No mundo dos negócios, a capacidade de gerenciar documentos de forma eficiente não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade.
Para empresas envolvidas com transporte de carga, incluindo micro e pequenos transportadores, bem como aquelas que realizam transporte de carga própria, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) representa uma solução direta para modernizar e aprimorar esse aspecto crucial da operação.
Você já ouviu falar nesse termo? Entenda mais nos tópicos abaixo.
O que é GED?
GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, representa a transição da gestão de documentos do formato físico para o digital.
Esse processo começa com a digitalização de documentos físicos, transformando-os em formatos eletrônicos, e continua com a criação e armazenamento de novos documentos já em formato digital.
O objetivo é centralizar o armazenamento em um sistema acessível, permitindo a fácil gestão, busca e recuperação de documentos.
Além de significar um grande passo rumo à redução do uso de papel, o GED otimiza os processos internos de uma empresa.
Com a digitalização, a informação torna-se rapidamente acessível, eliminando o tempo gasto na busca manual por documentos em arquivadores ou gavetas.
Assim, a segurança dos documentos também é reforçada, com controles de acesso que asseguram que apenas pessoal autorizado tenha acesso a informações sensíveis ou confidenciais.
Onde se aplica a GED em transportadoras de cargas?
No setor de transportadoras de cargas, a implementação do GED revoluciona diversas facetas da operação, tornando a gestão de documentos essenciais, como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), mais eficientes e seguras.
Veja, abaixo, como o GED se aplica especificamente neste setor:
Gestão de documentos de transporte
O GED simplifica a criação, o armazenamento e o acesso aos CTe e MDFe.
Isso permite uma gestão mais ágil dos documentos necessários para o transporte de cargas, facilitando o cumprimento das obrigações legais e reduzindo o risco de erros e atrasos.
Controle de rotas e entregas
Com o GED, as transportadoras podem acessar e atualizar em tempo real as informações relativas a rotas e entregas.
Isso possibilita ajustes dinâmicos no planejamento, melhorando a eficiência das operações e a satisfação dos clientes.
Manutenção de veículos
A gestão eletrônica de documentos relacionados à manutenção de veículos, como históricos de reparos e inspeções, torna-se mais organizada com o GED.
Isso ajuda na programação de manutenções preventivas e na rápida recuperação de informações quando necessário.
Segurança e conformidade
O GED assegura que todos os documentos estejam em conformidade com as regulamentações do setor, armazenados de forma segura e acessíveis apenas por pessoal autorizado.
Isso minimiza riscos legais e melhora a segurança dos dados.
Integração com sistemas existentes
Muitos sistemas de GED podem ser integrados a outras plataformas utilizadas pela transportadora, como sistemas de gerenciamento de transporte (TMS), ERP e ferramentas de rastreamento de cargas.
Essa integração proporciona uma visão unificada das operações, melhorando a tomada de decisão.
Eficiência operacional
A capacidade de acessar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, especialmente útil em um setor onde as operações não se limitam a um local físico, otimiza significativamente os processos internos e a comunicação com clientes e parceiros.
Quando identificar que a sua empresa precisa?
Identificar a necessidade de um sistema de para gerenciar documentos pode vir de diversos sinais, como dificuldades na gestão de grandes volumes de documentos, atrasos frequentes na localização de informações necessárias, ou mesmo a constatação de que o armazenamento físico está se tornando insustentável tanto em termos de espaço quanto de custos.
Dessa forma, a decisão de adotar esse sistema deve ser considerada quando a gestão atual de documentos começa a impactar negativamente a eficiência operacional e a segurança das informações da empresa.
Vantagens da boa gestão de documentos
Uma boa gestão de documentos oferece várias vantagens críticas para o sucesso e a eficiência de uma empresa.
Algumas das principais vantagens são:
1. Aumento da eficiência operacional
Uma gestão eficaz de documentos reduz significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de arquivos. Isso permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais produtivas, melhorando a eficiência operacional geral da empresa.
2. Melhoria da acessibilidade e compartilhamento
Com documentos bem organizados e facilmente acessíveis, a colaboração entre departamentos e equipes se torna mais eficaz. Isso é especialmente importante em ambientes de trabalho remotos ou híbridos, onde o acesso rápido a informações atualizadas é crucial.
3. Redução de custos
A digitalização de documentos e a adoção de um sistema de gerenciamento eletrônico reduzem a necessidade de espaço físico para armazenamento e os custos associados à impressão, envio e manutenção de arquivos em papel.
4. Conformidade regulatória
Uma gestão de documentos eficiente ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com leis e regulamentações relevantes, evitando multas e outras penalidades.
Ajudando na manutenção de registros apropriados e a garantia de que documentos críticos sejam facilmente recuperáveis para auditorias.
5. Segurança aprimorada
A boa gestão de documentos inclui a implementação de controles de segurança para proteger informações sensíveis contra acessos não autorizados, perda ou danos.
O que ajuda a preservar a confidencialidade das informações dos clientes e da empresa.
6. Tomada de decisão baseada em dados
Com um acesso mais fácil a documentos e dados organizados, a tomada de decisão pode ser mais rápida e baseada em informações atualizadas e precisas, levando a melhores resultados de negócios.
7. Sustentabilidade
Reduzir a dependência de papel não apenas economiza recursos, mas apoia iniciativas de sustentabilidade da empresa.
Isso pode melhorar a imagem da marca e alinhar a empresa com as expectativas dos consumidores e regulamentações ambientais.
8. Recuperação de desastres
Um sistema de gestão de documentos robusto inclui soluções para backup e recuperação de documentos em caso de desastres ou falhas técnicas, garantindo que a continuidade dos negócios seja mantida.
9. Melhoria contínua
A análise de documentos e processos pode revelar oportunidades para otimização e inovação contínua. Isso pode levar a melhorias nos produtos, serviços e processos internos.
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Além disso, a possibilidade de integração com sistemas existentes através de API minimiza a necessidade de intervenção manual em diversos processos.
Afinal, com a integração realizada, você consegue usufruir de inúmeras vantagens, incluindo a importação automatizada de documentos e a organização eficiente dos dados, simplificando significativamente o gerenciamento documental.
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