Você sabia que pequenos erros na emissão do CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) são os principais motivos de multas, atrasos e até apreensões no transporte de cargas?
Mesmo com sistemas online cada vez mais acessíveis, muitos transportadores ainda cometem falhas simples por falta de atenção ou até mesmo conhecimento sobre os requisitos da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Neste artigo, listamos os 7 erros mais comuns na emissão de CTe e como evitá-los no seu dia a dia. Aproveite e tire suas dúvidas.
Entenda os erros mais comuns relacionados ao preenchimento do CTe
1. Erros e falhas na digitação
Seja qual for seu software de emissão, o preenchimento dos campos precisa ser feito com atenção.
Afinal, números errados, espaços em branco, intervalos inexistentes em informações ou quaisquer outros erros podem anular a validade do documento, assim como o do seu documento auxiliar, o DACTe.
A automatização de processos agrega velocidade e tranquilidade na emissão do seu Conhecimento de Transporte. Por isso, opte por um sistema que te ajude a emitir o CTe em instantes ou na importação de todas as informações das Nota Fiscal em .xml, por exemplo.
Isso otimizará a saída de mercadorias e garantirá o controle da sua atividade.
2. Erro nos cálculos e parametrizações tributárias
É muito importante que o prestador fique ciente dos detalhes de cada tipo de contratação para evitar prejuízos por falta do cálculo correto das alíquotas e tributos.
Por isso, contar com um sistema que te ofereça, entre outras otimizações, o cálculo automático de frete trará celeridade ao seu processo da emissão.
3. Erro no preenchimento do CFOP
É importante que você, como prestador de serviço de transportes de cargas, saiba que o número do CFOP não será o mesmo para todas as operações.
Por exemplo, se um transportador que realiza entregas de SP para SP, começar a atender um cliente que precisa de entregas no trecho SP para MG, o número da operação muda e, consequentemente, precisa ser incluso na emissão do novo Conhecimento de Transporte eletrônico.
Não usar o CFOP corretamente pode acarretar em rejeições contínuas da Sefaz.
4. Preenchimento incorreto do RNTRC
Na emissão do Conhecimento, o preenchimento do RNTRC é necessário. Por esse motivo, é preciso que o prestador de serviço saiba a sua numeração.
Em alguns sistemas, alguns usuários possuem o hábito de inserir números a menos apenas para preencher os campos e conseguir dar saída no documento.
Porém, ao parar na fiscalização, isso pode gerar problemas. Por isso, no momento da saída das cargas, as informações no documento precisam estar 100% corretas para garantir a validação em tempo hábil.
5. Erro no preenchimento dos componentes de frete
Informações como valor total do serviço e valor a receber são obrigatórios no preenchimento do Conhecimento de Transporte eletrônico.
Se atentar a esse valores é indispensável para evitar retrabalhos na sua operação de transporte de carga e demandar a emissão de outros documentos fiscais como carta de correção eletrônica, CTe de substituição etc.
6. Erro no preenchimento das observações gerais e das observações fiscais
Na emissão do CTe, existem campos de observação para preenchimento manal. Muitos transportadores não entendem a rejeição da SEFAZ com relação a esse preenchimento, mas vamos te explicar:
– No campo Observações Gerais, você vai explicar as informações extras que precisa incluir com relação aos detalhes da sua operação de caráter objetivo sobre a atividade.
– No campo Observações Fiscais, você irá incluir as informações referentes ao fisco da atividade, como por exemplo “Procedimento efetuado nos termos da Portaria CAT 121/2013”
7. Informações inadequadas a respeito das mercadorias
Alguns transportadores não tem uma noção precisa do volume após o carregamento das cargas no transporte e do destinatário, optando por deixar os campos de detalhes da mercadoria, como peso, número do endereço do destinatário, em branco.
Entretanto, isso não é aceito pela SEFAZ e pode acarretar no retorno do documento.
Isso ocorre frequentemente com transportadores que não possuem a Nota Fiscal da mercadoria e podem preencher com qualquer informação esses campos.
Para facilitar esse processo, no emissor de CTe da Hivecloud, você pode emitir esse documento importando nota fiscal eletrônica em formato .XML, ZIP ou até mesmo PDF.
Como facilitar a emissão do CTe?
O primeiro passo para facilitar e evitar erros na emissão emissão do CTe é contar com um sistema emissor simples, online e feito para a rotina de quem está na estrada.
Em vez de digitar tudo manualmente, dê preferência a ferramentas que permitam importar os dados direto do XML da nota fiscal, preenchendo automaticamente campos como remetente, destinatário, mercadoria, peso e valores. Isso ajuda a reduzir erros comuns e acelerar o processo.
Outra facilidade importante é poder salvar os cadastros de veículos, motoristas e clientes, evitando retrabalho a cada nova emissão.
Além disso, sistemas mais completos já calculam automaticamente os tributos e sugerem o CFOP ideal de acordo com a operação, o que ajuda a evitar rejeições pela SEFAZ.
E se surgir qualquer dúvida, ter um suporte técnico que realmente entenda a sua necessidade como transportador faz toda a diferença.
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