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O que é Certificado Digital, modelos disponíveis e como obter o ideal para sua transportadora

11 minutos de leitura
O que é Certificado Digital, modelos disponíveis e como obter o ideal para sua transportadora
Daniel Brasil
Escrito por:
Atualizado em 4 de maio de 2021

Índice

    O certificado digital é uma ferramenta constantemente utilizada no processo de dados e na troca de documentos, seja entre pessoas, empresas e governo. Essas transações online precisam de meios que garantam a segurança, a confidencialidade e a autenticidade das informações que estão sendo movimentadas.

    Diante desse cenário, o certificado digital é fundamental para transportadoras e outras empresas emitirem documentos de transporte, como o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e o Manifesto de Carga eletrônico (MDFe).

    Confira neste artigo as principais informações que você precisa saber sobre o certificado digital para utilizar no dia a dia das suas operações!

    O que é certificado digital?

    O certificado digital é uma ferramenta utilizada no meio virtual para identificar empresas e pessoas. Sua função é garantir proteção nas transações eletrônicas e nos serviços realizados através da internet.

    Por exemplo, se uma transportadora vai emitir um MDFe para transportar a mercadoria do seu cliente, ela precisa de um certificado digital na hora da emissão para validar os dados do Manifesto com a Receita Federal.

    Essa certificação pode ser tanto um programa de computador quanto um smartcard (cartão com chip) ou um token.

    Independente do modelo, as pessoas e as empresas se identificam com o certificado digital e assinam documentos de maneira totalmente digital em qualquer lugar que estejam, uma vez que esse mesmo documento terá a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.

    De forma resumida, o certificado digital serve para identificar, autenticar e assinar documentos digitais.

    certificado digital A3 smartcard
    Certificado digital A3 no modelo smartcard com chip de leitura.
    certificado digital token
    Certificado digital A3 em formato de token para entrada USB.

    Quando surgiu o certificado digital

    Em 2001, foi criada pelo Governo Federal a Medida Provisória 2.200-2, com o objetivo de regularizar os contratos digitais no Brasil por meio dos certificados digitais.

    Hoje, esse gerenciamento é realizado através de uma Autoridade Certificadora Habilitada (empresas autorizadas que vendem os certificados) que deve cumprir as regras da Infraestrutura de Chaves Públicas, a ICP – Brasil.

    Para que serve o certificado digital

    Como você já deve ter entendido, o certificado digital ajuda a agilizar os procedimentos virtuais, evitando, por exemplo, que as empresas ou pessoas envolvidas em um contrato de serviço de carga se desloquem para realizar uma assinatura.

    Existem diversos fins para o uso do certificado digital, sendo os mais importantes abaixo.

    Assinar e enviar documentos pela internet

    Em um contrato de prestação de serviço onde a assinatura é o elemento principal para sua validade, o certificado digital permite sua assinatura eletrônica, que tem a mesma validade jurídica que uma assinatura feita à mão nos contratos em papel.

    Dessa forma, o contrato pode ser enviado por e-mail e consultado facilmente.

    Emitir NFe, CTe e MDFe

    O certificado digital também garante autenticidade na emissão de uma Nota Fiscal eletrônica, componente na venda de produtos que não só aumenta a competitividade da empresa como também garante mais segurança aos seus clientes.

    Quanto ao CTe e o MDFe, o certificado também é exigido na hora de emitir esses documentos de transporte obrigatórios.

    Enviar declarações de Imposto de Renda

    Usar o certificado digital na hora de declarar o Imposto de Renda reduz os custos e gera mais segurança no processo, uma vez que os documentos declarados têm validade jurídica e isso traz para o declarante mais credibilidade.

    Além dessas finalidades, o certificado eletrônico também é usado para:

    • Fazer login em sites seguros;
    • Realizar transações bancárias;
    • Assinar escriturações fiscais e contábeis.

    Todas essas funções só são possíveis porque o certificado digital possui uma chave pública, uma chave privada e outras informações que comprovam e identificam o seu dono para o sistema utilizado durante o processamento de informações, como o sistema TMS para transportadoras.

    Quem precisa do certificado digital

    O certificado digital pode ser utilizado por todas as pessoas físicas e jurídicas que desejam garantir mais segurança e autenticidade em algumas atividades virtuais.

    Porém, a certificação tem seu uso obrigatório para empresas inscritas nos regimes tributários, seja de lucro real ou de lucro presumido, assim como as organizações que emitem nota fiscal.

    A exigência do certificado também vale para as empresas transportadoras de cargas, durante a emissão do CTe e MDFe.

    Tipos de certificado digital

    Existe uma variedade de certificados digitais onde cada um atende a uma finalidade de negócio da empresa, como, por exemplo:

    • e-CPF: certificado digital para pessoas físicas realizarem suas transações;
    • Certificado digital OAB: para advogados regulamentados na Ordem dos Advogados do Brasil darem entrada em processos sem a necessidade de deslocamento;
    • Certificado para CRM digital: assinatura eletrônica da Cédula de Identidade Médica (CRM) que legaliza o profissional médico e o registro das suas funções;
    • Certificado NF-e: sendo um dos tipos mais importantes, este certificado garante validade jurídica para a emissão de notas fiscais, uma vez realizada pela empresa aos órgãos responsáveis.

    Para as transportadoras, o tipo de certificado digital mais relevante é o e-CNPJ.

    Com ele, a transportadora pode assinar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDFe) e outros documentos fiscais exigidos.

    A partir do e-CNPJ, a empresa de transporte também pode transmitir as declarações de Imposto de Renda de maneira mais segura, consultar os detalhes das declarações, pesquisar a situação fiscal, corrigir erros de pagamentos, etc.

    Mais uma vez, ressaltamos que todos esses documentos citados anteriormente existem apenas digitalmente. Eles são emitidos e armazenados de forma eletrônica para documentar a prestação do serviço de transporte de cargas realizada nos modais rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

    Certificado digital A1 ou A3: qual a diferença?

    Ao adquirir o certificado digital e-CNPJ, outro ponto que a transportadora precisa ter atenção é a respeito do armazenamento de dados dessa assinatura, que está disponível nos tipos A1 e A3. Entenda a diferença a seguir.

    O certificado digital A1 é um arquivo digital protegido por senha. Por ser um arquivo, o certificado do tipo A1 não está sujeito a danos mecânicos, ou seja, ele não pode quebrar e possui a vantagem de ter um fácil armazenamento para backup.

    Esse tipo de certificado é um software que pode ser instalado e usado simultaneamente em vários computadores. Isso representa uma grande economia para a empresa, já que a mesma poderá usar um único certificado para todos os usuários e filiais.

    Já o certificado digital A3 é um dispositivo físico (smartcard ou token) que armazena o certificado digital. A grande vantagem desse tipo de certificado é a segurança. Em contrapartida, o certificado não pode ser removido desse dispositivo e só pode ser usado de posse do dispositivo e da senha de acesso.

    O certificado do tipo A3 só funciona em um único computador onde o token ou smartcard está instalado e, por esse motivo, será necessário adquirir um novo certificado no caso da empresa ter outras filiais. Além disso, não é possível fazer um backup do certificado e o dispositivo pode ser danificado, ocasionando sua perda.

    Confira na tabela abaixo as principais vantagens e desvantagens dos certificados A1 e A3.

    vantagens e desvantagens dos certificados A1 e A3

    Como funciona o certificado digital

    Todo certificado digital deve possuir duas chaves, uma pública e uma privada, ou seja, um nome e uma numeração exclusiva e segura do usuário. Essa chave privada possui um sistema criptografado, de maneira que só terá acesso aos dados caso o receptor tenha a chave certa para decodificar.

    Logo, tudo o que a chave pública assina, somente a chave privada será capaz de autenticar. Vale ressaltar que tanto uma quanto a outra são geradas de forma aleatória por funções matemáticas.

    Além de todo esse sistema, outra coisa que garante a segurança do certificado digital é a senha gerada pelo próprio usuário, que deve criar a chamada senha forte, na hora de emitir um certificado com a autoridade certificadora.

    Você já deve ter notado esse termo na internet ao criar seu usuário em algum site. Esse código de segurança mais protetivo solicita que você crie uma senha forte contendo: letras maiúsculas e minúsculas, números, caracteres especiais e, no mínimo, oito dígitos.

    Cuidados com a certificação digital

    É muito importante ter atenção com o uso dos certificados. A chave privada, por exemplo, não deve ser deixada em locais públicos, já que ela funciona como uma espécie de senha pessoal. 

    Além disso, vale a pena lembrar que nem mesmo a certificadora que gerencia o certificado digital possui uma cópia da chave privada, já que ela é individual. Logo, se alguém obter a chave privada, essa pessoa pode se passar pelo dono do certificado e realizar transações na internet.

    No caso dos prestadores de serviços, como as transportadoras, que precisam transmitir informações em nome de uma empresa para a Receita Federal, o administrador não precisa disponibilizar a chave privada. Basta que ele, através do próprio certificado digital, estabeleça a validade eletrônica nos sites da instituição.

    Quando houver suspeita de roubo ou clonagem da chave privada, é necessário revogar o Certificado Digital o mais rápido possível. Dessa maneira, é possível contestar qualquer transação eletrônica que foi realizada por uma pessoa não autorizada.

    Por fim, um cuidado importante para transportadora: nem todos os emissores de CTe e MDFe são compatíveis com os certificados A1 e A3 em simultâneo, e isso pode ser um problema na hora da compra da certificação.

    Porém, existem sistemas compatíveis com os dois modelos de armazenamento, como é o caso das soluções da Hivecloud, que têm compatibilidade com A1 e A3 e permite que empresa escolha o certificado digital que melhor convém.

    Como obter certificado digital

    Para obter o certificado digital e-CNPJ, a transportadora precisa escolher uma Autoridade Certificadora Habilitada através da lista fornecida pela Receita Federal, ou acessar diretamente a página de alguma pela internet e fazer a solicitação da certificação.

    Mas, antes disso, é importante decidir qual será o melhor armazenamento para a empresa, A1 ou A3. Por isso, vale a pena analisar qual satisfaz melhor as necessidades, já que um dos certificados é fixo e só pode ser utilizado em um local específico, enquanto o outro pode ser transportado para onde seja necessária a utilização.

    A diferença entre os prazos de validade também é importante, pois a falta de renovação ou atualização do certificado no prazo correto vai impedir a emissão de documentos fiscais eletrônicos, causando rejeições e, até mesmo, multas.

    Renovação do certificado digital

    A renovação do certificado digital deve ser feita sempre dentro do prazo de validade. Caso contrário, a empresa fica impedida de fazer suas operações. Para solicitar, basta acessar a página da empresa certificadora na internet com a assinatura eletrônica e dar entrada na renovação. 

    Revogação de certificado digital

    Para a empresa que deseja cancelar a certificação digital, isto é, torná-la inválida, o caminho é o mesmo da renovação: acessar o site da autoridade certificadora e ir à página de revogação para dar entrada no cancelamento.

    Quais são os benefícios do certificado digital para transportadoras

    A obtenção da certificação digital para a transportadora não é só uma importância obrigatória durante a emissão dos documentos fiscais. Essa ferramenta também traz vantagens no dia a dia da empresa de transporte, como você pode ver a seguir.

    Traz mais economia para o negócio

    Um benefício básico do certificado digital é a redução de custos. Ao usá-lo para a troca de informações no meio digital, é possível reduzir custos com impressão de documentos e demais arquivos físicos, além de reduzir despesas com deslocamento de um local para outro.

    Melhora a segurança das operações

    Os documentos gerados diariamente na transportadora são dados que possuem informações importantes sobre o serviço prestado. Por esse motivo, a assinatura eletrônica garante a autenticidade de cada dado e evita transtornos para as operações de transporte de carga.

    Garante validade jurídica

    Para qualquer atividade que a transportadora vá fazer utilizando a certificação digital, a mesma garante validade jurídica em todos os documentos, o que gera mais um fator de segurança.

    Gera comodidade e agilidade

    Com a certificação digital presente no dia a dia da transportadora, as atividades operacionais tornam-se mais rápidas, otimizando assim o desempenho da empresa e proporcionando um diferencial competitivo.

    Agora que você já entendeu a importância de um certificado digital para as operações de transporte e como adquirir essa certificação, obtenha o sistema emissor de CTe e MDFe para transportar suas mercadorias.

    Os emissores 100% online da Hivecloud são compatíveis com certificados digitais A1 e A3, geram os documentos em segundos e possuem acesso ilimitado de usuários.

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