A operação de transporte de cargas no Brasil exige uma série de documentos fiscais relacionados a diferentes órgãos, como a Sefaz (Secretaria da Fazenda) e a ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres).
Para o transportador ou para o embarcador que transporta carga própria, emitir e portar essas documentações garante a legalidade das cargas e da operação de entrega. Além disso, evita multas e apreensões em postos fiscais.
Neste artigo, apresentaremos a lista dos documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas, explicando a importância de cada um, quem deve emiti-los e como a emissão pode ser realizada.
Você também vai aprender a como centralizar as principais documentações para melhorar as atividades da sua transportadora. Confira!
Importância de emitir e portar os documentos fiscais no transporte de carga
Qualquer tipo de troca comercial exige comprovação para garantir a legalidade do processo em execução, e o transporte de cargas não escapa dessa exigência.
A irregularidade na gestão ou emissão da documentação, conforme determinado pelo fisco, pode resultar em uma série de leis e crimes relacionados à irregularidade fiscal.
Além da importância de cumprir rigorosamente o que é estabelecido por lei para a realização do transporte de cargas, é válido ressaltar que a emissão dos documentos fiscais. Isso impacta na percepção que fornecedores e clientes têm da sua empresa.
Qual é a diferença entre o documento fiscal eletrônico e o documento auxiliar?
Antes de falarmos sobre os documentos fiscais obrigatórios para o transporte de carga, é crucial compreender a diferença entre algumas das documentações que mencionaremos. Isso porque algumas possuem duas versões: eletrônica e impressa.
O sistema emissor específico emite a versão eletrônica exclusivamente em ambiente digital, conforme indicado pelo próprio nome.
No documento eletrônico, estão contidas todas as informações necessárias quanto ao propósito, seja um comprovante de compra de mercadoria, de transporte de carga ou de um serviço de frete.
Já a versão impressa é um documento auxiliar e contém um resumo das informações presentes na versão eletrônica. Ela deve acompanhar o motorista durante o transporte, de forma impressa ou digital, para que durante uma fiscalização, por exemplo, o profissional responsável faça a leitura do código de barras ou do QR que está no documento auxiliar para ter acesso à todas as informações.
9 documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas
Agora que você entendeu a diferença citada anteriormente, vamos ao que interessa! Confira, a seguir, uma lista com as documentações que sua transportadora deve emitir e/ou ter em mãos durante um serviço de frete.
1. Finalidade da Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) visa validar e documentar, primeiramente, uma operação de compra e venda de mercadorias. Dessa forma, entende-se que empresas de qualquer porte podem realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica, desde que elas pratiquem atividades econômicas.
Trazendo para a realidade do setor de transporte, quem emite a Nota Fiscal eletrônica é o embarcador (dono) da carga e o contratante do serviço de transporte.
Ao emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e o Manifesto de Carga eletrônico (MDFe), as transportadoras consideram a Nota Fiscal eletrônica (NFe) crucial, uma vez que os dados contidos na nota devem ser obrigatoriamente inseridos durante o processo de emissão desses documentos.
Nos sistemas emissores de CTe e MDFe da Hivecloud, por exemplo, os dados da NFe podem ser importados de diferentes formas: inserindo a numeração da chave de acesso da nota, importando o arquivo XML, também da nota ou o arquivo CTe.
Dito isso, para realizar a emissão, é preciso:
- Ter acesso à internet;
- Solicitar credenciamento como emissor de NFe na Secretaria da Fazenda correspondente da região, caso ainda não esteja credenciado;
- Possuir certificação digital contendo o número do CNPJ de qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte.
Se os dados da NFe não forem inseridos, a Sefaz rejeita o CTe e o MDFe.
2. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), e pode ir impresso junto aos produtos vendidos pela empresa.
A finalidade do DANFe é servir como um comprovante da operação comercial que foi a compra de uma mercadoria, tanto para o vendedor quanto para o comprador. Neste caso, o documento auxiliar pode ser impresso através do mesmo sistema de emissão da NFe.
Para conhecimento, é essencial entender que os responsáveis pelo transporte (transportadoras e empresas que carregam carga própria) são obrigados a gerar o DANFe antes que o transporte da carga ocorra. Eles devem circular com o DANFe de forma física ou digital.
Caso contrário, são penalizados através de multas e até apreensão da carga.
Atenção: Essa atualização de permissão para circular com o DANFe de forma digital, assim como os outros documentos auxiliares, está válida desde 1º de janeiro de 2023, conforme os ajustes publicados pela CONFAZ.
3. O que e CTe na logística?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) existe para registrar, com fins fiscais, as prestações de serviço do transporte de cargas realizadas no Brasil. Portanto, é necessário gerar esse documento sempre que ocorrer um serviço de frete.
Os responsáveis pela emissão do documento são a transportadora ou o contrante do serviço de transporte. E por se tratar de um documento fiscal obrigatório, quem deixar de gerá-lo também estará sujeito a multas a partir de 550 reais, além de outras penalidades.
Por isso, saber como emitir o CTe corretamente é fundamental!
4. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)
Da mesma maneira que o DANFe funciona para a NFe, o mesmo acontece com o DACTe em relação ao CTe. Em outras palavras, esse documento é uma versão simplificada do Conhecimento de Transporte eletrônico.
Antes de iniciar a prestação de serviço, a transportadora fica responsável por gerar o DACTe e tê-lo em mãos de forma impressa ou digital para realizar efetivamente o transporte.
Assim que o processo de emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é concluído, a transportadora pode imprimir o arquivo em formato A5 ou A4 ou apresentá-lo de forma digital. A ausência do DACTe pode resultar em uma multa estimada em R$550,00 para a transportadora.
5. Função do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) reúne as principais informações contidas na Nota Fiscal eletrônica (NFe) e no Conhecimento de Transporte (CTe).
Ele regula todos os registros dos produtos que estão sendo conduzidos pela transportadora, sendo essa a responsável pela emissão do MDFe, além das empresas que transportam carga própria.
Com relação à sua emissão, existem algumas exigências da Sefaz que você pode conferir em nosso passo a passo para emitir o Manifesto.
6. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)
De maneira sucinta, podemos afirmar que o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe) é a versão simplificada do MDFe. Com ele, a verificação das mercadorias transportadas ganha muito mais agilidade.
Portanto, para gerar o documento, basta utilizar a mesma plataforma pela qual o MDFe foi emitido.
Inclusive, como se entende que as transportadoras e as empresas que transportam carga própria devem fazer a emissão do MDFe, o DAMDFe também precisa ser transportado em cada viagem realizada por elas, seja impresso ou digital.
Em meio a isso, se a mercadoria é transportada sem o Documento Auxiliar do MDFe, a transportadora responsável e até o cliente podem sofrer penalidades.
7. Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Já o termo de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas RCTR-C é o seguro obrigatório que garante indenização caso eventuais danos à mercadoria ou às pessoas aconteçam, como acidentes ocorridos nas estradas, colisões, tombamento, incêndios e explosões.
As empresas devem contratar o seguro RCTR-C sempre que realizarem transporte terrestre de carga.
- Transportadoras (Empresas de transporte de cargas – ETC);
- Cooperativas de transporte de cargas (CTC);
- Transportadores autônomos (TAC);
- Embarcador da carga.
Assim, para fins legais, todos os dados do seguro precisam constar no MDFe.
8. Código Identificador da Operação da Transporte (CIOT)
O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte), é uma série numérica que pode ser obtida quando o cadastro da operação de transporte é realizado no sistema eletrônico da ANTT.
Sendo assim, o seu objetivo é regulamentar e fiscalizar o pagamento do valor de fretes realizados por transportadores autônomos de carga ou equiparados.
Já a responsabilidade de cadastrar a operação de transporte no sistema da ANTT é do contratante do serviço de transporte, que pode ser tanto um embarcador de carga quanto uma transportadora que faz redespachos e subcontratações.
Também é válido ressaltar que é necessário inserir os dados do CIOT no DAMDFe, e a ausência de geração do código pode resultar em multas para tanto o transportador quanto o contratante, com valores que variam entre R$550,00 e R$10.500,00.
9. Vale-pedágio obrigatório (VPO)
Por fim, o vale-pedágio (VPO), uma taxa obrigatória que, de acordo com a lei n.º 10.209, fica sob responsabilidade dos embarcadores de carga, de maneira que eles efetuam o pagamento do pedágio e também devem fornecer o recibo à transportadora.
E assim como o CIOT, as informações sobre o vale-pedágio devem ser descritas no DAMDFe. Caso o VPO não seja pago, a ANTT estabelece uma multa de R$ 550,00.
Por que sua transportadora precisa manter a organização desses documentos fiscais?
Se não cumprir as regulamentações, a transportadora e outros envolvidos enfrentarão uma série de penalidades que podem impactar não apenas a parte financeira do negócio, mas também a operação, podendo resultar na apreensão da carga.
Por esse motivo, manter a organização de todos os comprovantes mencionados torna-se indispensável. Caso contrário, será difícil ter controle sobre o que já foi emitido ou até mesmo conciliar as pendências.
Isso porque nem voltamos ao tema de comprometer o fator de confiabilidade da empresa. Então, fica claro a importância de levar muito a sério esse gerenciamento dos documentos fiscais!
Como emitir os principais documentos fiscais em um só lugar?
Se você está se perguntando como fazer o gerenciamento correto de documentos obrigatórios para sua transportadora, como o CTe e o MDFe, saiba que é possível contar com a Hivecloud para resolver essa dor.
Com os nossos softwares você consegue emitir seus documentações de forma segura e com toda a rapidez que a sua empresa precisa. Algumas das funções que eles oferecem são:
- Importação dos dados da NFe, via chave de acesso ou arquivo XML;
- Emissão do CTe e do DACTe;
- Emissão do MDFe e do DAMDFe;
- Averbação eletrônica de carga em relação ao seguro RCTR-C;
- Suporte 24h.
Então, agora que você já conhece algumas das vantagens de utilizar nossos emissores para facilitar o gerenciamento dos documentos fiscais de transporte, que tal passar a tê-las no seu dia a dia?
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