Primeiros passos para fazer sua emissão de CTe sem erros

A emissão de CTe é um procedimento bastante necessário nas operações de uma transportadora, uma vez que o Conhecimento de Transporte eletrônico é um dos principais documentos presentes no transporte de cargas.

Confira neste artigo tudo o que você precisa fazer para efetuar a emissão de CTe em um passo a passo simples e sem erros.

Por que fazer a emissão de CTe?

Como falamos, o CTe é um importante documento fiscal no setor de transporte de cargas, afinal de contas, nele é registrado o serviço de transporte de cargas, o qual é realizado por uma transportadora ou pelos demais envolvidos na operação.

Sendo assim, o CTe deve ser emitido em quaisquer modais de transporte do território brasileiro: rodoviário, aquaviário, aéreo, rodoviário ou dutoviário. Vale também lembrar que o serviço de transporte de carga sem fazer a emissão de CTe gera multas para o transportador e até apreensão da mercadoria.

>> Confira quem deve emitir o CTe no serviço de transporte de cargas

Finalidades do CTe

Para você entender um pouco mais sobre o CTe antes de fazer sua emissão, é importante você compreender as finalidades desse documento, que podem ser classificadas em quatro finalidades.

1. CTe Normal — como o seu nome diz, é um documento comum e que acoberta uma prestação de serviço de transporte.
   
2. CTe de Complemento de Valores — o emitente faz a emissão desse CTe para complementar diferenças de registro de mercadorias que faltaram no primeiro Conhecimento, caso este tenha sido gerado com um valor menor que o correto, por exemplo.
   
3. CTe de Anulação de Valores — O objetivo do CTe de Anulação consiste em literalmente anular os valores emitidos em um CTe normal e não para corrigir qualquer erro.
   
4. CTe Substituto — Este CTe deve ser emitido assim que é gerado o CTe de Anulação, uma vez que ele corrige os dados referentes somente ao valor do CTe substituído e mantém as demais informações.

Atenção: para cada CTe emitido com erro no valor é possível a emissão de apenas um CTe de Anulação e um CTe substituto, os quais não poderão ser cancelados.

Tipos de serviço para emissão do CTe

Também foi mencionado no início deste artigo que o CTe deve ser emitido em todos os serviços de transporte de cargas. Mas você sabe os tipos de serviço que envolvem a emissão de CTe?

1. Normal — Aqui, a transportadora que foi contratada realiza o transporte da mercadoria normalmente até o destinatário.
   
2. Redespacho — Neste tipo de serviço, uma transportadora contrata outra empresa de transporte para realizar um trecho do transporte, seja ele no início, meio ou fim da viagem.
   
3. Redespacho intermediário — Já no redespacho intermediário, é envolvida mais uma transportadora que vai fazer o intermédio entre as duas outras transportadoras.
   
4. Subcontratação — Por fim, a subcontratação ocorre quando uma transportadora contrata a outra fazer todo o trajeto de transporte.

>> Quer saber mais? Confira nosso artigo sobre redespacho, redespacho intermediário e subcontratação

Agora que já sabe o porquê você deve fazer a emissão de CTe e algumas informações importantes que envolvem esse assunto, vamos ao que interessa?!

Passo a passo para fazer emissão de CTe

1. Estar credenciada na Sefaz

O primeiro passo para emissão de CTe consiste no credenciamento da sua empresa na Sefaz do seu estado, que é a Secretaria da Fazenda. Apesar do procedimento variar de um estado para o outro, o credenciamento é feito por meio de um preenchimento de formulário na secretaria. 

As informações em detalhes podem ser obtidas através de uma consulta online no portal da Sefaz do seu estado ou com seu contador. Lembrando que é através desse credenciamento que será possível emitir tanto o CTe como outros documentos de transporte.

2. Ter certificado digital

O certificado digital é a garantia de que o documento fiscal eletrônico está validado, por isso a obtenção dessa ferramenta também é uma etapa obrigatória antes de emitir o CTe. Os certificados aceitos, de acordo com a legislação brasileira, fazem parte da cadeia de certificação ICP Brasil. 

As autoridades certificadoras, ou seja, as entidades que podem emitir e comercializar os certificados digitais podem ser visualizadas aqui. Cabe ao emissor contactar uma das entidades para adquirir seu certificado digital.

3. Adquirir um sistema emissor de CTe

Essa é uma etapa que merece atenção, uma vez que é preciso analisar pontos importantes antes de obter qualquer sistema emissor de CTe. Uma boa plataforma não oferece apenas a emissão de CTe, mas também uma série de atributos que fazem a escolha valer a pena. A seguir, confira 4 pontos relevantes que você deve considerar na hora de escolher o sistema ideal para sua transportadora.

1. Funcionalidades oferecidas — invista em um sistema que otimize sua rotina de operações emitindo o CTe em segundos, já que a agilidade para lidar com saídas de veículos, principalmente em períodos de alto volume de entregas, é fundamental para atender bem os seus clientes. Também dê preferência a um sistema que preencha campos automáticos e importe arquivos XML.
   
2. Atendimento 24 horas — se tem uma coisa que não pode acontecer é ter mercadorias paradas pela falta de resolução de problemas com documentos fiscais, não é mesmo? Tenha atenção a um emissor de CTe que ofereça suporte 24 horas e atenda você prontamente.
   
3. Período de teste gratuito — por mais que você e sua equipe domine o sistema emissor de CTe, existem dificuldades que vocês saberão apenas utilizando a plataforma no dia a dia. Por isso não abra mão de testes gratuitos! Opte por sistemas que permitam um número de emissões gratuitas antes de fazer a compra.
   
4. Treinamento de equipe — mesmo testando o sistema durante o período gratuito, um treinamento para sua equipe torna-se indispensável para que todos tenham uma boa compreensão de cada funcionalidade e aproveitem o máximo que um emissor de CTe pode oferecer. Então anote este outro ponto: pesquise se a empresa oferece treinamento para a plataforma que você vai comprar.

4. configurar a transportadora no sistema

Agora que você já tem seu sistema emissor de CTe, é importante configurar os dados da sua transportadora na plataforma, assim como informações sobre seus clientes e demais dados necessários. Para esse primeiro acesso, é importante você contar com o suporte da plataforma para que tudo seja cadastrado corretamente.

5. ter acesso à internet

Ter acesso à internet é importante porque o sistema emissor de CTe envia dados à Sefaz para que a mesma valide o documento e isso só acontece através de uma boa conexão online. Então garanta que o computador ou notebook que você vai utilizar esteja conectado.

6. preencher dados no documento

Agora é o momento de preencher os dados no documento para finalmente emitir o CTe. É obrigatório o preenchimento de informações como:

1. Remetente — dados do responsável pela emissão da Nota Fiscal (se o remetente for uma transportadora que não emitiu a NF, ela insere seus dados na área de Expedidor);
   
2. Destinatário — dados do responsável, CPF ou CNPJ, que vai receber a mercadoria;
   
3. Nota Fiscal da mercadoria — as informações mais importantes contidas na NF;
   
4. Dados do veículo e motorista — informações do profissional que fará o transporte (esse preenchimento é obrigatório apenas em casos de carga lotação).

7. Gerar DACTe

Após emitir seu CTe normalmente, a última coisa que você deve fazer é gerar o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico, mais conhecido como DACTe. Esse documento pode ser impresso ou digital e deve acompanhar o motorista durante todo o transporte da mercadoria, caso o contrário, a transportadora sofrerá multas pela falta dele.

>> Saiba mais sobre o DACTe e sua importância no transporte de cargas

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Com o Hivecloud CTe, você emite seu documento em segundos e libera seus veículos prontamente! Tanto o sistema quanto os seus dados ficam salvos na nuvem, então você tem liberdade para gerar o documento de qualquer lugar e em qualquer horário.

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