A chave do sucesso das operações realizadas entre embarcadores e transportadoras é, sem dúvidas, a comunicação. E é para isso que os arquivos de EDI existem, pois eles fazem com que esses processos sejam facilitados. Ao longo deste texto explicaremos especificamente sobre o DOCCOB, porém, precisamos entender primeiramente o que são os arquivos EDI.
Esses arquivos são a maneira mais prática de proporcionar a comunicação entre vários sistemas que são utilizados pelas empresas, por mais que eles tenham sido criados por diversos fornecedores.
➡ Conheça os benefícios do EDI para sua transportadora
Continue neste post para aprender sobre:
- O que é um arquivo DOCCOB;
- Como funciona esse tipo de arquivo;
- Quais os benefícios do DOCCOB no serviço de transporte;
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O que é um arquivo DOCCOB?
DOCCOB é a sigla para Documento de Cobrança. É através desse arquivo EDI que se encontram todos os CTes que serão cobrados. De maneira resumida, o DOCCOB é um documento que é enviado pela transportadora e tem como destinatário o embarcador.
Ele é gerado a partir do PREFAT – Pré-fatura, que também é um documento EDI enviado pelo contratante (embarcador), onde são informados quais CTes já foram conferidos e liberados para o faturamento.
O DOCCOB não é obrigatório, mas promove com mais praticidade a comunicação entre contratante e transportador, fazendo com que essa comunicação seja cada vez mais ágil, além de eficiente. Uma vez que será possível enviar diversas faturas, torna- se muito mais simples emitir um documento de cobrança e enviá-lo automaticamente.
Como funciona esse tipo de arquivo?
O DOCCOB – documento de cobrança, tem como principal função unificar todas as informações dos pagamentos pelos serviços prestados. Resumindo, o DOCCOB é emitido pela transportadora e enviado para os embarcadores, e vem como uma maneira de substituir as faturas que anteriormente eram enviadas no modelo de promissórias e/ou duplicatas.
Vale ressaltar que o arquivo DOCCOB não substitui os boletos, uma vez que este arquivo EDI não possui nenhum vínculo com instituições bancárias, assim como também não é documento oficial de cobrança a uma empresa.
Esses arquivos EDIs foram desenvolvidos para que houvesse uma melhor comunicação entre os sistemas do embarcador e transportador.
Quais os benefícios do DOCCOB no serviço de transporte?
Como já vimos acima, utilizar o DOCCOB é bastante benéfico, tanto para a transportadora, quanto para o embarcador. Para ficar ainda mais claro esses benefícios, listamos abaixo os principais, confira:
Minimiza as chances de erros e custos
Uma vez que as informações são enviadas de forma automatizada, falhas humanas são evitadas – erros na digitação, falta de dados, atrasos, entre outros, e consequentemente, prejuízos podem ser eliminados. Os custos também são reduzidos, pois haverá diminuição de gastos com impressões, tintas, papéis e recuperação de documentos.
Outra economia que também é percebida são os custos administrativos, em decorrência do menor tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
Aumenta a produtividade
Como os processos são automatizados, sua equipe consegue se concentrar em tarefas maiores, logo, será mais produtiva.
Traz eficiência para a troca de dados
Como o DOCCOB é enviado automaticamente, a troca de dados e/ou informações com os parceiros será muito mais rápida, uma vez que não será necessário realizar o envio de diversas faturas por e-mail.
Agiliza o recebimento dos fretes
Como os embarcadores ganham bastante tempo por importarem os dados das faturas no DOCCOB, consequentemente, esse ganho de tempo pode ser interpretado como prazo menor para realizarem o pagamento.
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Por fim, agora que você já compreende o que é o DOCCOB e como este arquivo EDI funciona, é importante deixar a sua transportadora conectada.
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