Guia prático para a emissão do CTe: passo a passo para transportadoras

A emissão do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um passo obrigatório para quem presta serviços de transporte rodoviário de cargas no Brasil.

Entretanto, gerar esse documento vai além de cumprir a lei: ele protege sua transportadora de multas e garante a regularidade das suas operações.

Se você tem uma transportadora e quer aprender como fazer isso de forma simples, confira este guia que preparamos!

O que significa emissão de CTe?

A emissão de Conhecimento de transporte eletrônico envolve todo o processo de criação e registro desse documento fiscal eletrônico, que é o responsável por comprovar a prestação de um serviço em uma operação de transporte de cargas.

Esse documento, por ser exigido por lei, precisa sempre ser enviado eletronicamente para a Sefaz do estado onde a transportadora está registrada. E só depois de autorizado ele valida como regular a prestação de serviços do transporte para que todos os tributos devidos sejam cumpridos.

O CTe deve conter dados como:

• Remetente e destinatário da mercadoria;
• Informações sobre a carga (peso, valor, tipo);
• Informações sobre o serviço de transporte (modal, tipo do CTe, UF das prestações de serviços);
• Quem é o transportador;
• Valores de frete, impostos e seguros.

Sem a emissão do CTe, que é um documento eletrônico, vale destacar que o transporte fica considerado como irregular. Consequentemente, isso pode gerar multas, apreensão da carga e até mesmo problemas com fiscalização nas rodovias.

É preciso fazer alguma solicitação para emissão de CTe?

Antes de iniciar a emissão do Conhecimento de Transporte, é preciso cumprir alguns requisitos obrigatórios definidos pela Sefaz.

Afinal, sem essas exigências atendidas, a transportadora não consegue gerar o documento e, consequentemente, fica impedida de realizar o transporte de cargas de forma regular.

Por isso, atente-se aos passos abaixo:

1. Credenciamento na Sefaz

Antes de tudo, a transportadora precisa ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado para emitir CTe.

Aqui nesse ponto é preciso ter bastante atenção, pois esse processo varia conforme a Unidade Fedetiva. Por isso, recomendamos que se busque apoio de uma contabilidade de confiança.

Geralemente, esse credenciamento envolve:

• Ter CNPJ ativo com CNAE relacionado a transporte de cargas;
• Solicitar a autorização diretamente no site da Sefaz do estado;
• Cumprir as regras específicas de cada estado (alguns autorizam automaticamente; outros pedem análise).

2. Certificado Digital (e-CNPJ)

Você também precisa adquirir um certificado digital nos modelos A1 ou A3 no nome da transportadora (e-CNPJ).

Esse certificado é usado para assinar eletronicamente cada CTe emitido e garantir a validade jurídica do documento.

3. Sistema Emissor de CTe

É obrigatório usar um sistema para gerar, assinar e transmitir o CTe para a Sefaz. Aqui, o Hivecloud CTe pode te ajudar por oferecer funcionalidades como o preenchimento automático de dados, suporte 24h e acesso via computador ou celular.

E o que é um emissor de CTe?

Um emissor de CTe é um sistema que tem como finalidade gerar, preencher, assinar e enviar esse documento para a Sefaz.

Na prática, é através desse emissor que a sua transportadora consegue emitir o Conhecimento de transporte eletrônico de maneira correta e legal, sem complicação.

Ou seja, ele serve para:

• Organizar todas as informações obrigatórias: quem é o remetente, destinatário, valor do frete, dados da carga, caminhão, motorista, etc;
• Fazer a assinatura digital do CTe usando o certificado digital da transportadora;
• Transmitir o CTe automaticamente para a Sefaz, garantindo que o documento seja autorizado;
• Gerar o DACTe, que é o documento que acompanha a carga durante o transporte.

Sem esse emissor, o transportador não consegue emitir o CTe de forma prática e segura e ainda fica propenso a multas, apreensão de carga e problemas com a fiscalização.

O transporte próprio precisa emitir CTe?

Não. A emisssão do Conhecimento de transporte não é obrigatória para o transporte do tipo carga própria.

A obrigatoriedade desse documento recai apenas para empresas ou autônomos que prestam serviços de transporte e são contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

O CTe gera imposto?

Sim, a emissão do CTe gera obrigação de pagar imposto. O principal deles é o ICMS.

Isso acontece porque quando você emite um CTe, significa dizer que está registrando para o governo a prestação de um serviço de transporte. E como todo serviço, ele é tributado, e o ICMS é o imposto que incide sobre essa prestação.

Com isso, os principais impostos envolvidos no CTe para transporte de cargas são:

• ICMS: é o imposto principal e sua alíquota varia conforme o estado e as condições do transporte (origem, destino, tipo de carga, etc.). Em transportes interestaduais, também há regras específicas.
• INSS e IRPJ (se a empresa for lucro presumido ou real): em alguns casos, os valores recebidos com o frete entram na base de cálculo de tributos federais, mas isso está mais relacionado à contabilidade geral da empresa.

E quem deve pagar esse imposto?

O responsável pelo pagamento do imposto (principalmente o ICMS) no CTe é o tomador do serviço de transporte, que é quem está pagando pelo frete.

Na prática:

• Se o remetente contrata e paga pelo frete, ele é o tomador e responsável pelo imposto.
• Se o destinatário contrata e paga, ele é o tomador e paga o imposto.
• Se o próprio transportador é o tomador (em alguns casos especiais), ele mesmo é o responsável.

Mas, atenção: mesmo que o tomador seja o responsável final pelo imposto, quem emite o CTe é quem precisa declarar corretamente quem vai pagar., ficando isso registrado no próprio documento.

Quem é obrigado a emitir CTe?

Basicamente, os perfis responsáveis pela emissão do CTe são:

• Transportadoras (Empresas de Transporte de Carga – ETC);
• Cooperativas de Transporte de Carga (CTC);
• Transportadores Autônomos de Carga (TAC ou equiparado, quando devidamente registrados e obrigados);
• Embarcadores de carga (contratantes do serviço de transporte, em casos específicos);
• Escritórios de contabilidade (emissão feita em nome dos clientes transportadores, nos casos previstos em legislação).

A ausência desses dpcumentos pode acarretar em multas e mais penalidades relacionadas à apreensão das cargas e dos veículos.

Como a emissão do CTe pode evitar problemas na sua empresa?

Emitir corretamente o Conhecimento de Transporte eletrônico é importante para proteger a operação da sua transportadora de qualquer multa, atraso ou problema com cliente. Com isso, alguns dos principais motivos para você emitir esse documento são:

1. Evita multas fiscais pesadas

A falta de emissão do CTe é considerada infração grave. As multas começam em R$ 550,00, mas podem chegar a 5% do valor da carga transportada, dependendo do estado.

2. Previne apreensão de carga e atrasos na entrega

Sem o CTe e o DACTe (documento auxiliar), a fiscalização pode apreender a carga no meio do transporte, exigindo regularização antes da liberação.

3. Garante o recebimento do frete

Sem a emissão correta do Conhecimento de transporte eletrônico, muitos embarcadores (clientes) não aceitam pagar o frete, já que o transporte não foi formalizado fiscalmente.

4. Organiza o recolhimento correto de impostos

O CTe também garante que o ICMS seja apurado e recolhido corretamente.

Sem emitir o documento, sua transportadora pode acumular débitos fiscais sem perceber, ser autuada pela Receita Estadual em fiscalizações futuras e, ainda, ter a inscrição estadual bloqueada, impedindo a continuidade das atividades.

5. Deixa sua empresa pronta para crescer

Empresas que emitem corretamente o CTe conseguem ter acesso a diversos benefícios, como contratos maiores, com clientes que exigem transporte regularizado; têm acesso mais fácil a financiamentos e crédito bancário e passam mais confiança para novos clientes e parceiros.

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido a importância da emissão do CTe para a sua transportadora, certo?

Agora, se você precisar de um emissor que te auxilie na emissão desse documento, conheça o Hivecloud CTe! Nosso software permite a emissão de documentos fiscais em segundos para facilitar a sua operação de transportes.

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