Saber como fazer auditoria de frete é essencial para manter os custos com transporte terceirizado dentro do planejamento. Isso porque a auditoria permite eliminar custos com pagamentos indevidos e economizar cerca de 9% ao mês com as transportadoras terceirizadas.
Contudo, é comum que uma indústria lide com uma média de 12 transportadoras simultaneamente, o que pode complicar o processo.
Então, como fazer auditoria de frete da maneira que melhor se adeque à realidade de sua empresa? As três práticas mais comuns são: manualmente, por solução de software e através de terceirização.
Para te ajudar a selecionar o método de auditoria ideal para sua empresa, explicamos abaixo cada um deles. Acompanhe!
1. Como Fazer Auditoria de Frete Manualmente
O processo de auditoria manual acontece quando a empresa embarcadora de cargas realiza o registro manual de toda a documentação recebida pelas transportadoras.
Isso significa que Ordens de Serviço, CTes, Notas Fiscais e recibos de pagamentos, dentre outros documentos, têm suas informações registradas para posterior conferência de conformidade dos valores.
Vantagens
A auditoria manual costuma ser feita em planilhas, como as do Excel. Por essa razão, não exige investimentos altos e é consideravelmente simples de implementar. Basta anotar todos os valores na planilha e depois conferir se os valores estão batendo.
Além disso, como a auditoria manual é feita por uma equipe interna, tem a vantagem de proporcionar maior segurança da informação.
Desvantagens
Como ponto negativo, o processo de auditoria manual só consegue verificar a conformidade da documentação após a entrega de todos os documentos de transporte. Isso muitas vezes leva a empresa que contrata transportadoras a realizar o pagamento das faturas e só depois verificar se realizou pagamentos indevidos.
O volume de documentos também pode tornar inviável a conferência manual de toda a documentação, caso sua empresa trabalhe com uma quantidade considerável de Notas.
Sem algum nível de automação, os custos com pessoal dedicado também podem tornar a auditoria manual cara: este processo de auditoria pode ser demorado, podendo não recuperar os custos com mão de obra no processo.
2. Como Fazer Auditoria de Frete com Terceirização
O processo de terceirização acontece a partir da contratação de profissionais ou empresas especializados em auditoria.
Eles serão responsáveis por estudar os processos de contratação das transportadoras e realizar a conferência de todos os contratos em um determinado período. Esse processo pode levar semanas ou até meses.
Vantagens
A auditoria terceirizada pode ser uma boa opção sobre como fazer auditoria de frete se sua empresa não possuir o know-how necessário para fazer uma auditoria com maior nível de eficiência.
Empresas de auditoria geralmente seguem padrões já estabelecidos no mercado, o que confere maior credibilidade ao processo – e isso pode ser bem importante no caso de uma possível disputa judicial por cobranças indevidas.
Desvantagens
Terceirizar não é uma solução barata, uma vez que a auditoria envolve mão de obra altamente especializada em uma área estratégica para as empresas.
Num cenário de restrições orçamentárias com cortes de custos, como nos últimos anos, o investimento em uma auditoria terceirizada pode ser impraticável para a maioria das empresas que terceirizam seus transportes.
3. Como Fazer Auditoria de Frete com Software especializado
Para empresas que lidam com um bom volume de notas de transporte, mas que não possuem orçamento favorável para a terceirização da auditoria, uma boa solução é automatizar a auditoria de frete com um software especializado.
Vantagens
Um software com funções de auditoria consegue verificar toda a documentação de transporte automaticamente, levando apenas alguns segundos para apontar qualquer inconformidade nos valores.
Ele costuma ser mais barato do que a auditoria especializada e também dá resultados mais rapidamente.
Com o software especializado, sua empresa pode ficar despreocupada com a conferência da documentação do transporte, deixando sua equipe livre para se dedicar a outras tarefas que gerem maior valor para a organização.
Desvantagens
O software especializado exige de sua equipe certo preparo com manuseio de softwares e computadores.
Algumas versões estão disponíveis apenas em inglês, o que restringe o uso aqui no Brasil a quem domina o idioma.
Além disso, os softwares podem realizar a auditoria de valores antes que a transportadora seja paga, uma vez que faz a conferência automaticamente. Isso exige uma equipe financeira preparada para trabalhar num processo diferenciado, incluindo a auditoria automática entre seus processos de conferência de faturas, para assim garantir uma economia de até 9% ao mês com seus transportes terceirizados.
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Identificou o processo de auditoria de frete ideal para a sua empresa?
A auditoria de frete pode proporcionar benefícios imediatos, como a redução de custos com transportes. Porém as vantagens não param por aí.
Além de garantir que você pague as quantias corretas para suas transportadoras, a auditoria de frete tem um papel estratégico na gestão de transportes, uma vez que gera informações sobre a conformidade na entrega de cada transportadora e, assim, revela seus melhores parceiros nos transportes terceirizados.
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