Muitos processos nas empresas vêm sendo otimizados graças aos avanços da tecnologia. O uso de arquivos EDI, como o NOTFIS, por exemplo, tem a função de facilitar a troca de dados entre o contratante e a transportadora.
Dessa forma, ambos os parceiros de negócios podem se beneficiar com a utilização desse recurso.
Se você tem dúvidas em relação ao NOTFIS, continue neste post para aprender sobre:
- O que é um arquivo NOTFIS;
- Como funciona esse tipo de arquivo;
- Quais impactos o NOTFIS gera nos processos logísticos;
- A importância da gestão estratégica na logística;
- Quais são os outros tipos de arquivos EDI.
O que é um arquivo NOTFIS?
O arquivo NOTFIS é um dos formatos de mensagens utilizado para estabelecer a comunicação direta entre o contratante e a contratada (transportadora). Trata-se de um meio rápido e eficaz para realizar essa função de troca de informações.
Neste arquivo, são informados os dados referentes às NFs (notas fiscais) dos produtos que serão enviados pela transportadora.
Como funciona esse tipo de arquivo?
É importante que os parceiros de negócios (contratante e transportadora), utilizem a mesma tecnologia para que os sistemas estejam conectados. Sendo assim, o primeiro passo é de responsabilidade do embarcador, que consiste em gerar um arquivo EDI NOTFIS de acordo com o Padrão Proceda.
Este arquivo precisa conter algumas informações importantes, tais como:
- Remetente e Destinatário;
- Chave de acesso;
- Número da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Valor da NF-e;
- Detalhamento das mercadorias que serão enviadas.
Ou seja, ao invés de enviar diversos documentos fiscais distintos para o transportador, o contratante do serviço organiza todas as informações em um só registro bem estruturado.
A lógica é simples: o embarcador gera o documento com todos os dados e envia para a empresa que irá organizar o transporte, assim, com o EDI Notfis recebido, o próximo passo é da transportadora.
Dessa forma, ao ver no sistema o EDI Notfis recebido, a empresa deve importar os documentos e extrair seus dados.
Ao ser feita uma interpretação dessas informações, gera-se um segundo documento, que é o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Além isso, é necessário criar o CONEMB, que carrega todos os elementos dos conhecimentos eletrônicos gerados, para assim dar início ao transporte da carga.
Quais impactos o NOTFIS gera nos processos logísticos?
Em síntese, utilizar o NOTFIS resulta em impactos positivos nos processos logísticos, separamos os principais, confira abaixo.
Reduz custos
Há uma considerável redução de custos, uma vez que o aumento da produtividade acontecerá. Além disso, também vale ressaltar a redução de desperdícios e gastos com papel, que seriam utilizados na impressão dos documentos a serem enviados para a transportadora.
Agiliza a troca de informações
Como os processos de troca de informações são feitos de forma digital, a geração desses documentos, o envio para a transportadora e emissão dos CTes tornam-se mais rápidos.
Facilita parcerias
Com o NOTFIS, sua empresa ganha melhorias e até mesmo vantagem competitiva no mercado, além de ter uma melhor qualidade no relacionamento com seus parceiros de negócios, com mais transparência e menos ruídos.
Aumenta a produtividade da equipe
Com processos automatizados, sua equipe pode se concentrar em outras atividades maiores, fazendo com que aumente a produtividade. Importante lembrar também que erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, também são eliminados.
A importância da gestão estratégica na logística
Aplicar uma gestão estratégica na logística traz inúmeras vantagens para sua empresa, como a redução de custos, vantagem competitiva no mercado, além de garantir a eficiência dos processos internos e alinhar a cadeia de suprimentos.
É através de uma boa gestão logística que as empresas conseguem garantir uma melhor qualidade de seus produtos, assim como fazer com que cheguem mais rápido aos consumidores finais.
Vale ressaltar que a tecnologia tem feito os processos internos de muitas empresas serem otimizados, com softwares que integram plataformas e basta apenas um clique para o seu arquivo/documento estar pronto para ser enviado para os destinatários. Portanto, vale a pena investir em tecnologia e procurar parceiros de negócios que também estejam incluídos nesses processos estratégicos.
Quais são os outros tipos de Arquivo EDI?
Dentro do EDI há outros 5 tipos de arquivos, são eles: NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN E PREFAT. Todos possuem o seu próprio layout padrão e também podem ser encontrados em diferentes versões, já que apenas as informações bases se repetem fazendo com que cada empresa possa acrescentar seus dados. Confira abaixo a especificidade de cada um.
➡ Conheça os benefícios do arquivo EDI
NOTFIS
Depois das mercadorias serem separadas na área da expedição e prontas para o carregamento, o contratante (ou embarcador), gera as Notas Fiscais e envia o arquivo NOTFIS para a transportadora, informando os dados dessas NFs.
OCOREN
É através do OCOREN que o embarcador pode acompanhar a situação das cargas. A cada mudança de status na situação da mercadoria, a transportadora faz o registro das ocorrências no sistema TMS. Ainda, sempre que uma entrega é concluída, a transportadora envia um novo arquivo para o cliente, deixando-o ciente da conclusão do processo.
DOCCOB
Através do documento emitido pelo embarcador, a transportadora gera, no TMS, uma fatura para cobrar todos os fretes que foram liberados. Após esse procedimento, envia um arquivo DOCCOB que será lançado no sistema do cliente para a programação dos pagamentos pelos serviços de transporte.
PREFAT
O contratante faz uma auditoria nos fretes realizados e envia uma listagem para a transportadora com todos os CTes que podem ser faturados e cobrados. Isso é feito por meio do arquivo PREFAT.
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