O que é WMS: veja como o sistema é útil para transportadoras

Você sabe o que é e para que serve o sistema WMS? Se você tem dúvidas sobre esse tipo de software tão utilizado por grandes empresas e transportadoras, leia o nosso artigo completo e entenda sua importância!

O que é WMS?

O sistema WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém) é uma ferramenta útil para distribuidoras, indústrias, transportadoras e demais empresas que desejam administrar os fluxos de entregas, recebimentos, armazenagem, separação e expedição de mercadorias.

Seu principal papel é controlar os processos de inventário e as demais movimentações internas, como o reabastecimento de pickings (separação e preparação dos pedidos), bloqueio de produtos e outros procedimentos. Tudo isso com o intuito de aproveitar o máximo possível da disponibilidade do armazém ou do centro de distribuição.

Os sistemas WMS oferecem, atualmente, muito mais praticidade para gestores logísticos, uma vez que podem ser utilizados por meio de dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Basta estar conectado à internet que todos os dados do sistema ficam armazenados na nuvem.

Além disso, utilizam tecnologias como códigos de barras, que fazem a identificação e o controle automático da entrada e saída de produtos; e RFID (Identificação por Radiofrequência), uma alternativa ao código de barras que pode identificar os produtos à distância, sem necessidade de leitura de códigos. 

Principais recursos e funcionalidades do sistema WMS

O WMS é um sistema completo, pois contém funcionalidades que englobam cada etapa da operação de armazenagem e distribuição. Confira as diversas funções abaixo para compreender melhor.

1. Agendamento de recebimento

O sistema WMS permite inserir informações como local e horário de execução da operação, favorecendo o cálculo dos recursos e do tempo necessários.

2. Recebimento

Conferência de todos os volumes e o registro de inconformidades no momento em que a mercadoria chega ao galpão.

3. Endereçamento

Controle de espaços vagos nas dependências do estoque com identificação e localização por código de barras ou RFID. Além disso, é possível registrar o local exato em que as mercadorias estão, inclusive por lotes, o que facilita na localização.

4. Separação

Com as informações sempre atualizadas no sistema, o controle e a identificação de localização de cada item solicitado, assim como a reserva de equipamentos, ficam mais assertivos de acordo com a disponibilidade informada pela equipe.

5. Expedição

A partir dos relatórios do sistema WMS, a conferência dos itens em área pronta para o embarque e envio aos clientes se torna mais rápida e eficiente.

6. Abastecimento de linhas de produção

Realização e manutenção da rotina da linha de produção, evitando pausas e interrupções por falta de insumos ou equipamentos.

7. Inventário

Listagem rápida de todos os itens registrados no estoque para conferência manual, a qual é feita com rapidez por meio da leitura de código de barras ou identificador RFID.

8. Transferências

Ao gerir vários armazéns com o sistema WMS, as transferências entre estoques diferentes, inclusive em unidades e filiais, ficam mais assertivas e produtivas, evitando erros e retrabalhos.

9. Movimentação de paletes

Inserindo uma etiqueta RFID ou um código de barras nos paletes, é possível fazer o controle das mercadorias e localizá-las com mais rapidez.

10. Controle dos veículos de entrega e coleta

Controle de caminhões autorizados a acessar o pátio da empresa para realizar entregas e coletas, bem como o gerenciamento das mercadorias que foram expedidas nestes veículos.

11. Relatórios gerenciais

Emissão rápida de relatórios gerenciais para conferir e tomar decisões, assim como medir os resultados.

12. Armazenamento

Um bom software de WMS proporciona o planejamento e a atribuição dos equipamentos necessários para a operação e orientação da equipe sobre os locais corretos de armazenamento de cada produto.

Diferença entre WMS e TMS para transportadora

Assim como o WMS, o sistema TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) também é responsável por gerir uma área da transportadora. Nesse caso, o TMS é um software que gerencia todo o processo de transporte da empresa, assim como permite ao gestor visualizar e controlar todas as operações e entregas de forma ampla a integrada.

É possível reunir, dentro do sistema TMS, diversas atividades referentes ao transporte de carga que ainda costumam ser realizadas em ambientes separados, como, por exemplo:

• Emissão de documentos fiscais como CTe e MDFe;
• Visualização de embarques, coletas e entregas;
• Cálculo automático de frete para os clientes;
• Cadastro de taxas e tarifas relacionadas ao frete;
• Andamento das entregas e controle das operações;
• Controle das cargas e relatórios sobre as entregas;
• Site de monitoramento da carga para clientes;
• Visualização do faturamento e prazo médio de recebimento.

Todas essas funcionalidades do TMS só trazem vantagens poderosas ao gestor de transportadora que deseja melhorar o desempenho da sua empresa. Poder visualizar em uma única tela todas as operações, que vão desde a coleta até a entrega da mercadoria, traz mais agilidade para a equipe que antes se perdia em anotações de planilhas Excel. 

Quem tem o TMS sabe bem como o sistema ajuda no aumento da rentabilidade da empresa. Isso acontece quando todas as atividades de transporte estão integradas em um só lugar, ficando mais fácil identificar erros e fazer os ajustes corretos.

E você, já testou o sistema TMS alguma vez? Senão, pode estar perdendo a oportunidade de proporcionar mais eficiência no gerenciamento de transporte da sua empresa.

Diferença entre WMS e TMS embarcador

Também não podemos deixar de diferenciar o WMS do TMS embarcador, o qual é responsável por gerenciar as entregas das empresas embarcadoras, isto é, que terceirizam o frete.

São empresas que podem utilizar o WMS para controlar melhor seu armazém ou o setor de armazenamento do seu centro de distribuição, mas que utilizam um sistema de TMS embarcador para ter controle também sobre todas as etapas de transporte das suas mercadorias que são realizadas por terceiros.

Entre as diversas funções dessa solução para gestão de transporte, é possível destacar:

• Cotação automática de frete com as transportadoras cadastradas no sistema e com fornecedores disponíveis no portal de fretes online;
• Envio de solicitação de coleta eletrônica para a transportadora escolhida;
• Auditoria de frete em duas etapas com foco na redução de custos com pagamentos indevidos;
• Relatório de desempenho com base nos principais KPIs da logística.

Benefícios e resultados com o sistema WMS

A maioria dos softwares oferece diversas funcionalidades semelhantes, porém podem ser diferentes quando baseadas nos propósitos desejados por seus desenvolvedores. É válido ressaltar a importância de procurar por aquelas plataformas que mais se encaixam com as necessidades e objetivos de sua empresa.

Otimização dos gastos

Por mais complicado que pareça, muitas empresas ainda não entendem completamente as melhorias conquistadas no investimento de um sistema específico para gerenciar o espaço disponível no armazém por considerarem como um custo desnecessário.

Isso muitas vezes pode não causar problemas diretos em relação a seus gastos, mas não conseguir aproveitar todo o espaço disponível no armazém não deixa de ser um dos fantasmas que assombram qualquer boa gestão.

Pensando assim, usar um software para corrigir isso é de extrema importância para garantir otimizar seu gerenciamento. Isso porque utilizar menos espaço do veículo significa que menos mercadoria será transportada, o que vem acompanhada de mais viagens para entregar parte de um lote que poderia fazer parte de outro.

Mas, utilizando uma ferramenta de gerenciamento de armazéns, também conhecido como sistema WMS, você conseguirá otimizar seus gastos ao aproveitar melhor o espaço disponível, podendo resultar em menos viagens e, consequentemente, em um custo menor na hora de gerenciar o transporte das mercadorias.

Aumento da competitividade

Muitas empresas ainda acreditam que esse sistema de gerência de armazém seja mais simples e com poucas vantagens em relação a várias outras tecnologias que auxiliam na gestão logística de transportadoras. No entanto, essas plataformas podem oferecer muito mais do que pareça em uma primeira visão.

Ter competitividade no mercado de transportes é algo de extrema importância, visto que isso garante muito mais visibilidade à empresa. Apesar de não serem diretamente ligadas, oferecer um serviço diferenciado e completo é algo que destaca qualquer empresa. 

Por isso, investir em sistemas de gerenciamento de armazéns como o sistema WMS pode ser a chave para a garantia de qualidade e muito mais economia para sua empresa, onde as mercadorias são melhor gerenciadas devido à otimização dos processos que envolvem o armazém.

Mais controle da entrada e saída de mercadorias

Várias empresas de transporte de cargas hoje passam por dificuldades na hora de ter o controle total sobre suas mercadorias, seja no recebimento ou durante outras etapas que fazem parte de seus transportes.

Nesse processo, podem ocorrer vários imprevistos que afetariam os resultados das suas operações, como a perda de mercadorias, por exemplo. Isso é algo que não apenas iria prejudicar o serviço, mas também afetaria a relação com seus clientes.

Não restam dúvidas de que imprevistos relacionados com mercadorias são problemas que afetam diretamente a expectativa dos clientes, o que significa que eles precisam ser sempre evitados para garantir a confiança da qualidade do serviço prestado.

Com um sistema de gerenciamento de armazéns, você conseguirá minimizar esses erros por conseguir ter um controle muito melhor da entrada e saída das mercadorias. Isso vai resultar não apenas na garantia da manutenção desses produtos, mas também vai otimizar ainda mais a sua gestão por permitir uma automatização dos processos.

Melhorando o gerenciamento da sua transportadora

Diante de tudo que foi explicado sobre o que é WMS, você acredita que faz bom uso das tecnologias disponíveis para o setor de transporte de cargas? Hoje em dia, existe uma série de ferramentas digitais que chegaram para melhorar e agilizar as atividades das transportadoras. 

Elas não apenas otimizam o gerenciamento das operações de transporte como também garantem para o gestor da transportadora e sua equipe mais segurança no armazenamento de dados, por exemplo

Pois, a maioria dos softwares atualmente é 100% online, sem a necessidade de baixar um programa no computador.

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