Manter os documentos fiscais organizados pode uma tarefa bastante complicada para o dia a dia corrido de transportadores de carga. Entretanto, com organização e o uso das ferramentas adequadas, é possível otimizar essa rotina operacional e garantir uma maior eficiência.
Neste conteúdo, vamos te ensinar 5 passos simples para deixar toda a documentação do seu transporte em ordem. Vamos facilitar sua rotina?
A importância da organização de documentos fiscais
Em uma empresa de transportes, organizar os documentos fiscais no transporte de cargas vai além da burocracia.
Ela ajuda a manter a operação em dia com a fiscalização, evitando multas e garantindo o cumprimento das obrigações fiscais. Com isso, documentos como o CTe, MDFe e os demais, precisam estar sempre armazenados em um espaço atualizado e acessível, principalmente em caso de fiscalização.
Mas, além do cuidado com a fiscalização, a gestão de documentos ajuda a reduzir falhas em departamento fiscal e contribui para decisões mais seguras e estratégicas dentro da transportadora.
Quais os principais tipos de documentos fiscais de transporte?
Antes da organização, é preciso saber quais são os principais tipos de documentos fiscais eletrônicos de transporte. Abaixo, explicamos melhor cada um deles:
1. CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico)
O CTe serve como um “contrato oficial” da prestação de serviços de transporte. É nele que é descrito quem está contratando, quem está transportando, qual a carga, de onde para onde ela vai, e quanto custa o frete.
Esse documento é obrigatório desde 2007 no Brasil e permite acompanhar a circulação de cargas e o imposto (ICMS) gerado sobre o serviço.
2. MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
Já o MDFe funciona como um “resumo da viagem”. Na prática, ele junta todos os CTes (ou NFes no caso de carga própria) e informa a Sefaz qual será o percurso, o veículo, o motorista, se tem troca de veículo etc.
Para evitar fraudes e sonegação, é preciso emitir esse documento antes da saída das cargas e assim que a viagem for finalizada, ele deve ser encerrado.
3. NFe (Notas Fiscais Eletrônicas)
Serve para registrar a compra e venda de mercadorias. No contexto do transporte, aparece quando a empresa que vende o produto também faz o transporte (ou seja, transporte próprio, sem contratar um terceiro).
Dessa forma, a carga só pode circular com documento fiscal.
Quando a empresa transporta a mercadoria por conta própria, a NFe serve como base para o MDFe, mesmo sem o CTe.
4. CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte)
Registra o pagamento do frete quando é feito para um TAC (Transportador Autônomo de Carga) e deve sempre ser gerado por um sistema homologado pela ANTT.
O CIOT é uma forma de garantir que o caminhoneiro vai receber o valor acordado pelo frete, dentro da lei e com transparência.
Além disso, a ANTT exige esse código para fiscalizar o cumprimento do frete mínimo e o uso de meios de pagamento válidos (como o cartão-frete ou PIX autorizado).
Por quanto tempo é preciso armazenar documentos fiscais?
É obrigatório guardar os documentos fiscais por, no mínimo, 5 anos contados a partir do 1º dia do exercício seguinte ao da emissão (ou da data do fato gerador do imposto).
Essa regra vale para o armazenamento de todos os documentos fiscais, como CTe, MDFe, NFe ou quaisquer outros documentos emitidos na operação.
Com isso, os órgãos fiscais podem exigir esses documentos a qualquer momento dentro desse prazo.
Se você usa emite documentos no emissor da Hivecloud, não precisa se preocupar com isso! Afinal, todos os seus documentos ficam armazenados na nuvem com segurança, prontos para consulta sempre quando necessário.
5 passos para ajudar na organização de documentos fiscais
A organização dos documentos fiscais é um problema na sua empresa? Confira, abaixo, cinco dicas para otimizar esse processo.
1. Escolha um sistema emissor confiável e pensado para tamanho da sua operação
Dê preferência a sistemas emissores mais adaptados à realidade da sua empresa. Por exemplo, se você tem uma operação mais enxuta, de nada adianta usar uma ferramenta repleta de funções inutilizáveis.
Nesse caso, o ideal é buscar um emissor mais simples, mas que atenda todas as exigências legais.
2. Verifique se o sistema oferece armazenamento automático, seguro e ilimitado
Emitir o documento é o primeiro passo para a regularidade fiscal de documentos. Mas, além da emissão, você precisa armazenar ele por 5 anos.
Nesse sentido, dê preferência a sistemas que já salvam tudo na nuvem automaticamente, com segurança e fácil acesso para sempre que você precisar consultar, reenviar ou apresentar numa fiscalização.
Com os emissores de CTe e MDFe da Hivecloud, por exemplo, você não precisa se preocupar com backups manuais ou risco de perder arquivos, pois tudo fica salvo na nuvem automaticamente.
3. Mantenha os cadastros sempre atualizados
Quando o sistema tem os dados corretos de motoristas, veículos, clientes e rotas, consequentemente a emissão se torna mais rápida e com menores riscos de erros, o que pode ocasionar rejeições ou até multas.
Para isso, atualize os cadastros periodicamente e aproveite recursos como preenchimento automático para economizar tempo.
4. Use os relatórios e filtros do sistema para controlar suas emissões
Não espere ser fiscalizado para descobrir que um documento ficou faltando. Muitos sistemas emissores, como o da Hivecloud, oferece relatórios de emissão e filtros para você buscar rapidamente CTes ou MDFes por data, cliente ou veículo.
5. Crie uma rotina de conferência e exportação mensal
Mesmo com tudo salvo na nuvem, é importante ter o hábito de revisar seus documentos regularmente.
Isso facilita a gestão fiscal, garante que nada ficou para trás e ainda ajuda a preparar sua empresa para o crescimento.
Como a hivecloud organiza seus documentos fiscais?
Os emissores da Hivecloud oferecem várias funcionalidades que organizam a gestão de documentos fiscais de forma automática e inteligente, ideal para quem quer focar no transporte e não em papelada.
São várias funcionalidades disponíveis para você:
Armazenamento automático na nuvem
Assim que você emite um CTe, MDFe ou NFe pela Hivecloud, o sistema já salva automaticamente o documento em nuvem, sem que você precise se preocupar com backups ou pastas manuais.
Consulta rápida e por filtros inteligentes
Você consegue encontrar qualquer documento com poucos cliques, usando filtros como:
- Tipo de documento (CTe, MDFe, NFe)
- Data de emissão
- Placa do veículo
- Nome do tomador, remetente ou destinatário
Isso facilita muito na hora de atender uma fiscalização, revisar um frete ou enviar documentos para a contabilidade.
Organização por categorias e status
Os documentos ficam organizados por tipo e status de emissão (autorizado, cancelado, rejeitado etc.). Isso ajuda a identificar rapidamente o que precisa de correção ou acompanhamento.
Acesso seguro por 5 anos ou mais
Você cumpre a exigência da legislação fiscal (que obriga guardar os documentos por pelo menos 5 anos) sem se preocupar com espaço ou perda de dados. Tudo fica salvo com segurança e pode ser acessado a qualquer momento.
Exportação fácil para envio ao contador
Precisa mandar os XMLs ou PDFs? Com poucos cliques, você pode exportar os documentos e enviar para sua contabilidade, sem precisar procurar um por um.
Quer testar toda essa facilidade e melhorar a gestão dos documentos fiscais na sua empresa? Crie uma conta grátis agora mesmo.
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