Seguir as regras do fisco é indispensável para qualquer transportadora, mesmo as menores. E uma das obrigações mais importantes é ter em mãos todos os documentos de transporte de carga exigidos por lei.
Afinal, rodar sem eles pode gerar transtornos como multas e apreensão da carga.
Neste conteúdo, você vai entender quais são os principais documentos obrigatórios no transporte rodoviário de cargas e como um sistema fiscal simples pode facilitar o controle e a emissão no dia a dia da operação.
Quais são os documentos de transporte de carga obrigatórios?
No Brasil, os principais documentos exigidos para o transporte de mercadorias são:
- Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
- Documento Auxiliar da NFe (DANFe)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
- Documento Auxiliar do CTe (DACTe)
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
- Documento Auxiliar do MDFe (DAMDFe)
- CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte)
- RCTR-C (Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário)
- Vale-Pedágio Obrigatório (VPO)
- CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo)
Entenda o papel de cada um deles:
1. NFe e DANFe
A Nota Fiscal eletrônica é emitida pelo embarcador e registra a venda da mercadoria. Já o DANFe é a versão simplificada dessa nota e deve acompanhar a carga e apresentar informações como:
- Código de barras;
- Chave de acesso com 44 dígitos;
- Dados do remetente e destinatário.
2. CTe e DACTe
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é o documento que comprova a prestação do serviço de transporte. Sua versão física é o DACTe, que deve seguir junto com a carga até o destino.
Ambos são obrigatórios para o transporte remunerado de mercadorias.
3. MDFe e DAMDFe
Quando há mais de uma NFe ou CTe em uma mesma viagem, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é necessário. Pois é ele que agrupa os documentos da carga em um único arquivo. A versão simplificada, DAMDFe, deve ser mantida com o motorista.
Em dezembro de 2022, conformr os ajustes publicados pela CONFAZ, todos os documentos auxiliares (DANFe, DACTe e DAMDFe), podem ser apresentados de forma eletrônica via celular ou tablet.
Entretanto, muitos transportadores ainda relatam que essa não é uma realidade nos postos fiscais por onde passam. Por isso, é importante entender as regras da sua região.
4. CIOT
O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) é exigido para operações com transporte contratado de autônomos (TAC). Ele garante que o pagamento do frete seja feito corretamente e de forma rastreável.
Por isso, transportar sem CIOT válido pode gerar multas de até R$ 10.500, segundo a ANTT.
5. RCTR-C
É o seguro que cobre danos a terceiros causados por acidentes com o veículo de carga, como colisões, capotamentos e incêndios.
É obrigatório para todas as transportadoras, mesmo que o contratante da carga tenha seu próprio seguro.
6. Vale-Pedágio Obrigatório (VPO)
É um valor antecipado que o contratante do frete deve disponibilizar ao motorista para custear os pedágios da viagem.
Uma das mudanças mais importante do VPO em 2025 é que agora deixará de ser aceita as formas de pagamento físicas, ficando disponíveis apenas a opção de pagamento por tag de pedágio.
7. CRLV
O Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo comprova que o veículo está regular e autorizado a circular.
Ele deve estar sempre atualizado, com todos os impostos e taxas quitados, e sempre junto com a CNH do motorista.
Por que usar um sistema para emitir documento de transporte de carga?
Com tantos documentos obrigatórios, a maioria em formato eletrônico, o uso de um emissor fiscal é fundamental para facilitar a rotina de micro transportadoras.
Sem acesso rápido a esses arquivos, sua operação de transportes pode ter prejuízos
É por isso que soluções como as Hivecloud são ideais. Com nossos sistemas, você emite CTe e MDFe e todos os documentos auxiliares em poucos cliques, de qualquer lugar, com total segurança e sem complicação.
Além disso, você consegue:
- Armazenar todos os documentos emitidos em nuvem;
- Imprimir DANFe e DACTe rapidamente;
- Evitar multas por falta de documentação;
- Agilizar o despacho da carga e muito mais!
Quando emitir o CTe ou o MDFe na operação?
Para que você entenda melhor, vamos detalhar cada um:
CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)
É o documento que comprova a prestação do serviço de transporte de cargas com validade fiscal. Ele deve ser emitido sempre que houver movimentação de mercadorias entre cidades ou estados, independentemente da modalidade de transporte (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário).
Ou seja, se você é contratado para transportar uma carga, precisa emitir o CTe para garantir a regularidade da operação e evitar multas.
MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Já o MDFe serve para agilizar as paradas nos postos fiscais e aumentar a segurança na fiscalização. Ele reúne, em um único documento, os dados das NFes e CTes envolvidos em uma mesma viagem.
A emissão do MDFe é obrigatória tanto para transportadoras quanto para empresas com frota própria que emitem suas próprias notas fiscais.
E além de ser uma exigência legal, ele também traz mais organização e rastreabilidade para a operação logística.
Entender qual documento de transporte de carga é exigido em cada operação também é fundamental para manter a legalidade e a agilidade da sua transportadora.
E com a ajuda do emissor certo, você ganha tempo, evita riscos e mantém tudo em ordem, sem estresse.
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