Nota Fiscal Fácil (NFF): Conheça o novo sistema para autônomos

No ano de 2020, muitas mudanças a respeito dos documentos fiscais eletrônicos estão previstas para o setor de transporte de cargas. Uma delas é a Nota Fiscal Fácil (NFF), um regime que chegou para simplificar os processos na emissão de documentos.

Explicamos neste artigo todos os detalhes da Nota Fiscal Fácil: o que é, quem pode emitir, como utilizar o aplicativo NFF e muito mais. 

O que é Nota Fiscal Fácil (NFF)?

A Nota Fiscal Fácil é um regime especial criado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), através do ajuste SINIEF 37/19. Como falamos na introdução, o objetivo da NFF é deixar mais simples os processos durante a emissão de documentos fiscais eletrônicos (DFE). 

Esses documentos são referentes tanto à venda de mercadorias quanto à prestação de serviços de transportes. O projeto beneficia os contribuintes que têm pequenos negócios para facilitar parte das suas atividades. Por isso, o sistema Nota Fiscal Fácil foi desenvolvido e está disponível no Portal Nacional da NFF.

Por que a Nota Fiscal Fácil foi criada?

O principal motivo que levou à criação da NFF foi que muitos pequenos negócios caíam na irregularidade ao preencher alguns campos do documento fiscal que não deveriam ser informados, já que não fazem parte da sua realidade de negócio.

Então, considerando que a pequena empresa não necessita preencher a mesma quantidade de campos que as empresas maiores são obrigadas a informar, a Nota Fiscal Fácil surgiu para simplificar esse procedimento e atender melhor aos pequenos empresários.

Benefícios da NFF

A Nota Fiscal Fácil trouxe novidades bastante interessantes para facilitar a rotina das pequenas empresas, como:

• Aplicativo para emitir os documentos fiscais pelo celular, sob o controle do Fisco;
• Documentos fiscais simples e com menos campos para preencher;
• Documento Auxiliar 100% digital, isto é, a sua consulta será feita online no Portal da NFF;
• Vínculo com a plataforma de antecipação de recebíveis dos estados (PLAC-e).

Quem deve usar a Nota Fiscal Fácil?

Dentro do regime especial, os seguintes emitentes poderão aderir à Nota Fiscal Fácil para emitir seus documentos de forma mais simples:

1. Transportadores rodoviários autônomos (TAC) — Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe).
2. Produtores primários — Nota Fiscal eletrônica (NFe).
3. Contribuintes eventuais e não contribuintes — Nota Fiscal eletrônica (NFe).
4. Vendedores presenciais para o consumidor final — Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFCe).

É importante ressaltar que a adesão a NFF pode ser opcional por parte do contribuinte; estabelecida pela UF (Unidade Federada) para determinados contribuintes ou grupos; ou também pode ser impedida pela UF conforme seu critério.

Então, para saber se o contribuinte pode ou não fazer uso do sistema é bastante simples. Já que as Secretarias da Fazenda de cada UF informam ao Portal Nacional da NFF se determinado CPF está habilitado para fazer a emissão dos documentos, quando o usuário fizer seu cadastro no aplicativo, ele será informado.

Abrangência das operações

A Nota Fiscal Fácil não pode ser utilizada em operações sujeitas a tributos que incidem sobre o comércio exterior e sujeitas à tributação pelo IPI, que é o Imposto sobre Produtos Industrializados.

O uso desse regime especial poderá acontecer no âmbito municipal, desde que em operações onde ocorram de forma simultânea fatos geradores do ICMS e do ISS e na hipótese de que o município tenha uma norma específica para isso.

Cronograma para utilizar o sistema

Além das que estão citadas abaixo, outras operações ainda não têm uma data prevista para que sejam implementadas. Logo, confira abaixo o cronograma disponível atualmente:

• Junho de 2020 — emissão de CTe e MDFe em operações realizadas pelo transportador autônomo (TAC).
• Outubro de 2020 — emissão de NFe pelo produtor primário.
• Março de 2021 — emissão de NFCe nas operações de venda presencial ao consumidor final (pequeno varejo).

Guia completo para utilizar o sistema Nota Fiscal Fácil

Se o contribuinte se enquadra nos critérios exigidos pelo regime especial e os documentos que vai emitir estão de acordo com o cronograma de utilização informado, o primeiro passo para começar a utilizar a Nota Fiscal Fácil é baixar o aplicativo da NFF no celular ou em um tablet que aceite a entrada de chip telefônico. 

1. Baixar o aplicativo da NFF no celular

O aplicativo estará disponível para download em dispositivos móveis com sistemas operacionais Android e IOS, podendo ser encontrado em suas lojas de aplicativos dentro do celular ou tablet. 

2. Fazer cadastro pelo aplicativo da NFF

Após baixar o aplicativo, é preciso fazer o cadastro do usuário e senha utilizando o CPF. É necessário também informar um número de telefone móvel no aplicativo e, em seguida, digitar o código que foi enviado por SMS para o dispositivo. Assim, o aparelho fica autorizado a acessar o portal da Nota Fiscal Fácil para começar a emitir.

Lembrando que o celular passa a ser autenticado pela plataforma gov.br assim que o usuário faz seu cadastro no aplicativo. Pois, ao informar seus dados, o sistema instala uma chave criptográfica no aparelho que será a responsável por assinar as solicitações de emissão.

Sobre o cadastramento do usuário no aplicativo e credenciamento de CPF, é importante saber que:

• Um celular pode estar associado a um único CPF;
• Se por acaso é realizado o credenciamento de outro CPF no celular, o CPF que já estava cadastrado é automaticamente descredenciado;
• Um CPF pode estar cadastrado simultaneamente em vários outros celulares;
• O Portal da Nacional da NFF garante a sincronização entre os dispositivos móveis.

Atenção: se o contribuinte escolhe utilizar a Nota Fiscal Fácil, ele fica impedido de emitir seus documentos fiscais por outros sistemas emissores.

Além da emissão de documentos fiscais, que pode ser feita tanto pelo aplicativo quanto pelo Portal Nacional da NFF, confira abaixo as demais funcionalidades que o App oferece.

3. Emitindo os documentos fiscais pelo aplicativo NFF

Com o celular autenticado, o aplicativo vai exibir as opções disponíveis de emissão dos documentos fiscais eletrônicos que estão liberadas para determinado CPF. Em seguida, é necessário:

1. Escolher o tipo de operação que vai ser realizada (circulação de mercadoria, serviço de transporte);
2. Fornecer os dados do destinatário do documento;
3. Informar os dados da operação.

O preenchimento dos dados da operação pode ser feito com a leitura do código de barras que o celular faz do documento fiscal que deu origem ao serviço, como a leitura de um DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), por exemplo.

Depois que tudo está bem informado, o usuário solicita a emissão do documento fiscal, os dados são enviados para a SEFAZ e a mesma autoriza o documento eletrônico. Em seguida, um link para acessar o documento fiscal é enviado por e-mail, SMS ou WhatsApp.

Falta de internet durante a emissão

Se, durante o envio dos dados à SEFAZ, não houver conexão de internet, o sistema vai realizar a transmissão automaticamente assim que a conexão for estabelecida. Porém, se essa falta de conexão durar mais de 168 horas, a solicitação de emissão é cancelada.

4. Dados solicitados no documento

Como a primeira versão do aplicativo está disponível apenas para transportadores autônomos que são emitentes de CTe e MDFe, as informações abaixo estão relacionadas a esses documentos.

Para o caso de circulação de mercadorias, o contribuinte deve preencher os seguintes itens que estarão na tela:

1. Descrição;
2. Quantidade;
3. Valor unitário;
4. Opcionalmente: o código do produto e desconto no valor do item.

Já na prestação de serviço de transporte rodoviário de cargas, é necessário informar:

1. Número do emitente no RNTRC (Registro Nacional de Transportes Rodoviários de Cargas);
2. Informações da carga transportada;
3. Dados relacionados ao local de coleta e de entrega da mercadoria;
4. De forma opcional: dados do documento de arrecadação utilizado para recolher o ICMS;
5. O valor total do serviço.

O contribuinte também poderá informar, se quiser, eventuais descontos no valor total da operação e o valor dos tributos relacionados à operação.

5. Impressão dos Documentos Auxiliares (DANFe, DACTe e DAMDFe)

A impressão do Documento Auxiliar como o DAMDFe e o DACTe não é obrigatória.  Entretanto, ele não deixa de ser o documento fiscal que acoberta a mercadoria e que deve acompanhá-la durante o seu transporte. Logo, é importante que o motorista esteja sempre com o dispositivo móvel credenciado para exibir o Documento Auxiliar disponível no aplicativo da NFF. 

Se, durante uma fiscalização, for solicitado o Documento Auxiliar e não for possível exibi-lo de forma impressa ou por algum celular ou tablet, será como se a mercadoria estivesse desacobertada, trazendo assim penalidades de multa para o transportador.

Por esse motivo, nossa sugestão é que o contribuinte faça o download ou a impressão do Documento Auxiliar. Pois, apesar de não ser obrigatório, ele estará logo disponível para ser apresentado em caso de imprevistos com o dispositivo móvel.

6. Cancelamento do documento fiscal na Nota Fiscal Fácil (NFF)

O contribuinte pode cancelar o documento fiscal emitido no sistema da Nota Fiscal Fácil em duas hipóteses:

1. Desde que a mercadoria não tenha saído para entrega e a prestação do serviço de transporte não tenha iniciado;
2. Desde que não tenha ultrapassado 48 horas logo após a autorização de emissão do documento fiscal pela SEFAZ.

Nesse evento, cada UF pode escolher seus critérios para a solicitação de cancelamento dos documentos.

7. Impedimento para a transmissão de dados

Segundo as normas do regime especial, existem alguns impedimentos relacionados aos valores das operações. Logo, não será possível emitir documentos fiscais com valores superiores a:

• R$ 15.000,00 — operações de venda interna para o consumidor final;
• R$ 30.000,00 — serviço de transporte rodoviário de cargas; ou
• R$ 50.000,00 — operações de saída de mercadorias promovidas por produtores primários, exceto operações que envolvem animais reprodutores.

8. Mensagens de rejeição

Após solicitar a emissão e enviar os dados para a SEFAZ autorizar o documento, ela pode retornar com possíveis mensagens de rejeição, caso alguma coisa não esteja correta.

900 Rejeição: MDF-e do Regime Especial da Nota fiscal fácil deve ser transmitido exclusivamente pelo e-CNPJ da SVRS.
901 Rejeição: MDF-e do Regime Especial da Nota fiscal fácil deve ser assinado exclusivamente pelo e-CNPJ da SVRS.
902 Rejeição: Grupo de informações do pedido de emissão da NFF deve ser preenchido apenas para forma de emissão NFF.
903 Rejeição: Lote de MDF-e não pode conter MDF-e do Regime Especial da Nota Fiscal Fácil.
904 Rejeição: Evento de emitente do MDF-e do Regime Especial da Nota fiscal fácil deve ser transmitido exclusivamente pelo e-CNPJ da SVRS.

Mudanças no MDFe em 2020

Assim como a Nota Fiscal Fácil, diversas outras ações estão previstas para o ano de 2020 a partir do projeto MDFe Integrado. Esse programa, criado pelas Secretarias dos estados em parceria com o Encat (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais), tem como objetivo simplificar os processos de emissão de documentos para quem transporta mercadoria e dar mais controle aos órgãos envolvidos no documento.

Também com o propósito de facilitar a circulação de documentos em diversos estados, outra mudança estabelecida em 2020 foi a emissão do MDFe Intermunicipal, que passa a ser obrigatória em todo Brasil. Com essa alteração, diminui a necessidade prévia em saber se determinado estado exige a emissão do Manifesto ao nível intermunicipal.

Emissor de MDFe para transportadoras

Como podemos ver, a Nota Fiscal Fácil (NFF) é mais um projeto que não só facilita, mas também proporciona simplicidade e agilidade à rotina de quem trabalha com o transporte de mercadorias.

E assim como os pequenos negócios, as transportadoras também precisam contar com um sistema que se adapte ao dia a dia corrido com diversas operações em andamento.

Por isso, o Hivecloud MDFe tem sido o braço direito das pequenas e grandes transportadoras para emitir o Manifesto em segundos, com funcionalidades no sistema que permitem o preenchimento automático de campos e que não atrasam outros procedimentos da operação.

Além do sistema emissor de Manifesto, a transportada tem à sua disposição um treinamento completo para a equipe utilizar a plataforma e suporte ativo 24 horas, atendendo prontamente qualquer necessidade que o cliente tenha, seja no horário comercial ou de madrugada.

Experimente agora mesmo emitir seu MDFe pelo sistema Hivecloud de forma gratuita. Confira de perto todos os benefícios do Hivecloud MDFe para sua transportadora!