Todos os dias, nós da Hivecloud recebemos dezenas de contatos de clientes e profissionais do ramo de transporte de cargas com dúvidas sobre como desempenhar melhor suas atividades.
Neste artigo, resumimos os principais questionamentos que recebemos, seja através de nosso chat, do tele atendimento, nas redes sociais, aqui no blog ou por e-mail.
Descubra como solucionar as principais dificuldades dos prestadores de serviço de transporte!
Dificuldade #1 – Atender à regulamentação fiscal
A dificuldade de compreender a regulamentação fiscal leva muitos empreendedores e gestores do ramo de transportes a cometerem erros relacionados à tributação das operações. Quando isso acontece, a transportadora fica sujeita a multas e diversos prejuízos consequentes, como o aumento do custo da operação e até a desistência do recebedor.
Por isso, estar atualizado e atento sobre a tributação relacionada às operações de transporte é essencial para quem atua nesta área. São boas fontes de informações o site da Fazenda e as unidades regionais da SEFAZ, já que o regime tributário varia em cada unidade da federação.
Outra opção é utilizar sistemas emissores de documentos fiscais que ofereçam o cálculo automático de tributos, como ICMS, CFOP e CTRC. A automatização evita os erros e ainda torna o processo de emissão mais fácil, ágil e seguro.
Dificuldade #2 – Calcular o valor do frete
Qual a maneira mais lucrativa de montar sua tabela de fretes e fechar os melhores contratos? Existem muitas opções para estabelecer o preço de cada serviço, e você pode conferir algumas delas clicando aqui. Além de considerar que tipos de operações sua transportadora é capaz de executar, existem diversas taxas que compõem o valor do frete que precisam ser levadas em consideração.
Neste grupo se enquadram: pedágios, impostos, taxas de despacho por emissão de conhecimento, o CAT (Custo Adicional de Transporte Rodoviário), custo por horas paradas em excesso, armazenagem de mercadorias, marcação de volumes e entregas em locais de difícil acesso.
Para minimizar os prejuízos, além de saber definir seu valor de frete, o transportador precisa controlar de perto a execução de sua operação, para minimizar os imprevistos que encarecem o custo total da atividade.
Os sistemas de gestão de logística podem ser grandes aliados nessa tarefa, uma vez que minimizam erros no cálculo do frete, ao mesmo tempo que oferecem uma visão integrada das atividades.
Dificuldade #3 – Fiscalizar o processo de entrega
A insegurança nas estradas brasileiras traz preocupações para todos os envolvidos no transporte de cargas: do embarcador ao recebedor, da transportadora ao motorista, todos temem o extravio ou danos à carga transportada. Por essa razão, monitorar o processo de entrega tornou-se essencial para os profissionais que dependem do transporte de cargas.
O uso de rastreadores (como GPS) e a contratação de seguros são opções que trazem mais segurança ao processo de entrega. Em relação à gestão da entrega, a utilização de sistemas de registro de ocorrências têm sido boas opções.
Com apenas um smartphone conectado à internet, o motorista consegue enviar dados sobre a situação de sua entrega, incluindo registros sobre incidentes no percurso, fotografias da carga e do local de entrega, avisos sobre destinatário ausente e outras informações úteis para o gestor de transportadora.
Dificuldade #4 – Manter um relacionamento ágil com o cliente
Os clientes de transportadoras valorizam a informação rápida e precisa sobre os serviços logísticos contratados. Apesar disso, essa tem sido uma das principais dificuldades dos prestadores de serviço de transporte.
Nem todos os transportadores estão preparados para atender a esta demanda, o que acaba gerando um diferencial de mercado para quem oferece a melhor informação sobre o andamento das operações.
O alto custo com equipe de atendimento ao cliente pode ser substituída pela automatização da informação sobre as operações. Utilizando um software TMS, no qual é possível registrar todas as atualizações sobre as etapas da operação, também é possível cadastrar usuários para que esses recebam as atualizações.
Dessa forma, os clientes podem ser informados sobre a evolução de cada etapa do serviço de maneira pontual e sem custos adicionais à transportadora.
O recurso ainda aumenta o nível de transparência e confiabilidade do cliente sobre a transportadora, além de eliminar a perda de tempo em respostas por telefone ou pesquisas de status atualizados.
Dificuldade #5 – Realizar integração com sistemas de embarcadores
Compartilhar arquivos com embarcadores é indispensável para quem gere uma transportadora, por isso, deixar esse processo sempre ágil é uma decisão estratégica.
Para realizar o intercâmbio eletrônico de dados (EDI), é necessário, primeiramente, estabelecer um padrão de arquivos com seus clientes e por qual meio será feito o compartilhamento (email, FTP etc).
O padrão de arquivos mais utilizado no mercado é o PROCEDA, apesar de existirem variações sobre ele. Adequar seu sistema para realizar este intercâmbio pode ser crucial para a retenção de clientes e, a longo prazo, para a sobrevivência da transportadora no mercado.
Dificuldade #6 – Saber no que melhorar
Alguns transportadores encontram dificuldades para reter ou conquistar novos clientes, mas não conseguem entender exatamente porque isso acontece. Na hora de investir em melhorias na qualidade do serviço, também surge a dúvida: no que investir neste momento? O que merece mais atenção e recursos? O que trará mais retorno para o negócio?
Definir prioridades para direcionar os investimentos e melhorias exige uma análise sobre o andamento dos processos dentro da transportadora. Para isso, é possível contar com ferramentas que geram relatórios de desempenho de cada atividade ou setor, exibindo estatísticas do rendimento de cada uma delas.
Dessa forma, é possível observar onde estão os gargalos no fluxo de atividades e, então, realizar investimentos certeiros nos pontos que mais proporcionarão o aumento de sua lucratividade.
Não resta dúvidas que prestar serviços para grandes embarcadores é o objetivo de muitas empresas. Mas, ao mesmo tempo, este também é um dos maiores desafios na hora de identificar como chegar a este nível de atividades.
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