentes consigo mesmo e danos às mercadorias transportadas.

    6. Invista em um sistema de gestão de frotas

    Além de todas as boas práticas mencionadas anteriormente, você pode potencializar seu gerenciamento com um software especializado em gestão de frotas.

    Esse sistema garante ao seu negócio mais controle sobre todas as atividades de manutenção dos seus veículos e ainda elimina diversas operações realizadas manualmente.

    Confira o que um sistema de gerenciamento de frotas pode fazer pela sua empresa:

    1. Manutenção total – registro das atividades e ordens de manutenção, agendamento de manutenção preventiva para evitar ociosidade e controle de disponibilidade da frota.
    1. Controle de abastecimento – para analisar comparativos de desempenho da frota, verificar as rotas mais econômicas e receber alerta sobre desvios de rotas;
    1. Gestão de despesas – controle de custos dos veículos, rotas e condutores, além de relatório de orçamento por viagens para definir estratégias mais econômicas;
    1. Controle de viagens – planejamento das viagens para gerenciar as demandas da frota e análise dos percursos mais rentáveis e econômicos;
    1. Gestão de multas – relatório de infrações, visualização de despesas com multas, controle dos vencimentos e análise por categoria de multa;
    1. Controle da manutenção dos veículos e motoristas – relatórios de pagamento de IPVA, multas, infrações, etc. e gestão das documentações dos motoristas e dos veículos.

    E agora, está preparado para colocar essas dicas em prática e melhorar o desempenho das suas operações de transporte?

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