A nota de devolução de mercadoria é um documento fiscal essencial que registra a devolução de produtos ao fornecedor.
As empresas utilizam a nota de devolução quando precisam devolver mercadorias devido a defeitos, danos ou outros problemas. Este processo envolve procedimentos específicos, como preencher corretamente a nota e seguir regulamentações fiscais.
Para entender em detalhes como emitir, quando usar e as implicações fiscais e contábeis, continue a leitura.
O que é uma nota de devolução de mercadoria?
Uma nota de devolução de mercadoria é um documento utilizado para registrar a devolução de produtos ou mercadorias a um fornecedor ou vendedor.
Um comprador, seja uma empresa ou um consumidor, emite essa nota quando precisa devolver mercadorias por vários motivos, como defeitos, danos, insatisfação com o produto ou erros na entrega.
Assim, a nota de devolução contém informações importantes, como detalhes do remetente (quem está devolvendo os produtos), informações do destinatário (o fornecedor ou vendedor), descrição dos produtos devolvidos, quantidade, motivo da devolução e, em muitos casos, o número da nota fiscal original de compra.
Além disso, essa nota serve como um registro da transação e facilita o controle de estoque e a contabilidade. Dessa forma, a emissão e o seu uso são importantes para garantir transparência e conformidade com regulamentações fiscais e comerciais.
Quais são os tipos de devolução?
Existem dois métodos distintos de devolução de notas fiscais, e a seguir, detalhamos cada um deles, destacando suas diferenças:
Devolução com emissão de nota fiscal pelo destinatário:
Nesse cenário, a pessoa que originalmente recebeu a nota fiscal é a responsável por devolvê-la ao estabelecimento. Assim, o próprio destinatário deve emitir a nota de devolução, completando o ciclo da operação de compra e venda.
Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal:
Quando o transportador ou o destinatário se recusa a receber a mercadoria, é necessário registrar o motivo da devolução no verso do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), incluindo a data e assinatura.
Nesse cenário, a nota fiscal original serve como base para a emissão da nota fiscal de devolução. É importante ressaltar que não se deve assinar nem destacar o canhoto, uma vez que isso indicaria a aceitação da mercadoria.
Ao receber a mercadoria devolvida, o emissor da nota fiscal original deve gerar uma nota de entrada, fornecendo todos os detalhes que identificam o documento original, evidenciando que a mercadoria retornou ao estoque.
Quando emitir uma nota de devolução?
Deve-se emitir uma nota de devolução em diversas situações quando se precisa devolver produtos ou mercadorias ao fornecedor ou vendedor.
Alguns dos cenários mais comuns em que a emissão de uma nota de devolução é necessária, incluem:
- Produtos defeituosos ou danificados: quando os produtos recebidos estão com defeitos de fabricação ou danificados durante o transporte, é necessário emitir uma nota de devolução para solicitar a troca ou reembolso.
- Produtos errados ou incorretos: se os produtos recebidos não correspondem ao que foi encomendado, seja em termos de quantidade, modelo ou especificações, o comprador utiliza uma nota de devolução para solicitar a correção da entrega.
- Excesso de estoque ou produtos não vendáveis: em situações em que uma empresa possui um excesso de estoque ou produtos que não podem ser vendidos, pode emitir uma nota de devolução para retorná-los ao fornecedor.
- Insatisfação do cliente: alguns vendedores permitem a devolução de produtos por parte dos consumidores que estejam insatisfeitos com a compra, desde que cumpram as políticas de devolução da empresa. Nesse caso, uma nota de devolução pode ser utilizada.
- Erros no pedido do cliente: se um cliente fez um pedido incorreto e deseja retornar os produtos, uma nota de devolução pode ser usada para formalizar o processo.
- Vencimento ou validade dos produtos: em alguns casos, produtos perecíveis ou com data de validade podem precisar ser devolvidos ao fornecedor se estiverem perto de vencer ou expirar.
- Outros problemas de qualidade ou não conformidade: qualquer situação em que os produtos não estejam de acordo com as expectativas, padrões de qualidade ou regulamentações pode justificar a emissão de uma nota de devolução.
Qual é a diferença entre nota de devolução e nota fiscal de entrada?
A nota de devolução e a nota fiscal de entrada são dois tipos de documentos fiscais usados em transações comerciais. Porém, as empresas utilizam cada um com diferentes finalidades.
- Nota de Devolução:
Finalidade: As empresas utilizam a nota de devolução quando devolvem produtos ou mercadorias ao fornecedor ou vendedor. Seja devido a defeitos, danos, erros na entrega, insatisfação do cliente ou outros motivos.
Registro: O comprador emite essa nota para o fornecedor ou vendedor, registrando a devolução e indicando que os produtos estão sendo devolvidos.
Efeito fiscal: A nota de devolução pode afetar os registros contábeis e fiscais, permitindo que a empresa registre a devolução e, em alguns casos, solicite reembolsos ou créditos do fornecedor.
Numeração: As notas de devolução geralmente têm uma numeração específica e independente das notas fiscais de entrada.
- Nota Fiscal de Entrada:
Finalidade: A empresa utiliza a nota fiscal de entrada para registrar a entrada de produtos ou mercadorias no estoque, geralmente recebidos de um fornecedor.
Registro: O fornecedor emite essa nota para o comprador, indicando a entrega dos produtos e sua entrada no estoque da empresa compradora.
Efeito fiscal: A empresa utiliza a nota fiscal de entrada para registrar a transação e os valores envolvidos, o que tem impacto na contabilidade e nos impostos.
Numeração: As notas fiscais de entrada têm uma numeração própria e independente das notas de devolução.
Em resumo, a finalidade principal que diferencia esses dois documentos é que as empresas emitem uma nota de devolução quando desejam devolver produtos, enquanto usam a nota fiscal de entrada para registrar a entrada de produtos no estoque.
Ambos os documentos desempenham funções significativas na contabilidade e no controle de estoque, mas aplicam-se a cenários diferentes.
Como emitir essa nota?
A emissão da nota fiscal de devolução segue procedimentos semelhantes à emissão da nota de venda, mas com informações específicas.
Ao criar o documento, é essencial selecionar a finalidade como “devolução” e especificar se é uma nota de entrada ou saída. Assim, é fundamental que o emissor da nota de devolução forneça a chave de acesso da nota fiscal de compra no campo “nota referenciada” e preencha os detalhes sobre o fornecedor ou cliente, incluindo informações da transportadora, quando necessário.
Depois de preencher completamente o documento, você deve salvá-lo e validá-lo com um certificado digital. Em seguida, você deve transmitir a nota de devolução para o sistema da Sefaz.
Para saber mais sobre emissão de documentos fiscais, continue acessando o nosso blog.
