Se você emite o Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CTe, já deve ter passsado por alguma situação em que foi necessário cancelar o documento por algum erro ou mudança na operação.
Mas será que a ação de cancelar CTe é sempre viável ou existem prazos ou regras específicas para isso? E se não for permitida, quais são as alternativas?
Neste artigo, vamos te ajudar a resolver todas essas dúvidas, além de explicar em quais situações e quais as soluções cabíveis.
Continue lendo e evite problemas fiscais!
O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico?
O CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) é um documento fiscal digital obrigatório para empresas que realizam o transporte remunerado de cargas no Brasil.
Ele substitui documentos antigos em papel e tem como principal função registrar a prestação do serviço de transporte de mercadorias.
Basicamente, o CTe funciona como uma nota fiscal do frete, que informa detalhes como: remetente e destinatário; origem e destino da carga; tipo de mercadoria transportada; valores do serviço de frete etc.
Por isso, além de facilitar a fiscalização e reduzir o risco de fraudes, o CTe garante que o transporte esteja regularizado perante a Receita Federal e órgãos estaduais.
O que significa cancelar um CTe?
Cancelar um CTe é um tipo de evento que informa a SEFAZ que o documento antes emitido não possui mais validade fiscal ou jurídica.
Ou seja, quando um CTe é cancelado, tecnicamante falando, ele é um Conhecimento com o evento de cancelamento registrado.
Quando é necessário cancelar um CTe?
O cancelamento do CTe pode ser necessário quando esse documento é emitido com algum erro que compromete suas informações fiscais ou operacionais.
Isso porque como o CTe é um documento oficial que acompanha a carga, ele precisa estar 100% correto para evitar problemas com o fisco e com o cliente.
Qual a diferença entre cancelamento, anulação e inutilização do CTe?
O cancelamento do CTe, como já dito, acontece quando o documento já foi autorizado pela SEFAZ, mas contém algum erro que inviabiliza seu uso, como um CNPJ do cliente informado incorretamente.
Já a chamada anulação do CTe era usada quando o documento foi emitido corretamente, mas a prestação de serviço acabou não acontecendo, como no caso de um transporte cancelado pelo cliente. Hoje, a legislação prevê o uso do CTe de Substituição para resolver essas situações, principalmente quando o prazo de cancelamento já expirou.
Por fim, a inutilização do CTe ocorria em situações de falha na sequência numérica dos documentos, como ao pular a numeração 125 entre o 124 e o 126. Nesse sentido, essa inutilização era enviada à Receita, a fim de evitar a utilização indevida do número desse CTe.
Entretanto, desde 26/06/23, com o Ajuste SINIEF 31/22, deixou de ser obrigatória a necessidade do transportador inutilizar a numeração do CTe que não foi vinculada a algum documento emitido.
Ou seja, desses três eventos, atualmente só o cancelamento do CTe ainda é válido.
Quais são as regras para cancelamento de CTe?
Para cancelar o CTe, o contribuinte pracisa realizar esse procedimento dentro do prazo de 7 dias (168 horas) após a emissão, conforme as diretrizes do Manual de Orientação ao Contribuinte do CTe.
Além disso, é necessário seguir outras regras específicas para que o cancelamento seja válido:
CTe vinculado a um MDFe
Quando o CTe está vinculado a um MDFe, o prazo de cancelamento se reduz para até 24 horas. Nesse caso, ainda é preciso cancelar primeiro o MDFe e, em seguida, o CTe.
Além disso, fique atento(a): não é possível fazer o cancelamento de um CTe vinculado a um MDFe que já foi encerrado. Da mesma forma, o CTe vinculado ao Manifesto também não poderá ser cancelado.
CTe com mercadoria já consultada
Também não é possível cancelar um CTe cuja mercadoria já foi consultada em alguma barreira fiscal. Caso tente realizar o cancelamento, o sistema emissor retornará com a rejeição “Circulação do CTe verificada”.
CTe com carta de correção
Também não se pode cancelar um CTe vinculado a uma Carta de Correção Eletrônica (CCe), assim como ninguém pode cancelar a própria CCe.
Por isso, antes de emitir uma CCe para corrigir informações no CTe, verifique se há outros dados incorretos que possam exigir o cancelamento do documento para evitar problemas futuros.
Casos em que há CTe de substituição
Se alguém emitir um CTe de substituição, não poderá mais cancelar o CTe original.
Nessa situação, ninguém pode cancelar o próprio CTe de substituição, pois ele já corrige o documento anterior com erro.
Além disso, o cancelamento do CTe deve ocorrer antes do início da prestação do serviço, garantindo tempo suficiente para a emissão de um novo documento que acompanhará o veículo.
Como cancelar um CTe?
No Hivecloud CTe, fazer o cancelamento desse documento é muito simples. Seguindo as regras do tópico acima, basta seguir o seguinte passo a passo:
- Na página de CTes, selecione o documento que você deseja cancelar e logo depois, clique em “Cancelar”.
- Ao abrir uma nova janela, digite o motivo do cancelamento no campo e depois clique em “Cancelar CTe”.
Obs.: o tamanho da descrição do motivo deve ser maior ou igual a 15 caracteres, sem espaços em branco ou quebras de linha.
E o Cancelamento Extemporâneo, como funciona?
O cancelamento extemporâneo acontece quando a transportadora precisa cancelar um CTe fora do prazo normal, que é de 7 dias (168 horas) após a emissão, conforme as regras da Secretaria da Fazenda de cada estado.
Esse tipo de cancelamento não pode ser feito diretamente pelo sistema emissor, como no cancelamento comum. Ele exige antes uma solicitação formal à Sefaz e, em alguns casos, pode gerar multas ou outras penalidades.
Por isso, indicamos que você busque o apoio de uma contabilidade para te auxiliar nesse processo.
Atenção: as regras para realizar o cancelamento extemporâneo seguem as mesmas do cancelamento normal. Ou seja, o CTe não pode ter nenhum dos vínculos mencionados, ou não será possível.
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo e até quando?
A empresa pode solicitar o cancelamento extemporâneo até o 10º dia do mês seguinte à emissão do CTe. O contador da empresa ou o responsável legal deve fazer o pedido no site da Sefaz do estado.
Para solicitar esse pedido, normalmente é preciso apresentar os seguintes documentos:
- Chave de acesso do CTe que precisa ser cancelado;
- Dados da empresa emitente do CTe;
- Declaração do emitente, explicando por que o cancelamento não foi feito no prazo regular;
- Declaração do contratante do frete, comprovando que a operação não aconteceu;
- Comprovante de pagamento da taxa, que varia de estado para estado.
Vale lembrar que as regras do cancelamento extemporâneo podem mudar de um estado para outro.
Só após a aprovação do pedido pela Sefaz, o cancelamento do CTe pode ser finalizado no sistema emissor da transportadora.
Para evitar transtornos como esse, o ideal é sempre revisar os dados antes da emissão do CTe para evitar erros e a necessidade desse tipo de cancelamento extemporâneo, que pode ser mais trabalhoso e gerar custos extras.
Quais outras alternativas para corrigir um CTe?
Se você precisa emitir um CTe com erro e não pode cancelá-lo dentro do prazo, pode corrigir a informação de algumas formas sem precisar refazer toda a operação.
Outras opções são:
1. Emissão de Carta de Correção Eletrônica (CCe)
A CCe permite corrigir erros pequenos que não alterem valores ou dados essenciais do CTe.
Pode ser corrigido:
- Ajuste na descrição da carga (desde que não mude o tipo de operação);
- Pequenos erros no peso ou volume da mercadoria;
- Informações complementares do frete.
Não pode ser corrigido com CCe:
- Alteração do tomador do serviço (quem paga o frete);
- Mudança nos valores do frete ou tributos;
- Modificação no remetente ou destinatário.
Se o erro estiver em informações financeiras ou de identificação do cliente, é necessário outro tipo de correção.
2. Emissão de CTe de Complemento
O CTe de Complemento corrige valores informados de forma incorreta no documento original. Ele não substitui o CTe já emitido, mas acrescenta informações complementares para garantir o pagamento correto dos tributos.
Casos em que é possível usar o CTe de Complemento:
- Quando o valor do frete foi informado abaixo do correto e precisa ser ajustado;
- Quando o ICMS informado no CTe é menor do que o correto.
3. Evento de prestação indevida ou em desacordo
É um registro feito no CTe pelo tomador do serviço para mostrar que as informações do documento não estão de acordo com o que foi combinado entre as partes. Só esse registro não corrige ou invalida o CTe: para resolver, é preciso emitir um CTe de substituição.
4. Emissão de CTe de Substituição
O CTe de Substituição pode ser usado quando há erros em duas situações:
- Valores incorretos: quando há algum erro relacionado ao valor ou imposto maior que o correto;
- Erro relacionado ao tomador: quando o tomador de serviços foi informado incorretamente no CTe.
Como evitar erros ao emitir CTe e outros documentos fiscais?
Para evitar erros na emissão de Conhecimento de Transporte eletrônico e outros documentos fiscais, como o Manifesto Eletrônico, contar com um emissor confiável e automatizado faz toda a diferença!
Com o Hivecloud CTe, por exemplo, você conta com vários recursos que garantem mais precisão, agilidade e conformidade com a legislação da Sefaz.
Uma das principais vantagens desse sistema é justamente o preenchimento automático de dados, que reduz o risco de erros manuais e garante que todas as informações necessárias estejam corretas antes da emissão.
Além disso, nosso emissor está sempre atualizado com as regras da Sefaz, o que ajuda a evitar problemas com rejeições de documentos ou necessidade de cancelamentos posteriores.
Outro benefício é a interface intuitiva, onde o usuário pode acompanhar todos os documentos emitidos e corrigir qualquer inconsistência rapidamente.
Se você busca mais segurança e eficiência na emissão de CTe, conheça nossa ferramenta. A primeira emissão é totalmente grátis. Aproveite!
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