Contratar transportadora: cuidados que sua empresa precisa ter

Contratar transportadora faz parte hoje em dia das principais soluções adotadas pelo gestor da empresa embarcadora, a fim de reduzir seus custos com logística, de acordo com a FDC. Ao mesmo tempo, é uma decisão que requer atenção à uma série de fatores, que se não forem analisados com cautela, podem afetar a qualidade da entrega, da carga e da percepção que o cliente tem sobre a sua empresa.

Sabendo que o seu cliente terá a impressão final do seu negócio por meio da transportadora que você contratou, quais critérios você levará em consideração para escolher a empresa de transporte que está mais alinhada à qualidade do seu serviço?

Neste artigo, iremos falar sobre os principais cuidados que você deve ter na hora de contratar transportadora e como escolher a ideal para o transporte da sua carga.

Como encontrar transportadoras

Apesar do acesso fácil a tantas informações, é importante que você pesquise transportadoras em fontes seguras. Com isso, você terá a vantagem de não desperdiçar o seu tempo negociando com empresas de transporte com desempenho abaixo do que você espera ou com irregularidades que podem lhe causar problemas. Damos a você três opções de pesquisas confiáveis para o seu negócio:

• Indicação – busque referências com outras empresas embarcadoras de cargas e pergunte sobre a experiência que tiveram com a transportadora indicada, além de pontos positivos e negativos para você levar em consideração.
• Entidades do setor – muitas transportadoras estão associadas aos sindicatos estaduais de transporte de cargas, então você pode buscar por essas entidades na região da sua empresa e entrar em contato para obter informações de transportadoras.
• Internet – parte das transportadoras já têm presença digital em sites de cotação online, onde você pode inserir as informações de frete e nos resultados aparecem as transportadoras disponíveis para a sua necessidade.

O que avaliar na hora de contratar transportadora

Contratar transportadora com a qualidade que o negócio demanda não é uma tarefa fácil. Afinal de contas, nenhum gestor de logística quer ter dores de cabeça com descumprimento de prazos, mau atendimento, erros de cobrança em documentos fiscais e outros problemas que são comuns pelas empresas de transporte. Portanto, fique atento a alguns pontos que você precisa considerar.

1. Capacidade técnica da transportadora

A capacidade técnica da transportadora precisa estar alinhada às necessidades da sua carga. Qual é o tipo de carga que o seu produto demanda? Carga geral? A granel? É um produto líquido ou sólido? Para cada detalhe que envolve a sua carga, a transportadora precisa estar adequada. 

Se o seu produto produto pertence ao tipo de carga perigosa, por exemplo, é importante verificar se a transportadora atende às recomendações do transporte de produtos perigosos, estabelecidas pela ANTT.

Então levante as principais necessidades da sua empresa como os trajetos, cronogramas, volume e tipo das cargas e os prazos de entrega. Isso facilita durante a sua procura para contratar transportadora.

2. Disponibilidade e capacidade de atender aos prazos

Tenha certeza que a transportadora terá competência para corresponder aos prazos que a sua empresa precisa atender, desde a coleta até a entrega da carga. Portanto, solicite informações sobre a rota, a quantidade e capacidade dos veículos disponíveis e a quantidade de viagens que será necessária para finalizar o transporte.

Agilidade deve ser indispensável! Principalmente para contornar situações como quebras, acidentes durante a rota e outras ocorrências que podem atrasar a entrega.

3. Documentação necessária para operar

Essa condição é de extrema importância, já que depois de contratar transportadora, ela estará com a sua carga e algumas multas pela ausência dos documentos de transporte podem recair sobre o contratante, quando não apresentadas em postos fiscais. Por isso, certifique-se da presença dos documentos necessários para o transporte, como:

• CNH (Carteira Nacional de Habilitação);
• Documentos do veículo;
• DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);
• DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico);
• RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas);
• DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais);
• CIOT (Código Identificador de Operação de Transporte).

É possível consultar a regularidade da transportadora no site da ANTT, verificando o seu Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas.

4. Treinamento para bom atendimento ao cliente

Procure saber se a transportadora treina os funcionários que estarão em contato com o seu cliente. Pois como mencionado no início, a impressão que ele terá da sua empresa será pela transportadora que você contratou. 

5. Tecnologia compatível para EDI

Se você exige o EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) para ter mais controle e assertividade sobre os processos de transporte, leve também em consideração esse ponto para ser avaliado na hora de contratar transportadora. 

Caso tenha alguma dúvida sobre o EDI, você pode se informar clicando aqui.

6. Opinião dos clientes

Comumente as transportadoras que possuem site mostram em sua página os cases, clientes que já atenderam e depoimentos sobre o serviço de entrega. Você também pode analisar a avaliação dos clientes pela ferramenta Google Meu Negócio, quando procura pelo nome da transportadora no site de pesquisas.

E se o seu modelo de negócios é o B2C (Business to Consumer), você pode verificar a avaliação dos consumidores a respeito do serviço de entrega da transportadora no site do Reclame Aqui.

7. Desempenho das transportadoras

As empresas que têm uma gestão de transporte mais madura acompanham o desenvolvimento do seu negócio por meio de KPIs (indicadores de desempenho), pois sabem que são ferramentas essenciais para mostrar a qualidade dos seus serviços à empresa embarcadora. Você pode solicitar à transportadora alguns desses indicadores antes da contratação:

• Nível de serviço;
• Índice de avarias;
• Índice de extravios;
• Custo do frete;
• Taxa de indisponibilidade.

Compare tabelas e serviços

Após pré-selecionar algumas transportadoras, é hora de você comparar entre elas dois pontos essenciais para o transporte da sua carga: tabela de frete e contrato de serviço.

Tabela de fretes

Faça uma simulação de frete e solicite o orçamento de cada uma das transportadoras. Se tiver uma gestão mais organizada, a transportadora enviará uma tabela de fretes sem muita demora, diferentemente de outras empresas que ainda fazem o cálculo de cabeça, sendo essa uma prática que não é interessante. 

Isso porque além de levar mais tempo para informar ao gestor de logística, o valor cobrado pode não levar em consideração todos os custos que envolvem um frete. Portanto, dê preferência às transportadoras que apresentam uma tabela de fretes. Nessa tabela, você pode analisar e comparar:

• Tarifas de transporte –  a quilometragem rodada, o peso e volume da carga e o tipo de veículo do transporte são algumas das principais tarifas utilizadas pelas transportadoras;
• Taxas complementares – as seguintes taxas podem incidir sobre o valor do transporte: CAT (Custo Adicional de Transporte Rodoviário), GRIS (Gerenciamento de Risco e Segurança), TDE (Taxa de Dificuldade de Entrega) e Taxa de Despacho.

Saiba o que avaliar na Tabela de Fretes para contratar a melhor transportadora.

Contrato de serviço

Ao contratar transportadora, analise com cuidado as informações do contrato de serviço. Elas devem estar claras para ambas as partes. É fundamental de um contrato de serviço de transporte conter as seguintes informações:

• As partes interessadas pelo serviço (contratante e contratada);
• Objeto do contrato;
• Horário do transporte;
• Responsabilidades de transporte da contratada;
• Valor de eventuais multas que possam ocorrer pelo contrato;
• Remuneração paga pelo serviço;
• Dispositivo de rescisão do presente contrato;
• Prazo do serviço;
• Foro.

Atente-se também às regras de devolução, avaria, quebra ou furto dos produtos. Ao contratar transportadora, você deve estar ciente sobre esses tópicos para que haja uma cobrança justa no caso haver uma ocorrência.

Quer saber mais sobre o contrato de serviço de transporte? Clique aqui.

Contratando a transportadora ideal

Agora que você escolheu a transportadora para contratar,  você pode solicitar um tabela privada de frete. Diferentemente do modelo que é enviado para todos os clientes, uma tabela privada possui valores diferenciados e, com ela, você pode negociar melhor os preços e calcular o frete de acordo com o que foi estabelecido entre as partes.

Além disso, solicite à transportadora um Acordo de Nível de Serviço. Esse documento é importante porque estabelece uma série de obrigações que devem ser cumpridas pelo contratado para que no fim, seja avaliado se o serviço de transporte foi realizado com a excelência esperada.

Emita documentos fiscais de transporte coma Hivecloud!

Pronto! Ao organizar os pontos que citamos acima, você pode contar com os sistemas emissores da Hivecloud,

Nossos clientes têm a vantagem de contar com o suporte 24 horas para esclarecer qualquer dúvida e ajudar no que for necessário.