EDI: Tudo o que você precisa saber para escolher o melhor

A integração eletrônica de dados, ou EDI, tem sido cada vez mais exigida por embarcadores de cargas, que visam maior controle e assertividade nos processos de transporte.

Por essa razão, quem possui transportadora tem buscado se adequar a essa nova demanda, porém, pode encontrar dificuldades por não saber como fazer a melhor escolha.

Neste artigo, selecionamos tudo o que você precisa saber para escolher o melhor EDI para seu negócio e atender todas as exigências de seus clientes. Confira!

Leia também: O que é EDI?

 

1- Modos de realizar EDI

O intercâmbio eletrônico de dados (EDI) pode ser implementado de três maneiras em sua transportadora: emails, FTP ou Serviços online.

# EDI via e-mail

Algumas empresas optam por realizar a troca de arquivos sobre o transporte através de e-mails. Desse modo, basta anexar na mensagem de e-mail os arquivos XML dos documentos de transporte, dentre outros, e enviá-los para a caixa de entrada dos envolvidos na operação.

O intercâmbio de dados via e-mail é relativamente simples e seguro. Por outro lado, é passível de muitos erros, como atrasar a operação de transporte pela não visualização do e-mail (como no caso de o e-mail cair no lixo eletrônico) e a dificuldade de abrir e visualizar os arquivos compartilhados, pela ausência do programa certo para abrir o arquivo.

Por essas razões, diversas empresas embarcadoras de cargas não aceitam realizar este tipo de integração e exigem uma das próximas opções.

# EDI via FTP

O FTP ou File Transfer Protocol (Protocolo de Transferência de Arquivos) é uma forma de transferir arquivos que pode ser utilizada por transportadoras e embarcadores.

Através dessa tecnologia, é possível compartilhar arquivos entre computadores via internet, incluindo a armazenagem dos dados.

Os servidores FTP geralmente oferecem segurança e disponibilidade, mas apresentam o mesmo ponto fraco do compartilhamento via e-mail: é preciso utilizar sistemas que sejam compatíveis nas duas empresas, para que os arquivos compartilhados sejam abertos em todos os computadores.

Quando diferentes embarcadores utilizam diferentes sistemas, pode ficar complicado para a transportadora trabalhar com mais de um tipo de extensão de arquivo.

# EDI via Serviços Online (webservices)

Os serviços online são soluções que integram diferentes aplicativos. Através dos webservices, é possível compartilhar arquivos entre sistemas diferentes através da internet, utilizando XML.

Dessa forma, o sistema de uma transportadora pode se comunicar com o sistema de seu cliente de maneira rápida e eficaz, mesmo que se tratem de sistemas diferentes.

Os webservices levam mais segurança e agilidade à cadeia logística, uma vez que permitem um compartilhamento simples e eficaz dos dados, além de minimizarem a intervenção humana sobre os arquivos.

Os webservices são atualmente a principal escolha dos embarcadores na hora de integrar os arquivos com transportadoras.

 

2- O que seu embarcador exige?

Um ponto importante a se considerar na escolha do EDI é o que seu embarcador necessita para a integração de dados.

Os arquivos precisam ser compartilhados dentro de algum padrão, mas qual? Apresentamos abaixo as opções mais comuns exigidas pelos embarcadores de cargas no setor logístico.

# PROCEDA

Proceda é um padrão de arquivos desenvolvido especificamente para o compartilhamento de dados do setor logístico. Este é um dos padrões mais utilizados do mercado até então.

Ele se divide entre cinco tipos de mensagens ou arquivos:

1. NOTFIS (dados das Notas Fiscais);
2. OCOREN (registro de ocorrências);
3. CONEMB (dados de Conhecimentos embarcados);
4. DOCCOB (documentos de cobranças);
5. PREFAT (pré-faturas).

Se seu embarcador exige EDI PROCEDA, basta utilizar um serviço online que ofereça suporte a esse tipo de arquivo.

Por exemplo, na Hivecloud, basta realizar seu cadastro na plataforma e solicitar a utilização dos arquivos PROCEDA que sua transportadora necessita. Em apenas alguns instantes sua empresa já estará apta a compartilhar arquivos via EDI PROCEDA.

# EDI HOMOLOGADO

Algumas grandes empresas embarcadoras de cargas definem seus próprios padrões EDI.

Dessa forma, a transportadora precisa utilizar o mesmo modelo da empresa embarcadora para conseguir compartilhar os arquivos eletronicamente com ela.

Alguns softwares de serviços online oferecem a implantação de EDIs homologados pelos embarcadores. Assim, a transportadora contrata o software e solicita a implantação do EDI de seu embarcador. Geralmente leva alguns dias para esta integração acontecer.

Outra opção é escolher um software já homologado pelo seu embarcador.

Na Hivecloud, por exemplo, existem EDIs homologados por diversos grandes embarcadores brasileiros, como M. Dias Branco, Claro, Magazine Luiza e Tigre. Se sua transportadora quiser atender alguns destes clientes, já poderá solicitar a integração EDI imediatamente e começar a compartilhar arquivos com esses clientes.

 

3- Assessoria na Implantação

Um ponto importante a se definir é qual equipe técnica será responsável pela implantação do EDI.

# Equipe Interna

Se sua empresa possui uma equipe de Tecnologia da Informação interna, pode solicitar a ela o desenvolvimento da integração com o sistema do embarcador. Dessa forma, seu próprio pessoal tomará a frente da implantação do EDI e solucionará as principais demandas relacionadas à integração.

# Equipe Externa

Para empresas que não possuem equipe de TI com conhecimentos em EDI, é possível contratar o serviço de uma empresa especializada em integração eletrônica.

Se sua transportadora pretende utilizar um webservice, pode contratar um software que também ofereça a implantação do EDI exigido por seu cliente. Dessa forma, é possível contratar um único serviço para implementar e utilizar o EDI no dia-a-dia sem dificuldades.

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4- Assessoria Diária

No cotidiano das operações de transporte, muitas dúvidas sobre a utilização do EDI podem acontecer. Por isso, um dos pontos a se considerar é a equipe de assessoria para auxiliar nas principais dificuldades.

A assessoria diária é importante para que sua transportadora não fique parada e eventualmente atrase a operação por dificuldades no compartilhamento dos arquivos de transporte.

Sua transportadora pode contar com pessoal interno para realizar esse suporte diário ou contratar um software online de serviços que ofereça suporte para auxiliar sempre que houver alguma dificuldade no uso do EDI.

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5- O jeito mais fácil de começar a usar EDI

A escolha da melhor maneira de realizar o intercâmbio eletrônico de dados levará em consideração os recursos que sua transportadora já possui, como equipe de TI e domínio de sistemas, além das necessidades de seu embarcador.

Muitos gestores de transportadoras de cargas optam pelos sistemas online pela facilidade de iniciar o EDI. Os softwares especializados em integração oferecem desde os padrões mais utilizados no mercado, como também podem implantar novos padrões, oferecer assessoria completa para a integração e ainda contar com suporte especializado para auxiliar nas dúvidas do dia-a-dia.

 

6- Sistema é para sua transportadora?

A contratação de sistemas online especializados em EDI pode ser uma novidade para muitos profissionais do setor de transporte, mas as vantagens têm conquistado novos adeptos.

# Vantagens na utilização

A rapidez na implantação, por oferecer opções de EDI em padrões já homologados, além do PROCEDA, soluciona os problemas de quem precisa realizar a integração de modo rápido, para já começar a usar.

Além disso, a segurança na troca de informação via webservice proporciona ao cliente da transportadora mais confiança no compartilhamento das informações, uma vez que todos os envolvidos na operação receberão os arquivos e conseguirão utilizá-los sem dificuldades.

O sistema online também possui a vantagem de poder ser utilizado de qualquer lugar, sem a limitação de só funcionar no escritório da empresa. Dessa forma, a gestão ganha agilidade na emissão de documentos e na resolução de problemas.

# Comece agora!

Você pode obter todos os benefícios de utilizar um sistema com EDI na Hivecloud hoje mesmo.

Realizando seu cadastro gratuitamente, você conhecerá nossa plataforma para gestão de transportadoras e poderá solicitar o uso dos padrões PROCEDA, além dos EDIs já homologados por diversos embarcadores brasileiros e ainda tirar suas dúvidas sobre novas homologações.

Você pode contar com nossa equipe especializada em milhares de integrações para iniciar o EDI em sua transportadora com rapidez e simplicidade. Além disso, a Hivecloud é a única no mercado a oferecer suporte 24h para tirar todas as suas dúvidas sobre a utilização do EDI em nosso sistema.

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Ficou com alguma dúvida sobre a escolha do melhor EDI para sua transportadora? Deixe seu recado aqui abaixo para a gente te ajudar!

Debora Trindade - Equipe Hive.cloud
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